Как бизнесу безопасно работать с самозанятыми

Налоговый режим НПД действует в России не так давно, но стал уже очень популярным. Услуги самостоятельных исполнителей востребованы не только у населения, но и у бизнеса. Коммерческим заказчикам необходимо знать, какие существуют риски работы с самозанятыми, ведь они могут повлечь за собой налоговую и административную ответственность.

Разобраться в нюансах работы с плательщиками НПД помогла Лариса Невская, руководитель и методист компании 1С:БухОбслуживание «Авлата», профессиональный бухгалтер-аутсорсер.

Что такое самозанятость

Самозанятость — это особый налоговый режим, применение которого влечет возникновение обязанности по уплате налога на профессиональный доход (НПД). Стать самозанятыми могут жители всех регионов России, а также некоторые иностранцы.

Оформить самозанятость можно с 14 лет. Если подросток уже ведет свой бизнес и оформлен в качестве ИП, для применения спецрежима достаточно подать в налоговую соответствующее заявление. Если статуса ИП у несовершеннолетнего нет, потребуется получить письменное согласие родителей или стать дееспособным в порядке, предусмотренном законом.

Индивидуальные предприниматели тоже могут перейти на НПД, не теряя статуса ИП. Для этого им нужно зарегистрироваться самозанятым и в течение 30 дней подать заявление об отказе от спецрежимов — упрощенной системы налогообложения (УСН) или единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН), если они их применяли. ИП, работающим по патенту, нужно либо подождать, пока закончится патент, либо сначала отказаться от патента и уже потом становиться самозанятым.

Условия применения НПД:

• работать самостоятельно без наемных сотрудников;
• заниматься разрешенной для этого режима деятельностью;
• максимальный доход — не более 2,4 млн руб. в год (законопроект, предлагающий удвоить этот лимит, был отклонен).

Плюсы работы с самозанятыми

Самозанятых в России уже больше 10 млн человек, и они не только оказывают услуги физлицам, но и активно работают с бизнесом. Перечислю очевидные плюсы сотрудничества с самозанятым.

• Экономия на страховых взносах, отпускных, больничных, организации рабочего места и т.п. Самозанятый сам платит за себя налоги (в размере 4 % или 6 % от полученной суммы), заказчик не является в отношении него налоговым агентом.
• Договор с самозанятым легче расторгнуть по инициативе заказчика, чем трудовой договор. Не надо предупреждать работника за 2 месяца до увольнения, заботиться о его дальнейшем трудоустройстве и платить выходное пособие.
• В договор с самозанятым можно включать дополнительные условия, например, разные варианты и сроки оплаты. Гражданский кодекс позволяет ввести санкции за нарушение условий договора, невозможные по трудовому законодательству.
• Предпринимателю проще экспериментировать. Если вы планируете масштабировать бизнес, наладить производство нового продукта или ввести дополнительную услугу, можно организовать это как отдельный проект и привлечь исполнителей со стороны.

Что необходимо учитывать при заключении договора с самозанятыми

При заключении договора с самозанятым важно учитывать определенные критерии. Ведь статус такого исполнителя существенно отличается от статуса наемного работника.

• Привлекайте к сотрудничеству самозанятых только на проектные или разовые работы, а при рамочном договоре грамотно оформляйте задания.
• Не допускайте включения в договор с внештатником трудовой терминологии или условий, характерных для трудовых отношений.
• Проверяйте статус самозанятых перед началом сотрудничества и перед каждой выплатой дохода.
• Оформляйте полный пакет закрывающих документов и своевременно получайте чеки на выплаченное самозанятым вознаграждение (советую прямо прописать эти условия в договоре).

В отношении видов деятельности, по которым можно привлечь самозанятого, установлены запреты на:

• договоры поручения, комиссии, агентские;
• лицензируемые направления;
• аренду нежилой недвижимости (можно арендовать жилье или движимое имущество)
• продажу готовых или подакцизных товаров (самозанятые могут продавать только товары собственного производства).

Кроме того, установлен запрет на сотрудничество с самозанятым, если заказчик услуг или работ является его работодателем или являлся им в течение последних двух лет. В такой ситуации сомнительна даже возможность аренды. Минфин и ФНС считают, что доходы от сдачи в аренду имущества своему работодателю не признаются объектом обложения НПД, а облагаются НДФЛ. У судов на этот вопрос нет единого мнения.

Риски работы с самозанятыми

Несмотря на явные плюсы, существуют налоговые риски при работе с самозанятыми. Основная претензия ФНС — подмена трудовых отношений договором ГПХ, заключенным с самозанятым.

Признаки подмены трудовых отношений четко прописаны в письмах Минфина и в других документах, среди них:

• регистрация физического лица в качестве самозанятого — условие заказчика;
• закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение исполнителем работ определенного вида, а не разового задания);
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания года;
• заказчик распределяет плательщиков НПД по объектам (маршрутам), исходя из производственной необходимости;
• заказчик определяет режим работы самозанятого (рабочее время и время отдыха);
• есть инфраструктурная зависимость: плательщик НПД выполняет работу из материалов, инструментами и на оборудовании заказчика;
• услуги плательщика НПД заказчик оплачивает и учитывает в порядке, аналогичном установленному ТК РФ (оплата в определенные сроки и в фиксированной сумме и др.).

Какие доказательства подмены трудовых отношений собирает налоговая инспекция?

Прежде всего, это письменные доказательства постоянного нахождения исполнителя на территории заказчика: пропуск в офис или на объект заказчика, журналы регистрации прихода и ухода сотрудников.

Это также документы кадровой деятельности работодателя: графики работы, сменности, отпусков, документы о направлении работника в командировку, расчетные листки о начислении зарплаты.

Сюда же надо отнести документы хозяйственной деятельности работодателя (например, заполняемые или подписываемые самозанятым накладные); документы по охране труда; свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и др.

Если ФНС переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой, то к заказчику могут быть применены санкции:
административные — приостановление деятельности до 90 суток, штраф на организацию от 50 до 100 тыс. руб., на должностных лиц — от 10 до 20 тыс. руб.;

налоговые — доначисление НДФЛ и страховых взносов с соответствующими пенями и штрафами.

Кроме того, сотрудничество с самозанятыми влечет за собой другие риски:

• Отсутствие чека от самозанятого. Если чека не будет, налоговая не признает эти расходы, а также может потребовать начислить НДФЛ и взносы, даже если у вас есть другие подтверждающие документы (договор, акты).
• Утрата статуса плательщика НПД из-за превышения годового лимита в 2,4 млн рублей или нарушения других условий применения спецрежима. Если организация или ИП выплатит вознаграждение самозанятому после утраты им статуса, или доход будет признан не подпадающим под НПД, то заказчику потребуется уплатить с него в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Также нужно будет сдать соответствующую отчетность по исполнителю.
• Блокировка расчетного счета. Это одна из частых проблем безналичных переводов физическим лицам без уплаты налогов и взносов. Чтобы снять блокировку, нужно предоставить банку договор с самозанятым. Поэтому советую в платежном поручении сразу прописывать, что оплата проводится плательщику НПД, а также указывать реквизиты договора.
• Низкое качество работ/услуг. Наемный работник выполняет свои обязанности под контролем работодателя, а самозанятый исполнитель должен самостоятельно нести гражданско-правовую ответственность по договору. Самозанятый, как и любой подрядчик, должен возмещать убытки и платить неустойки, для этого надо прописывать в договоре соответствующие меры ответственности.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Работа с самозанятыми-иностранцами

Напомню, что регистрироваться в качестве самозанятого могут не только россияне, но и граждане некоторых других государств (пока что Белоруссии, Украины, Казахстана, Армении и Кыргызстана).

В отношении каждого самозанятого иностранца при заключении и расторжении договора подается уведомление в МВД. Исключений здесь нет, даже если у иностранца есть разрешение на временное проживание, или вид на жительство, или патент на работу, или он имеет статус высококвалифицированного специалиста.

На подачу уведомлений у заказчика есть всего три рабочих дня, начиная со следующего дня после подписания или расторжения договора. При заключении дополнительного соглашения к договору с самозанятым иностранцем повторно уведомлять МВД не требуется. Форма называется «Уведомление по трудовым мигрантам», ее можно заполнить на Портале госуслуг или скачать с официального сайта МВД.

За неподачу уведомления в МВД, равно как и за нарушение срока, формы и порядка подачи уведомления предусмотрена административная ответственность по ч. 3 ст. 18.15 КоАП:

• для должностных лиц и ИП — штраф от 35 000 до 50 000 руб.;
• для юридических лиц — штраф от 400 000 до 800 000 руб. или приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Штраф налагается за каждого иностранца. Для работодателей Москвы, Санкт-Петербурга, Московской и Ленинградской областей предусмотрены повышенные размеры штрафов — до 1 млн рублей.

Новый закон о занятости

Контрольные мероприятия в сфере занятости со стороны государства ужесточились. Вступил в силу новый закон № 565-ФЗ от 12.12.2023, на основании которого в российских регионах создаются межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости.

Комиссии рассматривают не только жалобы работников на работодателей, но и сведения, составляющие налоговую тайну. Среди них есть и данные о привлечении бизнесом самозанятых.

До 25 числа второго месяца каждого квартала ФНС направит в комиссии сведения:

• о фирмах и ИП, которые работают с более чем 10 самозанятыми и платят им вознаграждение от 20 тыс. рублей в месяц,
• о признаках нарушений, которые указывают на то, что трудовые договоры подменяют ГПД.

По итогам анализа этих сведений бизнесменов могут вызывать на заседание комиссии, где надо объяснить необходимость и целесообразность привлечение самозанятых вместо наемных работников.

Судебная практика по привлечению самозанятых

С ростом интереса к сотрудничеству с самозанятыми увеличивается и объем спорных ситуаций между плательщиками НПД, компаниями и налоговыми органами. Приведу несколько судебных решений по этой теме.

Постановление АС Дальневосточного округа от 08.12.2023 по делу N А04-2860/2023

Фитнес-центр заключал с самозанятыми договоры на оказание услуг инструкторов, фитнес-тренера, управляющего отдела продаж, техника. При камеральной проверке уточненного расчета по страховым взносам ИФНС переквалифицировала гражданско-правовые отношения в трудовые. Налоговики доначислили взносы, пени и оштрафовали организацию. Суд поддержал инспекцию. Договоры содержали признаки трудовых (обязанность подчиняться внутреннему трудовому распорядку; систематическое оказание услуг; использование материалов, инструментов и оборудования заказчика на его территории).

Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 06.10.2022 № 88-18577/2022 по делу N 2-7192/2021

Между самозанятым и ООО заключен договор на оказание услуг, однако самозанятый (истец) просит признать его трудовым. Истец указал, что между ним и ответчиком был заключен договор на оказание услуг по монтажу оконных конструкций, оплата услуг производилась в соответствии со сдельными расценками, указываемыми в заказах, данные отношения носили бессрочный характер и, по существу, являлись трудовыми, которые ответчиком надлежащим образом оформлены не были. Решение: Отказано.

Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 13.09.2022 № 88-15520/2022 по делу N 2-183/2022

Требования работника: 1) Об установлении факта трудовых отношений; 2) О взыскании задолженности по заработной плате; 3) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 4) О взыскании компенсации морального вреда; 5) Об обязанности внесения в трудовую книжку записи о работе. Истец полагает, что состояла в трудовых правоотношениях, о чем свидетельствует работа с клиентами, подчинение установленному внутреннему распорядку, получение заработной платы, однако трудовой договор с ней заключен не был. При рассмотрении дела судом установлен факт допуска истца к работе ответчиком (работодателем), постоянный характер этой работы и выполнение трудовой функции в интересах работодателя за выплачиваемую заработную плату. Поскольку в материалах дела не представлены доказательства заключения ответчиком с истцом какого-либо договора на оказание исполнителем как самозанятым услуг в пользу ответчика, судом правомерно отклонены доводы ответчика о наличии между сторонами гражданско-правовых отношений. Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено в части; 4) Удовлетворено; 5) Удовлетворено.

Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 30.08.2021 № 88-20546/2021

Факт наличия у истца в договоре статуса самозанятый, не опровергает выводов апелляции о наличии между сторонами трудовых отношений. Требования работника: 1) О признании правоотношений трудовыми; 2) О взыскании платы за вынужденный прогул; 3) О взыскании компенсации морального вреда; 4) О восстановлении на работе. Обстоятельства: Нарушены трудовые права истца. Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено; 3) Удовлетворено; 4) Удовлетворено.

Выводы

В заключение хочу сказать, что переходить к сотрудничеству с самозанятыми можно и нужно. Не надо этого бояться, необходимо только соблюдать все нюансы работы с самозанятыми.

Конечно, ни в коем случае не рекомендую переводить своих работников на самозанятость. Или нанимать людей, которые будут выполнять трудовые функции вашей компании тоже по договорам самозанятости.

Но на проектные работы и какие-то разовые услуги не имеет смысла заключать трудовой договор или договор ГПХ с обычным физлицом. Привлекайте для этого самозанятых, это отвечает интересам обеих сторон.

Разумеется, надо соблюдать все рассмотренные требования законодательства и правильно оформлять все документы. Это позволит существенно снизить налоговые риски при работе с самозанятыми

Верный
шаг к успеху!