Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухучёт — это особая система отражения деятельности компании, в которой всё выражено в деньгах. На основе данных бухучета составляются отчёты, отражающие деятельность предприятия. Руководителям бизнеса необходимо знать, какие основные требования к ведению бухгалтерского учёта предъявляются российским законодательством.

Где искать требования к бухучёту

Требования к учёту регламентированы:

• главным отраслевым законом № 402-ФЗ от 06.12.2011;
• приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, утверждающим положения по ведению бухучёта.

Более детально требования изложены в документах, которые относят к Федеральным стандартам бухгалтерского учёта (ФСБУ и ПБУ). Они устанавливают правила учёта в определённой области, например, учёт основных средств, запасов, аренды, капитальных вложений.

Сфера сложная и объёмная, поэтому в этой статье мы рассмотрим только общие требования к бухгалтерскому учёту в упрощённой форме.

Что учитывает бухгалтерия

Бухучёт должен описывать определённые объекты, то есть составные части бизнес-процессов любой компании. К ним относятся:

• активы или всё имущество, от объектов недвижимости до наличности в кассе предприятия, включая нематериальные ценности, например, приобретённое ПО или зарегистрированный товарный знак;
• краткосрочные и долгосрочные финансовые обязательства, иными словами, задолженность перед кредиторами, которая должна быть погашена в установленные сроки;
• источники финансирования деятельности компании, как внутренние — средства учредителей, прибыль, будущие поступления от контрагентов (дебиторская задолженность), так и внешние — разного рода заимствования;
• доходы и расходы компании, то есть деньги и имущество, которые она получает и тратит в процессе деятельности.

Этот перечень не закрытый — могут быть и другие объекты бухучёта, если это установлено федеральными стандартами.

Обязанность вести учёт и его постановка

Бухучёт должны вести все организации непрерывно с момента регистрации до ликвидации. Индивидуальные предприниматели и представительства иностранных компаний от него освобождены. Однако они в обязательном порядке должны вести учёт доходов, расходов и других показателей для корректного расчёта налогов (налоговый учёт).

Малые предприятия, некоммерческие организации и участники проекта «Сколково» могут вести бухучёт в упрощённом порядке. Среди указанных субъектов не имеют на это право микрофинансовые организации, ЖСК, юридические консультации и некоторые другие компании. А также все организации, финансовая отчётность которых подлежит обязательному аудиту. Полный список исключений приводится в ч. 5 ст. 6 закона № 402-ФЗ.

Организацией бухгалтерии занимается руководитель предприятия. Он должен возложить обязанности по учёту на главбуха либо привлечь по договору на оказание бухгалтерских услуг компанию или отдельного специалиста. Руководители малых компаний, которые имеют право на учёт в упрощённой форме, а также некоторых организаций среднего бизнеса, вправе вести бухучёт самостоятельно.

Но кто бы ни вел бухгалтерию, ответственным за неё всё равно является директор. Именно за ним остается решающее слово при возникновении разногласий с главбухом или другим специалистом. Поэтому очень важно доверить ведение бухучёта опытным, грамотным, надежным специалистам или компании с безупречной репутацией.

Учётная политика организации

Учёт должен вестись в соответствии с учётной политикой организации. Чтобы её сформировать, необходимо знать бухгалтерское законодательство, ФСБУ и ПБУ. Суть создания учётной политики в следующем:

• если для учёта объекта определено несколько способов, выбирается наиболее подходящий из них;
• если для учёта объекта законодательством и стандартами правила не определены, нужно разработать их самостоятельно.

Среди прочего в учётной политике отражается рабочий план счетов, формы используемых документов, порядок и правила проведения инвентаризации, методы оценки имущества и обязательств, а также многое другое.

Учётная политика должна отвечать принципам:

• Полноты. Она должна обеспечивать отражение всех фактов хозяйственной деятельности компании.
• Осмотрительности или консерватизма. Нужно быть в большей степени готовым к признанию расходов и обязательств, чем доходов и активов. На всякий случай, чтобы не представить дела компании лучше, чем они есть на самом деле.
• Приоритета содержания перед формой. Надо отражать факты, исходя в первую очередь из их экономического содержания.
• Непротиворечивости. Информация из первичных документов должна «перетекать» в регистры, а оттуда — в отчётность без потерь и без излишков.
• Рациональности или окупаемости учёта. Нужно выбирать методы, которые обеспечивают достоверную и полную информацию, но при этом требуют минимально возможных затрат.

Учётная политика должна быть последовательной, она не должна меняться без необходимости. Но если изменились законы, стандарты, условия экономической деятельности, то учётную политику, скорее всего, придётся менять. Также это допустимо в случае, если способы ведения учёта, на которые планирует перейти компания, приведут к повышению качества бухгалтерской информации. Изменения учётной политики вводятся с начала отчётного года.

Первичные документы и регистры

Одно из основных требований к ведению бухгалтерского учёта заключается в следующем: все операции должны сопровождаться оформлением первичных учётных документов. Например, при продаже товара оформляется товарная накладная, при поступлении денег в кассу предприятия — приходный кассовый ордер.

Закрытого перечня первичных документов не существует. Первичными признаются документы, которые содержат обязательные реквизиты: наименование, дату создания, название организации, описание факта хозяйственной жизни, величину / стоимость в денежном или натуральном выражении с указанием единицы измерения, должность ответственных лиц, а также их подписи, фамилии и инициалы. Точный список реквизитов первичного документа приводится в ч. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Как только совершился какой-либо факт хозяйственной деятельности, необходимо оформить к нему первичные документы. Если это невозможно, то их нужно сформировать сразу после проведения операции. Данные, которые содержатся в документе, служит основой для ведения бухгалтерского учёта. Отвечает за их достоверность и полноту тот работник, который оформляет операцию.

Коммерческие организации могут разрабатывать формы большинства первичных документов самостоятельно. Но некоторые нужно оформлять на унифицированных бланках, например, кассовые ордера.

На основе данных первичных документов формируются бухгалтерские регистры: книги, карточки, журналы, сводные листы, ведомости и другие. Вот несколько примеров таких регистров: Главная книга, Журнал операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками, Инвентарная карточка, Оборотно-сальдовая ведомость.

У регистров бухучёта также есть свои обязательные реквизиты: наименование, даты начала и окончания либо период ведения регистра, название организации, хронологическая и/или систематическая группировка объектов, величина их денежного измерения с указанием единиц, наименование должностей и подписи ответственных лиц с фамилиями и инициалами.

Документы бухгалтерского учёта составляются на русском языке, суммы в них отражаются в рублях.

Ввести первичные документы и регистры можно как на бумаге, так и в электронном виде. Во втором случае они должны быть подписаны электронной подписью ответственного лица.

Двойная запись и проводки

Все учитываемые объекты необходимо отражать на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета из Плана счетов. Они фиксируются методом двойной записи, то есть по дебету одного счета и по кредиту другого. Такая запись называется бухгалтерской проводкой.

Проводки показывают, что приобрела компания в результате операции или сколько потратила и за счёт каких средств. Дело в том, что активы и обязательства бизнеса всегда находятся в состоянии равновесия. И если операция привела к увеличению чего-либо, значит, что-то должно уменьшиться.

Например, проводка «Дт 50-Кт 51» на 100 000 рублей означает, что указанная сумма снята с расчётного счета компании для дальнейшего использования (для выдачи подотчётным лицам или для выплаты зарплаты). В данном случае произошло увеличение суммы в кассе предприятия (50) за счёт уменьшения суммы на её расчётном счёте (51).

Если все операции верно отражены методом двойной записи, активы и обязательства компании будут равны, то есть будет достигнут их баланс.

Инвентаризация

Следующее требование — проведение инвентаризации. В ходе инвентаризации компания сверяет свои фактически имеющиеся объекты имущество и обязательства с тем, что указано в регистрах бухучёта.

Сколько раз в год проводить инвентаризацию, в какое время, что и как проверять — всё это определяется руководством и отражается в учётной политике. В некоторых случаях проводить инвентаризацию обязательно. Например, при составлении годовой бухгалтерской отчётности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, при ликвидации. Полный перечень таких случаев приводится в п. 27 приказа № 34н.

В итоге инвентаризации может быть выявлено расхождение между имуществом / обязательствами, которые имеются по факту, и данными бухучёта. Если выявлен излишек, его нужно оприходовать по рыночной стоимости и зачислить в счёт прибыли. Но бывает, что выявляется недостача. Её по определённым правилам включают в расходы, возмещают за счёт виновника или относят на финансовый результат.

Отчётность и контроль

На основе данных бухгалтерского учёта все организации формируют и сдают в ФНС бухгалтерскую (финансовую) отчётность. Делать это нужно раз в год, срок — до 31 марта следующего года. Отчётность публикуется в Государственном информационном ресурсе бухгалтерской отчётности — ГИР БО.

В состав годовой отчётности входят: баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения к ним, в том числе отчёт о движении денежных средств, а также пояснительная записка и аудиторское заключение, если по закону оно обязательно.

Субъекты, которые могут вести упрощённый бухучёт, вправе подавать упрощённую отчётность. В неё входит баланс и отчёт о финансовых результатах, причём для этих документов специально разработана более простая форма.

Закон обязывает компании не только вести бухучёт и подавать отчётность, но также осуществлять меры внутреннего контроля фактов хозяйственной жизни. А ещё обеспечивать хранение первичных документов, бухгалтерских регистров и финансовой отчётности. У разных документов могут быть индивидуальные сроки хранения, но в любом случае они составляют не менее 5 лет. Ответственным за их сохранность является руководитель организации.