1С:Кабинет сотрудника. КЭДО. Используем сами, продаем клиентам

Каждый работодатель, помимо отчётности по работникам, должен вести документы кадрового учёта. Если сотрудников много, эти функции выполняют кадровые отделы или специалисты. Но и в небольших компаниях на оформление и согласование обязательных документов приходится тратить немало времени, и обычно этим, в дополнение к основной работе, занимаются бухгалтеры. Существенно облегчить задачу кадрового документооборота поможет сервис «1С:Кабинет сотрудника. КЭДО». Перечислим преимущества сервиса для разных категорий пользователей.

1. Для работодателя: улучшение качества общения с сотрудниками повышает статус компании на рынке; решение задачи обмена кадровыми документами с теми сотрудниками, которые работают удаленно, или их работа предполагает разъездной характер; контроль подписания документов — можно легко проверить, кто не подписал документ и задерживает его прохождение по этапам; не нужно дублировать документы на бумажном носителе; сокращение времени на работу с кадровыми документами.
2. Для сотрудников: все данные о трудовой деятельности отражаются в личном кабинете, в том числе, в мобильном приложении; в любое время можно проверить, сколько дней отпуска ещё осталось, спланировать свой отдых, подать заявление на отпуск за свой счёт; можно заказать кадровые справки, в том числе, для получения налоговых вычетов и для банка; прозрачные взаимоотношения с работодателем.
3. Для бухгалтера/кадровика: использование сервиса сохраняет существующий порядок кадрового учёта; привычный интерфейс программы дополняется новыми возможностями, такими как архив электронных кадровых документов, и отправка документов сотруднику из печатной формы; можно создавать документы произвольной формы: ЛНА, приказы, инструкции и др.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника. КЭДО» пользуется спросом как среди партнёров сети «1С:БухОбслуживание», так и среди клиентов компаний-аутсорсеров.

В качестве одного из примеров использования сервиса на практике приводим рассказ Натальи Окуневой (ООО «Ключ успеха» из г. Саратов).

«1С:Кабинет сотрудника. КЭДО» — это сервис, который можно подключить непосредственно из программы «Зарплата и управление персоналом» и отправлять документы на сотрудников в личные кабинеты.

Подключение сервиса

Этот сервис очень удобен, когда есть территориально распределённая структура, то есть не все сотрудники находятся в одном регионе, либо бухгалтерия обслуживает на какой-то территориальной удалённости, в том числе, из другого региона. Сначала этот сервис можно подключить для себя, понять, какие здесь есть преимущества, и если вам это понравится, то предлагать его и клиентам. Подключить кабинет сотрудника очень просто — через 1С: УФА. На страничке, где предлагается подключение всех сервисов, выбираем тот, который нам интересен, и отправляем заявку. На следующем шаге мы заходим в ЗУП, там есть мастер подключения, он достаточно простой и интуитивно понятен.

Хочу сразу сказать, что подключение личного кабинета, как сервиса, и использование кадрового электронного документооборота — это две разные вещи. Совершенно необязательно после подключения сервиса сразу же переходить на использование кадрового электронного документооборота. Для начала можно попробовать, посмотреть, оценить, и если вы видите в этом какие-то преимущества для себя, то уже подключить документооборот.

Стоимость этого сервиса достаточно демократичная. Для партнера стоимость составляет 50%, соответственно, для подключаемых нами клиентов 50% — это наша маржа. Есть выделенная техподдержка, все вопросы, которые возникают по этому сервису, можно непосредственно писать туда.

Какими документами можно обмениваться

Теперь о том, какими документами можно обмениваться. Если вы используете электронный документооборот, то здесь всё аналогично.

В личный кабинет можно отправлять все документы, которые ведутся по кадровому учёту. Например, сделали приказ на премию, отправили его в личный кабинет.

Со стороны сотрудника у него тоже есть личный кабинет, который открывается как в мобильной версии на телефоне, так и с компьютера. Сейчас у нас сотрудники пользуются этим сервисом в основном с мобильного телефона. С его помощью можно легко отправить заявление на отпуск, заявление на налоговый вычет, передать информацию, если изменились данные паспорта и т.д.

Также здесь можно создать и отправить произвольный документ. Например, если мы хотим отправить трудовой договор, которого у нас нет в ЗУП, то можно сформировать этот документ, сохранить его и отправить на подписание сотруднику. А если вы хотите ознакомить персонал с каким-то регламентом, то его можно отправить сразу группе сотрудников.

Выгоды при использовании "1С:Кабинет сотрудника"

Какие выгоды приносит использование «1С: Кабинет сотрудника»? Вот слайд, на котором перечислены преимущества этого сервиса со слов клиента, который к нему подключён.

Если клиент технологичный, молодой, то он стремится использовать новые технологии, чтобы улучшить взаимоотношения со своими сотрудниками, убрать какие-то рутинные процессы. А сервис 1С как раз повышает качество общения с персоналом. Это удобно, когда надо подписать документы с работниками, которые работают удалённо, кроме того, проще отслеживать наличие документов и статус их подписания. И в целом, это значительно экономит время на работу с кадровыми документами.

Для самого сотрудника этот сервис также удобен, потому что поддерживает прозрачные взаимоотношения с работодателем. Работник видит все свои доходы, свои расчётные листки, остатки неотгулянных отпусков. Здесь же можно подать заявление на отпуск или заказать какие-то справки.

Если оценивать этот сервис с точки зрения бухгалтера, то для него, по сути, ничего не меняется, он как работал в ЗУП, так и продолжает в нём работать. Единственный нюанс заключается в том, что документы, которые приходят из личного кабинета сотрудника, загружаются в раздел «Мои задачи». Ещё одна особенность — когда бухгалтер использует сервис «1С: Кабинет сотрудника», ему не приходится дублировать документы на бумажном носителе и бесконечно коммуницировать с клиентом по поводу того, чтобы ему прислали подписанные документы.

Пример использования: подаем заявление на отпуск

Рассмотрим использование сервиса на примере подачи заявления на отпуск.

Сразу оговорюсь, что если организация использует график отпусков и утверждает его в конце года, то руководитель у себя в личном кабинете видит все предстоящие отпуска своих сотрудников. Если же этот вариант не используется, либо что-то поменялось у сотрудника, то он может из мобильного приложения подать заявление на отпуск. После согласования с руководителем заявление попадает в задачи бухгалтера, который его обрабатывает и оформляет нужные документы.

На этом слайде видно, как выглядит форма заявления на отпуск. Здесь надо только выбрать даты, тип отпуска (если за свой счёт) и, при необходимости, заместителя. На этом всё, никаких других бумажных заявлений писать не надо, то есть сотрудник на это тратит буквально несколько секунд.

Далее это заявление попадает непосредственному руководителю, у него появляется уведомление, что поступил документ, требующий его согласования. Если руководитель занят, ему не надо сразу отвлекаться на сотрудника, он может решать свои задачи, а ознакомиться с этими уведомлениями в удобное для себя время.

Дальше мы видим этот процесс со стороны бухгалтера. Он открывает в ЗУП раздел «Мои задачи» и начинает свою работу. В заявлении уже всё заполнено: кто, куда, сколько дней. Нажимаем кнопку «Ввести отпуск», после чего все данные подтягиваются и формируется приказ на отпуск.

Подписанный приказ направляется сотруднику, который должен с ним ознакомиться.
Все документы хранятся в разделе «Кадры» - «Документы кадрового ЭДО», и по каждому есть пометка — подписан документ или не подписан. В итоге вся процедура оформления отпуска проходит намного проще и быстрее.

Следующий шаг — нужно перейти на юридически значимый кадровый электронный документооборот. Я подробно об этом говорить не буду, потому что в разделе ИТС есть подробное описание с шаблонами документов. Вы можете их взять в том виде, как они есть, либо адаптировать под свою организацию.

Напомню, что руководитель при этом обязательно использует квалифицированную электронную подпись, а сотруднику выпускают неквалифицированную подпись из личного кабинета. Это тоже делается буквально в несколько кликов, все инструкции есть в ИТС. Юридическую значимость УНЭП получают через заключение с сотрудником дополнительного соглашения.

Каким же клиентам может быть интересен сервис «1С: Кабинет сотрудника»? На мой взгляд, это клиенты, у которых выплачивается официальная заработная плата, которые хотят использовать технологии, тратить меньше времени и меньше хранить бумаг. У них может быть территориально распределённая структура, причём, необязательно разные города, а просто несколько офисов в одном городе. Очень важно при этом вести актуальный учёт в ЗУП.

В целом, сервис хороший, и я считаю, что его использование будет нашим большим преимуществом".

Верный
шаг к успеху!