Нужен ли бухгалтер для бизнеса индивидуального предпринимателя

Многие начинающие предприниматели не ставят перед собой задачу найти бухгалтера на старте бизнеса. Одни читали в интернете, что бухгалтерский учёт ИП не нужен, другие убеждены в простоте и доступности онлайн-сервисов. Есть и те, кто слышал про надзорные каникулы для малого бизнеса, поэтому уверен, что никаких проблем с проверяющими в принципе быть не может.

Бухгалтер же зачастую воспринимается, как скучная и необъективная фигура, которая без конца требует каких-то документов и соблюдения сроков, пугает штрафами, да ещё и дорого стоит.

Понимание необходимости бухгалтерского обслуживания приходит позже, когда оказывается, что можно было легально снизить налоговую нагрузку, выбрав самую подходящую систему налогообложения и воспользовавшись льготами. Или банк заблокировал расчётный счёт, потому что деньги, перечисленные в бюджет, попали куда-то не туда и сформировалась недоимка. А контрагент, с которым было выгодно работать, отказывается дальше сотрудничать, потому что не может документально подтвердить свои расходы по сделке.

Такая ситуация складывается, потому что между бухгалтерским учётом и бухгалтерским обслуживанием часто ставят знак равенства. Из чего делается неверный вывод, что раз ИП не ведут бухучёт, то бухгалтер им вообще не нужен. Это далеко не так, потому что существует несколько видов учёта, а кроме того, бухобслуживание решает другие важные для бизнеса вопросы.

Какой учёт ведут ИП

Действительно, на вопрос, должен ли ИП вести бухгалтерский учёт, ответ будет отрицательным. Это следует из статьи 6 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. При этом никто не запрещает индивидуальным предпринимателям вести бухучёт добровольно, просто обязательной отчётности для них не установлено.

Но кроме собственно бухгалтерского учёта с проводками и балансом есть другой учёт — налоговый. Его ведут все налогоплательщики, в том числе, ИП. Основные формы налогового учёта — это декларации и специальные книги (КУДИР) для разных систем налогообложения.

Этот вид учёта необходим для формирования налоговой базы, с которой рассчитывают налоги. Если система налогообложения не предполагает учёта расходов (а это режимы УСН Доходы, ПСН, НПД), то справится с этим вполне можно самостоятельно или с помощью онлайн-сервиса.

Но если расходы учитываются (на УСН Доходы минус расходы, ЕСХН, ОСНО), то необходимо соблюдать ряд требований к их оформлению, в частности:

• корректное и своевременное составление первичных документов;
• обоснование расходов деловой целью;
• учёт только тех затрат, которые разрешены Налоговым кодексом.

На практике именно здесь возникают сложности и споры с ИФНС. Налогоплательщики склонны занижать налоговую базу, считая все свои предпринимательские расходы оправданными, а инспекторы с этим не соглашаются. В итоге возникают недоимки и пени, а за ошибки в учёте налагают штрафы.

Что входит в понятие бухгалтерского обслуживания для ИП

Однако бухгалтер для ИП занимается не только налоговым учётом. Существенная нагрузка возлагается на всех работодателей, которые обязаны:

• оформлять документы кадрового учёта и локальные нормативные акты;
• дважды в месяц рассчитывать и выплачивать зарплату, а также другие виды выплат сотрудникам (по необходимости);
• дважды в месяц удерживать НДФЛ с работников и перечислять его в бюджет;
• ежемесячно рассчитывать и перечислять страховые взносы в ИФНС и СФР;
• сдавать специальную отчётность по работникам (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1);
• составлять справки и другие документы по запросу сотрудников, трудовой инспекции, Росстата и других госорганов.

Всеми этими вопросами должен кто-то заниматься, причём, работы здесь достаточно, даже если работник всего один.

Но и это ещё не всё. Кто-то, обычно тот же бухгалтер, должен решать вопросы с банками, контролировать прохождение платежей, получать выписки по счету, следить за сальдо ЕНС, оформлять договоры, счета и акты, сверяться с контрагентами и ФНС, контролировать работу онлайн-кассы и т.д.

Добавим сюда новшества последних лет: маркировка, интеграция с «Честным знаком», электронный документооборот, работа на маркетплейсах, контроль за соблюдением защиты персональных данных и др.

Отдельно стоит сказать ещё об одном новшестве — объединении налоговых обязательств физлица и предпринимателя. До 2023 года, то есть до внедрения ЕНП и ЕНС, доходы и налоги физического лица, зарегистрированного в качестве ИП, администрировались отдельно от предпринимательских.

Но сейчас на сальдо ЕНС отражаются, в том числе, налоги за транспорт и недвижимость. Поэтому случаются такие ситуации: предприниматель перечислил деньги на оплату налогов по бизнесу, но из этой суммы списали налог за машину. Соответственно, для ИП на едином счёте образовалась недоимка со всеми вытекающими последствиями. Или человек продал квартиру, но не подал декларацию, подтверждающую расходы на её покупку. ФНС насчитала налог со всей суммы продажи, а на ЕНС образовалось отрицательное сальдо в несколько сотен тысяч рублей. И прежде чем платить предпринимательские налоги, надо решить этот вопрос, подав уточнённую 3-НДФЛ по продаже квартиры.

Конечно, если предприниматель готов заниматься своим учётом самостоятельно, то это возможно. Но для этого придётся потратить время и усилия, которые могли бы быть направлены на управленческие действия или другие важные вопросы. А также выделить деньги на специализированные программы, без которых вести современный учёт практически невозможно.

Как индивидуальному предпринимателю организовать ведение учёта в своем бизнесе

Итак, мы выяснили, нужно ли вести бухучёт ИП на УСН Доходы или любом другом режиме. Ответ — нет, но потребность в бухгалтерском обслуживании у предпринимателей всё равно существует.

Тем не менее, эта потребность зависит от особенностей бизнеса. Проще всего предпринимателям на НПД, там бухгалтер действительно не нужен, потому что этот режим не позволяет нанимать работников, нет никакой отчётности, а вместо онлайн-кассы используется приложение от ФНС.

Похожим на НПД считается режим АУСН. Автоматизированная упрощённая система налогообложения предполагает, что налоговую базу и налоги ИП рассчитывает ИФНС. Кроме того, на АУСН можно нанимать до 5 работников, а лимит годового дохода существенно выше, чем на НПД (60 млн рублей вместо 2,4 млн рублей). Отчётности здесь нет, потому что данные о доходах и расходах поступают с расчётного счёта или онлайн-кассы. Однако АУСН всё ещё является экспериментом и недоступна в большинстве регионов РФ. Да и внимания эта система требует больше, чем НПД.

Ещё два налоговых режима — УСН Доходы и ПСН — можно назвать условно простыми. Здесь обязанностей по учёту больше:

• на упрощёнке надо сдавать годовую декларацию, вести КУДиР для УСН, подавать уведомления об исчисленных суммах перед оплатой авансовых платежей;
• на ПСН необходимо следить за сроком действия патента, вести книгу учёта доходов и подавать уведомления об уменьшении стоимости патента за счёт страховых взносов.

Вопрос, нужен ли бухгалтер, на этих режимах можно задавать, когда у ИП появляются работники. Если же персонала нет, а хозяйственных операций немного, то времени на самостоятельное ведение учёта много не потребуется.

Во всех остальных случаях (сложные системы налогообложения, активная предпринимательская деятельность, наличие работников и др.) без бухгалтера будет трудно. Необязательно оформлять его в штат, это часто неоправданно из-за небольшого объёма работы на старте.

Самым оптимальным вариантом бухгалтерского обслуживания для ИП является аутсорсинг, то есть передача обязанностей по ведению учёта независимому бухгалтеру или компании. Второе даже предпочтительнее, потому что многие фирмы-аутсорсеры дают гарантии по возмещению убытков, если они вызваны некачественными услугами. Бухгалтеры-одиночки такие условия предлагают редко.

В качестве итога предлагаем такую краткую пошаговую инструкцию по организации учёта ИП.

• Шаг 1. Соберите данные о своём бизнесе: виды деятельности, регион, предполагаемые доходы и расходы, необходимость найма работников, круг контрагентов.
• Шаг 2. Обратитесь на консультацию по расчёту налоговой нагрузки. Опытный специалист сможет сделать расчёт для нескольких систем налогообложения и предложит самый выгодный вариант для вашей ситуации.
• Шаг 3. Определите объём задач по ведению учёта и решите, будете вы заниматься этим самостоятельно или нет.
• Шаг 4. Если работы для бухгалтера немного, а вы готовы потратить на это своё время, изучите специализированные сервисы по ведению учёта. Это может быть покупка лицензионной программы, специальный тариф в банковском обслуживании, подключение к сервису онлайн-бухгалтерии.
• Шаг 5. Если бизнес предполагается активным, сравните предложения ауторсинговых компаний. Даже в комплексном тарифе стоимость обслуживания может оказаться ниже, чем зарплата наёмного бухгалтера. Плюсом также будет возможность настраивать объём необходимых услуг и расходы на них.

Подробнее узнать о критериях выбора фирмы-аутсорсера можно в этой статье.