Как компании перейти на кадровый электронный документооборот

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой.

О том, как перейти на кадровый электронный документооборот, что это и как работает, рассказала Наталия Окунева — директор ООО «Ключ Успеха», г. Саратов.

Законодательство, регулирующее кадровый электронный документооборот

Трудовым законодательством предусмотрена возможность ведения работодателями электронного документооборота. Нормы, регулирующие электронный документооборот, появились в ТК РФ с 22 ноября 2021 года (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).

Переход на ведение КЭДО для работодателей является добровольным. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения подобного документооборота. То есть переходить на КЭДО не обязательно (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодателю удобно оформлять кадровые документы в бумажном виде, то можно продолжать вести их привычным способом. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

КЭДО ведется работодателем только в отношении работников, согласившихся на его ведение. Если работники не подтвердили переход на КЭДО или отказались от перехода, то работодатель продолжает вести кадровые документы этих работников в бумажном виде (ч. 4 и ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работник дал согласие на переход на КЭДО, то отозвать его нельзя, поскольку это не предусмотрено законодательством. Следовательно, работник не может прекратить взаимодействовать с работодателем через КЭДО по собственному желанию (п. 1 письма Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Работодатель не вправе увольнять работников, которые отказались переходить на КЭДО, а также работников, у которых отсутствует электронная подпись (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Однако эти ограничения не распространяются на работников, принятых на работу после 31.12.2021 и не имеющих трудового стажа по состоянию на эту дату. Их можно уволить в случае отказа от перехода на КЭДО.

Какие документы могут/не могут участвовать в КЭДО

Работодатель может вести КЭДО в отношении следующих документов:

• трудовых договоров;
• договоров о материальной ответственности;
• ученических договоров;
• договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• дополнительных соглашений к договорам;
• соглашений о расторжении трудовых договоров;
• приказов (распоряжений) работодателя (за исключением приказа (распоряжения) об увольнении работника);
• уведомлений об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• локальных нормативных актов.
• графиков отпусков;
• графиков сменности;
• графиков работы на вахте;
• согласий на перевод;
• заявлений об увольнении;
• отзывов заявлений об увольнении;
• объяснений;
• обязательств;
• других кадровых документов (уведомлений, требований, предложений, извещений, согласий, отказов, заявлений и т.д.).

Конкретный перечень документов для ведения КЭДО работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений. В электронном виде можно оформить большинство кадровых документов, за исключением указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

КЭДО нельзя применять в отношении:

• трудовых книжек;
• сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде;
• акта о несчастном случае на производстве (по формам Н-1, Н-1ПС, Н-1ЧС, утв. приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н);
• приказа (распоряжения) об увольнении работника (может составляться по унифицированным формам № Т-8 или Т-8а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем);
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником) (журнала регистрации вводного инструктажа, журнала регистрации целевого инструктажа, журнала регистрации инструктажа на рабочем месте).

Каким организациям подойдет КЭДО

Типичный портрет организации, которой стоит рассмотреть переход на электронный кадровый документооборот, выглядит так:

• У руководителя есть желание выстроить прозрачные взаимоотношения работодатель/сотрудник и повысить качество общения с сотрудниками.
• Есть удаленные сотрудники / бухгалтерия, удаленная от организации.
• Сотрудники активно используют мобильные приложения.
• Численность организации от 10 чел.
• Учет заработной платы ведется в ЗУП.

Сервисов для организации электронного документооборота много, какой из них выбрать? По нашему мнению, основными критериями подходящей системы КЭДО можно считать:

• Безопасность (сотрудники не имеют доступа к информационной базе работодателя, все необходимая информация отражается в ЛК сотрудника).
• Количество лицензий к программе работодателя (нет необходимости увеличивать, так как сотрудники работают в отдельном приложении ЛК сотрудника).
• Выбранное решение КЭДО должно легко, быстро и удобно интегрироваться во все процессы компании и сочетаться с инфраструктурой бизнеса.
• Необходимо определить бюджет проекта, поэтому решение для КЭДО должно включать только необходимые вам функции, чтобы не переплачивать и разумно использовать бюджет.
• Еще одним важным фактором является поддержка и обучение. Проверьте, как провайдер обеспечивает техническую поддержку и обучение пользователей.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Одним из самых надежных и удобных решений для организации кадрового ЭДО является Сервис «1С:Кабинет сотрудника». Ниже мы покажем пример оформления документов в этом сервисе, но сначала о том, что это и как работает.

«Сервис 1С:Кабинет сотрудника» — комплексное решение, которое позволяет упростить взаимодействие внутри компании. Он сочетает в себе преимущества кадрового ЭДО и плюсы автоматизации отдельных бизнес-процессов.

Какие особенности сервиса позволяют организовать эффективный документооборот между работодателем и сотрудниками?

• Единый учет. При переходе на кадровый ЭДО с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» не потребуется внедрять какие-либо дополнительные внешние программы или порталы, которые нужны для обработки, подписания и хранения кадровых документов. В результате не произойдет раздвоения учета.
• Быстрый переход на электронный кадровый документооборот. Переход на КЭДО с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» полностью сохраняет существующий порядок ведения кадрового учета в программах 1С. Все привычные действия для клиента по ведению учета сохраняются. При подключении сервиса активируются дополнительные модули программы, которые позволяют осуществлять полноценное взаимодействие с сотрудниками из программы. Вносить серьезные корректировки в существующие процессы и внедрять дополнительные внешние модули не придется.
• Кадровые документы хранятся в программе. Все документы, подписанные сотрудниками и организацией, хранятся непосредственно в программе 1С. Документы могут быть в любой момент выгружены архивом, в котором присутствует как сам документ, так и подписи, которыми его подписали.
• Автоматическая обработка заявлений. Сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии не требуется самостоятельно изучать заявления сотрудников и вручную переносить данные из заявления в программу. Сервис сам перенесет необходимые для оформления нужных документов данные из заявления и сразу же откроет необходимый раздел в программе для оформления кадровых документов. Такой подход существенно сокращает время, которое сотрудники тратят на обработку заявлений и минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным переносом данных в программу.
• Выполнение требований ст. 136 ТК РФ об обязательной выдаче расчетных листков. «1С:Кабинет сотрудника» — простой способ передать сотрудникам расчетные листки в электронном виде. Сотрудник ознакомится с документом в личном кабинете. Расчетные листки подписываются электронной подписью сотрудника. В программе формируется журнал сотрудников, подписавших расчетный листок, тем самым достигается возможность подтвердить исполнение требований.

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» можно использовать в следующих программах: 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом), 1С:ERP (Управление предприятием), 1C:КА (Комплексная автоматизация), 1С:Бухгалтерия предприятия.

Само по себе подключение сервиса не означает начала применения КЭДО. После подключения можно опробовать его функционал, приучить сотрудников и руководителя к его использованию, а потом, по мере готовности оформить юридические документы и перейти на КЭДО.

Какие электронные подписи используются при организации КЭДО

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид ЭП зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов.

В сервисе «1С:Кабинет сотрудника» используются два вида электронных подписей:

• Усиленная квалифицированная подпись для работодателя. УКЭП можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре или использовать сервисы «1С:Подпись».
• Усиленная неквалифицированная подпись для работников. Выпуск/перевыпуск УНЭП для сотрудников осуществляется бесплатно. Возможность использовать такую подпись регламентирует статья 22.3 ТК РФ. Сотрудник получает УНЭП самостоятельно в своем личном кабинете, участие специалистов отдела кадров для этого не требуется.

Преимущества «1С:Кабинет сотрудника» для разных сторон кадрового ЭДО

В кадровом документообороте участвует организация, как работодатель, кадровые сотрудники и работники. Внедрение КЭДО имеет свои преимущества для каждой из сторон этого процесса.

Для работодателя:

• Улучшает качество общения с сотрудниками, что повышает статус компании на рынке.
• Позволяет решить задачу обмена кадровыми документами с теми сотрудниками, которые работают удаленно, или их работа предполагает разъездной характер.
• Все документы есть в наличии в электронном виде (просто и быстро проверить, кто не подписал документ).
• Документы нет необходимости дублировать на бумажном носителе.
• Экономия времени на работу с кадровыми документами.

Для бухгалтера/кадровика:

• Использование сервиса «1С:Кабинет сотрудника» сохраняет существующий порядок кадрового учета.
• Кадровые документы проще оформляются, быстрее подписываются и согласовываются.
• В процессе обработки и подготовки документов совершается меньше действий.
• Не нужно дублировать какие-либо действия кадрового учета на кадровых порталах или в дополнительных программах.
• Отдельная функция сервиса «1С-Кабинет сотрудника» — расчетные листки, обязанность выдачи которых закреплена в статье 136 ТК РФ.
• Привычный интерфейс программы дополняется новыми возможностями:
  • Архив электронных кадровых документов.
  • Функции отправки документов сотруднику из печатной формы.
  • Функция создания произвольных документов (ЛНА, приказы, инструкции и т.д.)

Для сотрудников:

• Все данные отражаются в личном кабинете, есть мобильное приложение.
• Можно посмотреть, сколько отпускных дней не отгуляно.
• Легко заказать справки и другие документы, подать заявления по готовым шаблонам, в том числе, на отпуск и на вычеты.
• Прозрачные взаимоотношения с работодателем.

Пример оформления кадровых документов в сервисе «1С-Кабинет сотрудника»

Стандартный алгоритм оформления и прохождения кадровых документов (например, заявления на отпуск) без применения КЭДО выглядит так:

• Сотрудник готовит заявление, согласовывает даты с руководителем и передает заявление в отдел кадров/бухгалтерию.
• Бухгалтерия/отдел кадров оформляют документы и проводят необходимые операции в программе. Затем подписывают документы у руководителя и вызывают сотрудника.
• Сотрудник еще раз приходит в бухгалтерию/отдел кадров подписать документы.
• Документы архивируются.

При этом на каждом этапе что-то может пойти не так. Работник может не знать, как правильно заполнить заявление. Сотрудники отдела кадров тратят рабочее время на обработку заявления и перенос данных в программу. При переносе данных можно ошибиться, опечатавшись или не разобрав почерк работника. В программе необходимо найти нужный раздел для проведения требуемых операций. В итоге простой, на первый взгляд, процесс затягивается и усложняется.

В сервисе «1С-Кабинет сотрудника» автоматизирован процесс согласования документов, в результате чего экономятся время и деньги компании. Выглядит это так:

Шаг 1. В мобильном приложении (или в браузере) сотрудник заполняет форму на отпуск и подписывает заявление своей электронной подписью. При этом ему не надо распечатывать заявление и идти к руководителю для согласования. Весь процесс подготовки и отправки документа занимает не больше минуты.

Шаг 2. Заявление попадает на согласование руководителю в его кабинет в мобильном приложении или в кабинет в браузере. Руководителя может и не быть на месте, но это уже это не важно. Его не отвлекут для согласования заявления во время решения какой-либо задачи.

Шаг 3. После согласования заявление поступает в программу 1С, кадровый работник или бухгалтер обрабатывает его в программе и направляет сотруднику на подпись. Все данные подтянутся автоматически, их не надо вводить руками или искать в программе.

Шаг 4. Сотрудник подписывает документы в мобильном приложении или браузере и направляет обратно.

Как ввести КЭДО: пошаговая инструкция

В заключение покажем пошагово, как перейти на кадровый электронный документооборот.

Шаг 1. Издать локальный акт о введении КЭДО

Если решение о введении КЭДО принято, то издается локальный нормативный акт (ЛНА), например, Положение или Приказ работодателя.

В Положении (Приказе) о введении КЭДО указываются:

• информационная система (ы) для ведения электронного документооборота. Могут использоваться: Единая цифровая платформа «Работа в России» и (или) информационная система работодателя;
• порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости). Например, работодатель может указать, что доступ к информационной системе получает работник по логину и паролю;
• перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот. Перечень документов определяет работодатель с учетом того, что КЭДО можно применять не для всех кадровых документов.
• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Этот срок работодатель определяет самостоятельно. Поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено, срок может быть любым (например, за неделю/месяц до введения КЭДО);
• сведения о дате введения электронного документооборота (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).

ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии). С Положением (Приказом) необходимо ознакомить работников под подпись.

Шаг 2. Разработать положение о КЭДО

Положение регламентирует порядок ведения электронного документооборота у работодателя (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Этот ЛНА может предусматривать:

• сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления.
  Такие сроки определяются работодателем (например, можно установить, что работник должен подписать документ (ознакомиться с ним) в течение 3 рабочих дней со дня получения документа);
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости). Инструктаж можно провести в целях обучения сотрудников правилам работы в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе (то есть случаи, когда работодатель и работники не могут использовать информационную систему для ведения КЭДО).
  К числу исключительных случаев можно отнести, например, случаи сбоя в информационной системе, применяемой работодателем для КЭДО, приостановки работы этой системы и т.п. В таких случаях работодатель оформляет кадровые документы, в отношении которых ведется КЭДО, на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
• Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии).
• С Положением необходимо ознакомить работников под подпись.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Шаг 3. Уведомить работников о введении КЭДО и получить от них письменное согласие

Уведомить работников необходимо в сроки, которые определены самим работодателем и установлены в ЛНА (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Уведомление о введении КЭДО составляется работодателем в свободной форме, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено. Работодатель вправе уведомить работника по собственному усмотрению — в бумажной или в электронной форме. При этом форма уведомления должна быть закреплена в ЛНА о введении КЭДО (п. 2 письма Минтруда России от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Уведомления можно подготовить на бумажном носителе и вручить непосредственно работникам, направить работникам по электронной почте либо по почте заказным письмом.

В уведомлении должна содержаться информация:

• о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО;
• о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него.

В уведомление также можно включить:

• отдельную графу для выражения работником согласия или отказа;
• вопрос о наличии либо отсутствии у работника простой электронной подписи, усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) или усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Исключение — работники, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и не имеют трудового стажа на эту дату. Их уведомлять и получать согласие не нужно, по ним КЭДО применяется по умолчанию.

Шаг 4. Обеспечить сотрудников электронными подписями

Работодателю необходимо решить вопрос о получении электронных подписей для работников, которые согласились перейти на КЭДО.

Работодатель может уточнить информацию о наличии у работника электронной подписи посредством направления отдельного запроса или включив такой вопрос в уведомление о введении КЭДО.

Если у работника нет электронной подписи, расходы по ее получению и использованию несет работодатель. В ситуации, когда у работника имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая получена раньше, он вправе использовать эту подпись (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Для подписания электронных документов работодатель может использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), а работники могут использовать простую электронную подпись, УКЭП или УНЭП.

Электронные подписи применяются работодателем и работниками в зависимости от используемой работодателем информационной системы для ведения кадрового ЭДО и от видов подписываемых документов.

Для подписания кадровых электронных документов работодателям рекомендуется использовать УКЭП, а со стороны работника может применяться УКЭП или УНЭП, в зависимости от решения, принятого работодателем при переходе на КЭДО.

Верный
шаг к успеху!