Портрет клиента в динамике: анализ объема оказанных услуг и обоснованное увеличение чека
«Отчет по журналам» 1С:УФА позволяет отслеживать активность бизнеса клиента за большой промежуток времени, снимать статистику по сезонности, прогнозировать динамику прироста. На основании этих данных легче корректировать стоимость услуг, аргументировать справедливость цены и распределять нагрузку на рабочую группу.
Какие данные позволяет отслеживать «Отчет по журналам»?
Отчет находится в разделе «1С:БухОбслуживание» – «Отчеты» – и доступен руководителю направления, методисту и главному бухгалтеру рабочей группы.
В классической поставке предусмотрено два варианта отчёта:
- Cводный анализ журналов за выбранный период
- Cводный анализ журналов в динамике по месяцам
Также возможна индивидуальная пользовательская настройка под каждый конкретный случай: можно легко выделять цветом строки по заданному условию, группировать итоговые показатели, делать сортировку по интересующим полям и строкам, применять фильтры и так далее.
Один из главных показателей в «Отчете по журналам» – это активность бизнеса, то есть количество хозяйственных операций, которые есть в базе клиентов. Учитываются все операции – как те, которые вводят сотрудники клиента или сотрудники аутсорсера, так и загруженные из сторонних программ. Этот показатель иллюстрирует, насколько активен сам бизнес и как он меняется в течение времени. Такие данные позволяют анализировать динамику объемов работы по клиенту за длительный промежуток времени, а также помогают сравнить общий объем бизнеса клиента и того количества хозяйственных операций, за которые клиент реально платит.
Кейс №1: Увеличить чек и избежать авралов в отчетный период
Проблема:
Клиент – ООО на ОСН. Работа носит сезонный характер, учет ведется в бухгалтерии, сторонние программы не используются, электронного документооборота нет, бизнес-процессы не выстроены. Документы собираются и предоставляются крайне неравномерно, поэтому в отчетный период неизбежно возникает аврал и приходится работать в режиме цейтнота, что чревато ошибками.
Из-за сезонного характера работы в период низкой активности клиент не понимает, почему стоимость услуг такая высокая – ведь хозяйственных операций было мало. Анализ динамики работы клиента в «Отчете по журналам» позволил принять решение о переходе с фиксированной стоимости на тарификацию. При этом бизнес продолжает расти, объемы увеличиваются, а дисциплина работы с документами остается по-прежнему низкая.
Решение:
После отчетного периода в октябрь 2021, когда рабочая группа столкнулась с очень большой нагрузкой, клиенту предложили выделить сотрудника для работы с документами и внесением их в 1С. Уже в ноябре клиент выделяет специалиста для этой задачи, и работа постепенно переходит в штатный режим.
Результат:
После анализа активности клиента в динамике была определена справедливая стоимость обслуживания, оптимизированы трудозатраты рабочей группы, процесс оформления документации стабилизирован, авралы в отчетный период исчезли. При этом за год работы с клиентом чек увеличен на 27% и созданы все условия для дальнейшего развития.
Кейс №2: аргументировать увеличение чека и продемонстрировать качество работы сотрудников клиента
Проблема:
Клиент – ООО, ОСН. Оперативный учет ведется в двух программах (УНФ и УТ), документы предоставляют сотрудники клиента, но качество внесения не всегда на должном уровне: необходимо их перепроверять и редактировать. Бизнес развивается очень динамично: за несколько лет работы его активность выросла в 3 раза – с 500 хозяйственных операций до 1500. При этом у самого клиента периодически возникает вопрос о стоимости обслуживания и запрос на снижение цены.
Решение:
Сформирован «Отчет по журналам» с самого начала работы с клиентом. В нем наглядно представлены данные по активности – в динамике и за большой промежуток времени. Эти показатели позволили не только быстро и понятно аргументировать рост цены на услуги, но и продемонстрировать качество внесения документов сотрудниками клиента.
Результат:
Достигнуто понимание с клиентом по обоснованному увеличению стоимости услуг. Дополнительно принято решение о подключении ЭДО, что заметно улучшило качество внесения документации.
Кейс №3: спрогнозировать реакцию клиента на изменение прайса
Задача:
Принять решение об увеличении минимальной стоимости обслуживания, поскольку на нее влияют как стоимость по тарифам, так и дополнительные услуги.
Решение:
«Отчет по журналам» позволит быстро – за одну минуту – получить статистику по оказанным услугам за прошлые периоды. После этого нужно сделать отбор по интересующим условиям, выгрузить данные в Excel, подставить данные нового прайса и посмотреть, какой будет прирост относительно текущего. Это позволит спрогнозировать реакцию клиента и принять решение об изменении прайса.
Результат:
После внедрения «Отчета по журналам» сбор статистики стал занимать всего несколько минут. Он позволяет отследить, как меняется активность клиента, оценить динамику прироста и подобрать под нее подходящий тариф. «Отчет по журналам» помогает аргументировать изменение стоимости для текущих клиентов и привлекать новых партнеров по справедливой цене. Особенно это актуально для клиентов с хорошим документооборотом и исполнителем на стороне клиента, который корректно и регулярно вносит первичную документацию.
Кейс №4: выбор рабочей группы для нового сложного клиента
Проблема:
Для нового клиента необходимо было в сжатые сроки (за 14 дней) подготовить сдачу НДС – при том, что у него не было базы, а объем документов был очень большой. Стояла задача оперативно решить, какая рабочая группа сможет уделить клиенту максимум времени и выполнить работу в срок.
Решение:
Поскольку на тот момент еще не было инструмента «Отчет по журналам», пришлось довериться мнению главного бухгалтера. В итоге выбранная во многом интуитивно рабочая группа справилась с задачей и выполнила всё в срок. После того как был внедрен «Отчет по журналам» ретроспективно проверили принятое решение – сводный отчет по журналу оказанных услуг за несколько секунд подтвердил, что рабочая группа была назначена верно.
Результат:
С введением функционала «Отчета по журналам» стало гораздо проще и удобнее выбирать именно ту рабочую группу, которая максимально подойдет клиенту. При этом выбор делается не на основании внутренних ощущений, а по анализу статистических данных.
