Как внедрить управленческий учет в малом бизнесе

Управленческий учёт необходим в каждом бизнесе, потому что позволяет увидеть реальное состояние компании и принимать только обоснованные решения. Часто внедрение управленческого учёта кажется сложным и дорогостоящим мероприятием, но это не всегда так.

Действительно, если речь идёт о крупном бизнесе, то постановка управленческой отчётности, контроль и анализ показателей поручается профильным специалистам в этой сфере. Однако внедрение управленческого учёта в небольшой компании или бизнесе ИП не потребует привлечения дополнительных работников.

О том, как можно организовать управленческий учёт без дополнительных затрат, рассказала Гульноза Ходжиматова — руководитель отдела бухгалтерского обслуживания компании «Альфа-Бухгалтер», г. Сочи.

Компания является партнером «1С:БухОбслуживание» с 2014 года.

Основные показатели для оценки успешности бизнеса

Внедрение управленческого учёта начинается с выбора финансовых показателей, которые вы будете принимать во внимание. Их довольно много, мы выбрали основные, которые могут подходить для всех видов деятельности.

Выручка

Этот показатель кажется самым простым, потому что его легко фиксировать. Это деньги, которые пришли в компанию, поступили на расчётный счёт или в кассу. Но есть нюанс — в выручку нельзя записывать деньги, которые уже есть на счетах, но работы за них ещё не выполнены, или товар по ним не отгружен. Поэтому важно понимать, что выручка — это деньги, которые получила компания за полностью выполненные обязательства.

В зависимости от вида бизнеса, выручка может признаваться одномоментно, либо через какой-то промежуток времени. Если мы торгуем, например, занимаемся оптовой торговлей, то пока не отгрузим товар, за который уже получили деньги, не можем признавать эту выручку нашей. Потому что покупатель может отказаться от товара, на условиях, предусмотренных договором, и полученные деньги надо вернуть. Нашими они будут только тогда, когда на товар перейдёт право собственности. С услугами проще, потому что если услуга уже оказана, то необходимо ещё доказать, что она не качественная, и за неё надо вернуть деньги.

Чистая прибыль

Это ваши деньги, которые остались после вычета из выручки всех расходов, включая налоги, кредиты и амортизацию. В идеальном мире владелец компании, даже малого бизнеса, «вытаскивает» для личных нужд деньги именно из чистой прибыли.

Чистую прибыль нужно отслеживать, чтобы держать эффективность всего предприятия под контролем. И избегать ситуации, когда на счетах бизнеса денег много, а через полгода выясняется, что компания несёт крупные убытки.

По чистой прибыли часто возникают спорные моменты, потому что многие предприниматели ориентируются на оборотные средства. У них сейчас есть деньги, чтобы заплатить поставщику, работникам, в бюджет, и кажется, что всё идет хорошо. Для ИП тут есть дополнительные риски, потому что они могут без особых условий брать деньги из бизнеса на свои нужды. Поэтому им надо отделять личные финансы от предпринимательских.

Чтобы посчитать чистую прибыль, нужно проделать некие усилия, собрать финансовую информацию, аккумулировать и вывести в финальную точку. Но делать это необходимо, потому что иначе вы не поймёте реальную картину своего бизнеса.

Денежный поток

Чистый денежный поток — это разница между всеми приходами (положительный денежный поток) и расходами (отрицательный денежный поток) средств за определённый промежуток времени. Благодаря этому показателю понятно, зарабатывает компания деньги или, наоборот, «сливает». Денежный поток, или движение денежных средств (ДДС), важнее для инвесторов, чем прибыль, так как демонстрирует реальное финансовое состояние компании.

Если не отслеживать денежные потоки, не заниматься планированием, возникает риск кассовых разрывов — ситуаций, когда не хватает денег, чтобы рассчитаться по текущим обязательствам. Например, деньги за товар придут через неделю, а аренду нужно оплатить сегодня.

Кассовые разрывы вызывают большое беспокойство, поэтому предприниматели обращаются к нам с вопросом: «Почему мне всегда не хватает денег?» Тогда надо разбираться, например, в каком размере сделана предоплата, зачем большие запасы товаров лежат на складах, почему такой раздутый штат и т.д.

Точка безубыточности

Точка безубыточности (ТБУ) — это объём производства и выручки, при котором доходы компании компенсируют все расходы. Каждая следующая копейка после точки безубыточности — прибыль бизнеса. Для подсчёта ТБУ надо знать 3 показателя: выручку, переменные расходы и постоянные расходы.

Постоянные расходы — затраты, уровень которых не зависит от объёмов реализованной продукции. В их числе аренда помещений, зарплата персонала и т. д. Переменные расходы напрямую связаны с объёмом выпускаемой продукции. Это траты на сырьё, транспортные и коммунальные услуги, которые меняются в зависимости от масштабов производства, и пр.

Этот показатель иногда кажется сложным в расчёте нашим клиентам, но его тоже важно считать, причём регулярно. Причина в том, что объём расходов меняется, и бизнесу не всегда просто понять, какие затраты являются постоянными, а какие переменными.

Точку безубыточности считают в двух видах:

• в деньгах — выясняют, сколько всего выручки нужно для нулевой работы;
• в единицах продукта — сколько нужно продать товаров и услуг, чтобы не генерировать убытки.

Как посчитать ТБУ?

• Сначала выяснить маржинальность:
  
  Маржинальность = (Выручка − Переменные расходы) / Выручка × 100 %
  
  
• Затем посчитать в деньгах:
  
  ТБУ в деньгах = Постоянные расходы / Маржинальность × 100 %
  
  
• Посчитать ТБУ в единицах:
  
  ТБУ в единицах = ТБУ в денежном выражении / Стоимость продукта
  
  

В единицах ТБУ сложнее понять и просчитать, поэтому для небольшого бизнеса достаточно просчитать этот показатель в деньгах.

Рентабельность

Рентабельность показывает эффективность бизнеса, то есть, насколько грамотно вы используете свои ресурсы (деньги, сырьё, кадры). Есть несколько показателей рентабельности, можно рассчитать их по всей компании или по отдельным позициям. Например, рентабельность продаж, активов, оборотных средств, инвестиций, прибыли и др.

Рассмотрим два показателя рентабельности, которые чаще всего учитываются в малом бизнесе.

• Рентабельность по чистой прибыли. Этот показатель говорит об эффективности заработка прибыли. Другими словами, сколько прибыли приходится на 1 рубль выручки. Хорошо, если показатель растёт или хотя бы не падает. Если он падает, это значит, что снижается эффективность продаж.
• Рентабельность затрат. Коэффициент, показывающий сколько копеек прибыли от продаж приходится на 1 рубль затрат на производство и продажу продукции, товаров, работ или услуг. Динамика этого коэффициента говорит о необходимости пересмотра цен или усилении контроля за себестоимостью продукции. Увеличение этого показателя в динамике при неизменной величине затрат говорит о повышении объема товарооборота, следовательно, об увеличении прибыли, и наоборот.

Не существует высоких или низких норм по рентабельности. Этот показатель нужно оценивать индивидуально для каждого предприятия. Для этого проанализируйте показатель в динамике за несколько месяцев, так вы сможете понять, какая рентабельность нормальная для вашей компании. После этого можно установить размер рентабельности, которого вы хотели бы достичь, и стремиться к нему, работая с отчётом о прибылях и убытках.

Понимание и контроль ваших показателей рентабельности помогает устанавливать цены на товары и услуги, сравнивать себя с конкурентами, разрабатывать планы дальнейшего развития, прогнозировать прибыль, привлекать инвесторов.

Порогом рентабельности называют минимальную выручку, при которой доходы полностью покрывают расходы. Другими словами, это точка безубыточности, которую мы уже рассмотрели.

Выручка или прибыль на сотрудника

И последний показатель, который стоит контролировать, это выручка или прибыль на одного сотрудника. Иногда бывает так, что компания растёт, набирает персонал, но новые сотрудники не дают существенного прироста к финансовому результату.

У нас был клиент, который принимал на работу очень много менеджеров по продажам. Казалось бы, именно от количества таких работников должно идти развитие компании. Ведь чем больше менеджеров по продажам, тем лучше.

И вроде выручка стала выше, и точка безубыточности достигнута, а когда посчитали прибыль на одного сотрудника, то поняли, что никакого прироста нет. Поэтому сократили административно-управленческий персонал, да и количество менеджеров тоже.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Виды методов учёта: кассовый и начисление

В управленческом учёте есть два метода учёта доходов и расходов:

• Кассовый метод (по дате оплаты) — признает доходы и расходы по факту: заплатили аренду — расход, пришли деньги от клиента — доход. Этот метод хорош для небольших компаний. Чем крупнее бизнес, чем больше у него отсрочек и частичных оплат, тем сложнее вести учёт кассовым методом.
• Метод начисления (по дате отгрузки или оказания услуги) — доходы и расходы отражаются в период возникновения. Подписали с заказчиком акт о выполнении услуг за месяц, появился доход, начислили зарплату сотрудникам — это расход. Неважно, когда придёт платеж. Основой считается дата перехода прав собственности, которая отражена в документах. Если доходы или расходы предполагают разбивку на несколько периодов (например, оплата аренды на полгода вперед), их распределяют равномерно.

Смешивать эти методы, например, признавать доходы по кассовому, а расходы — по начислению, нельзя. Это приведет к искажению учёта.

Выводы:

• Кассовый метод учёта основан на фактическом поступлении и выплате денег.
• Метод начисления признает доходы и расходы в том периоде, в котором они возникли, независимо от движения денег на счету и в кассе.
• Кассовый метод проще, но метод начисления даёт более реальную картину бизнеса.
• Нельзя сочетать эти методы, признавая доходы по одному, а расходы — по другому способу.
• Для компаний, у которых есть товарно-материальные запасы, есть особенности учёта: складские запасы списываются и признаются расходами в момент отгрузки товара клиенту, доходы также возникают в этот момент.

Какой метод учёта выбрать — определяют собственники / директора.

Кому поручить ведение управленческого учёта

Теперь важный вопрос, кто всем этим должен заниматься? Когда мы разговариваем с клиентами, многие из них говорят, что они сами знают, как у них всё организовано, как должен работать бизнес, что именно надо считать и так далее. Во многом это так и есть, потому что собственник, который сам с нуля развивал бизнес, который вкладывал в него сутки напролёт, точно знает, куда и что расходует.

Но когда бизнес растёт, то ни предпринимателя, ни директора может физически не хватать, потому что, когда ты управляешь людьми и бизнес-процессами, то 24 часов в сутках недостаточно.

Да, можно найти специалиста в этой сфере: экономисты с профильным образованием, бухгалтеры, которые перепрофилировались в экономических аналитиков, финансовые аналитики, но стоят они дорого. И если мы говорим, например, о какой-то точке общепита, или даже если их две-три, то всё равно дорого нанимать такого сотрудника.

При этом данные, которые запрашивает экономист, они уже есть у главного бухгалтера. Эта информация собирается для того, чтобы сдавать отчёты в налоговую инспекцию. Бухгалтер уже тратит время на это, а предприниматель тратит деньги, чтобы оплатить работу бухгалтера.

В случае с аутсорсинговыми компаниями происходит то же самое. Мы тоже собираем данные, работаем с денежными списками клиентов, с расходными документами, обрабатываем первичку, формируем вычисление заработной платы, определяем суммы налогов. Таким образом у нас собирается информация по расходной части, остаётся только взять и собрать её в форму отчёта.

Давайте сравним особенности ведения управленческого учёта разными лицами.

Предприниматель, директор:

• Целесообразно собирать данные самому, только если это микро-бизнес или очень простые бизнес-процессы и структура движений (купил-перепродал один товар или услугу).
• Для малого и среднего бизнеса — сбор данных самостоятельно, особенно в Excel, отнимает драгоценное время и всё равно не даёт картины для принятия своевременных управленческих решений.
• Время нужно тратить на развитие бизнеса, а не на настройку методологии и сбор данных для учёта — делегировать и максимально автоматизировать.

Экономист, финдиректор, планово-экономический отдел:

• Отлично, когда есть отдельный ответственный сотрудник, с опытом и пониманием методологии.
• Доступно не каждому бизнесу, а только относительно крупным компаниям, потому что дорого.

Бухгалтер, главный бухгалтер:

• В бухгалтерском учёте уже есть большая часть данных и информации.
• Очень часто не хватает автоматизации, и сбор данных ведётся в Excel.
• Часто нет понимания как правильно разносить аналитику, которую хочет видеть управленец или собственник.
• Обычно работает в «1С:Бухгалтерия предприятия», где нет всех управленческих данных, а функционал программы ограничен.

На наш взгляд, самый оптимальный вариант ведения управленческого учёта на начальном этапе — это бухгалтер на аутсорсинге. Он сможет объективно предоставлять необходимую финансовую и экономическую информацию для собственников бизнеса.

Для этого нужно совместно с собственником бизнеса (директором) разработать методологию: понять, какие статьи расходов и статьи движения денежных средств важны; на какие центры финансовой ответственности относить; какие показатели интересно рассчитывать; какие отчёты необходимы; определить, с какой периодичностью можно формировать отчётные данные; выбрать, какой программой учёта пользоваться.

Как организовать ведение управленческого учёта

Современные программы для учёта позволяют максимально его автоматизировать. Не надо ничего считать «на коленке», когда есть специализированный софт.

Внедрение управленческого учета проще всего начать с программы «1С:УНФ» (Управление нашей фирмой). Она позволяет вести учёт, контроль и планирование бизнеса. Вот какие возможности предоставляет «1С:УНФ».

Контроль денежных потоков:

• Получайте информацию из банка автоматически, вводите информацию по движению наличных денег и анализируйте в режиме онлайн все отчёты по деньгам для полного контроля.
• Анализируйте денежные потоки, сгруппированные по видам деятельности: (операционная, инвестиционная, финансовая) по неделям, месяцам, кварталам.
• Используйте деление платежей по статьям движения денег для анализа, куда уходят деньги, и как можно оптимизировать платежи по суммам и срокам.
• Оценивайте денежные потоки как в целом по бизнесу, так и по отдельным подразделениям и проектам. Принимайте оперативные решения, какие подразделения и проекты приносят деньги, а какие снижают платёжеспособность компании.

Оценка эффективности бизнеса:

• Программа помогает оценить доходы, расходы и прибыль/убытки бизнеса, проанализировать продажи и валовую прибыль, оценить эффективность менеджеров и клиентов, получить информацию, сколько прибыли бизнес зарабатывает с каждого рубля продаж.
• Считайте величину рентабельности бизнеса — сколько прибыли принёс каждый рубль продаж. Рассчитайте привлекательность бизнеса, чтобы понять, сколько зарабатываете на каждый рубль вложенных средств.
• У вас есть возможность использовать кассовый метод для создания отчёта по доходам и расходам на основании движения денежных средств с детализацией по направлениям.
• Используйте метод начисления, чтобы посчитать не только деньги, но и понять, сколько заработал бизнес.
• Помимо справочных статей и переменных можно настроить рассчитываемые показатели, гибкость настройки формул позволяет полностью уйти из Excel.

Управление финансами бизнеса:

• Понять, чем владеет компания (станок, компьютер, автомобиль, торговое оборудование, помещение), и за счёт чего приобретено: собственные средства (прибыль, уставный капитал) или заёмные (кредиты и займы).
• Оценить соотношение задолженности нам покупателей и наших долгов поставщикам, проверить устойчивость и платёжеспособность компании.
• Проверить, сколько действительно прибыли заработали и где прибыль (в кассе, на расчётном счёте, в товарах на складе, долгах покупателей).
• Рентабельность активов покажет, насколько эффективно бизнес использует вложенные деньги и привлекательность бизнеса для инвестиций.

Планирование продаж:

• Планируйте продажи с учётом сезонности.
• Рассчитайте себестоимость по плановой марже в зависимости от величины продаж.
• Планируйте косвенные расходы, распределяя равномерно по периодам.
• Оценивайте автоматические рассчитанные показатели прибыли, рентабельности, точки безубыточности, маржинальности.

Контроль платежей:

• Используйте платёжный календарь в «1С:УНФ» для прогнозирования поступления и выплат, чтобы избежать ситуации, когда недостаточно денежных средств для расчета по обязательствам.
• Платёжный календарь в «1С:УНФ» покажет возможность кассового разрыва.
• Управляйте онлайн будущими платежами непосредственно в Платёжном календаре, перемещая поступления и выплаты по датам между кассами и расчётными счётами.

Мы предоставляем нашим клиентам дополнительную лицензию «1С:УНФ» в рамках бухгалтерского обслуживания. Первичное изучение программы и синхронизацию систем с «1С:Бухгалтерия предприятия» проходим вместе с клиентом. В одной программе можно вести несколько фирм: организаций и ИП. Тогда отчёты можно просматривать как в целом по группе компании, так и по каждой выбранной организации.

Как показывает наш опыт, внедрение управленческого учёта с помощью «1С:УНФ» действительно помогает организациям и ИП увидеть слабые места и преимущества своего бизнеса, а также выбрать и контролировать правильный вектор развития.

Верный
шаг к успеху!