Подсистема «1С:УФА» по работе с дебиторкой
Дебиторская задолженность клиентов – проблема многих бухгалтерских компаний, которая может привести к кассовым разрывам и другим неприятным последствиям. Для того, чтобы партнеры «1С:БухОбслуживание» могли контролировать и управлять дебиторкой, фирма 1С разработала специальные инструменты в рамках программы «1С:УФА».
В 2026 году на смену прежнему сервису «Дебиторка» пришла новая подсистема «Контроль дебиторской задолженности». О том, как она работает, рассказала Анастасия Афанасьева из фирмы «1С».
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность – это общая сумма долга (задолженности), причитающаяся партнеру со стороны клиентов на тарифах, а также клиентов, которым оказываются разовые услуги и услуги по восстановлению учета. Дебиторская задолженность возникает, если клиент нарушает установленные договором сроки оплаты услуг.
Дебиторская задолженность также возникает при возмещении гарантийного взноса, когда партнер уже сделал вычет в счет погашения задолженности клиента. Здесь дебиторская задолженность по оплате оказанных услуг перетекает в дебиторскую задолженность по возмещению гарантийного взноса.
В соответствии с условиями договора, после выставления акта и счета у клиента есть два рабочих дня, чтобы оплатить оказанные услуги. Если срок оплаты нарушается, текущая дебиторская задолженность становится просроченной.
Как происходит работа с дебиторской задолженностью
Порядок работы с дебиторской задолженностью определяется условиями договора с клиентом.
По окончании расчетного периода партнер формирует журнал учета оказанных услуг. Журнал согласуется с клиентом (клиент согласует журнал, либо журнал может быть согласован автоматически по истечении 2 рабочих дней или другого настроенного в «1С: УФА» срока с момента публикации). После согласования журнала со стороны клиента возникает обязательство по оплате оказанных услуг.
На основании возникшего обязательства партнер выставляет акт и счет на оплату оказанных услуг. В этот момент у клиента возникает текущая дебиторская задолженность. Договором предусмотрен срок оплаты в течение 2 рабочих дней с момента выставления счета и акта. В течение 2-х рабочих дней партнер контролирует получение оплаты от клиента.
Если клиент оплачивает счет, его обслуживание продолжается. Если же клиент не оплачивает счет в установленный срок, дебиторская задолженность становится просроченной, и начинается процесс взыскания задолженности.
В процессе взыскания задолженности договором предусмотрены такие сценарии работы:
- зачет гарантийного взноса;
- приостановка обслуживания;
В зависимости от выстроенных внутренних процессов возможны также различные взаимодействия с клиентом (позвонить, напомнить о задолженности) либо отсрочка платежа по договоренности с клиентом.
Итогом взыскания задолженности будет являться либо продолжение обслуживания клиента, либо расторжение договора с ним в одностороннем порядке или по соглашению сторон.
Инструменты взыскания задолженности
Инструменты взыскания задолженности применяются в соответствии с договором и Правилами обслуживания партнерской сети «1С:БухОбслуживание».
Процедура взыскания начинается с выставления акта и счета. Если счет не оплачен, то на третий рабочий день у клиента возникает задолженность. Добавлю, что партнер имеет право уведомлять клиента о необходимости оплаты оказанных услуг как после выставления акта и счета, так и до этого. Соответственно, чтобы не допустить формирования задолженности, можно заранее напомнить клиенту, что скоро необходимо будет подготовить платеж.
На второй рабочий день с момента возникновения задолженности партнер может приостановить обслуживание или расторгнуть договор в одностороннем порядке в связи с задолженностью клиента. Дополнительно можно выставить претензию. На четвертый рабочий день с момента выставления претензии можно погасить просроченную дебиторскую задолженность клиента за счет гарантийного взноса.
В «1С:УФА» реализована новая подсистема, которая позволяет контролировать дебиторскую задолженность клиентов и работать с гарантийными взносами по договорам. Она автоматически собирает данные об актах, счетах, оплатах и контролирует нарушения сроков по долгу. Данные обновляются каждую ночь, также доступна ручная синхронизация данных.
Подсистема состоит из двух частей:
- Контроль дебиторской задолженности. Взаиморасчеты – Основное – Контроль дебиторской задолженности.
- Гарантийные взносы клиентов. Взаиморасчеты – Основное – Гарантийные взносы клиентов.
Первая часть показывает долги клиентов по оплате услуг, направляет уведомления о долге, подсказывает сценарий работы с задолженностью. Предлагает дальнейшие действия с клиентами, проводя их по этапам (предопределенным или настроенным под процессы аутсорсера).
Вторая часть показывает информацию о суммах и остатках гарантийных взносов, а также рекомендует пересмотреть или возместить их. Программа предлагает рекомендации с учетом настроек, которые устанавливает аутсорсер, а также опирается на условия Договора и Правил обслуживания.
Как начать работу с подсистемой
Для начала вам необходимо настроить сценарий работы, то есть выбрать событие, при наступлении которого у клиента возникает долг. Этот сценарий зависит от того, публикуете вы журналы для клиента в личном кабинете или нет. Соответственно, выбираете событие, по наступлению которого система будет вести свой отчет и предлагать совершить определенные действия к той или иной дате.
Затем, после того как вы настроили сценарий работы, необходимо актуализировать долги клиентов. Для этого есть специальный мастер перехода на новую подсистему взаиморасчетов. В этом мастере надо указать дату перехода, сверить остатки по клиентам. Их система подгрузит автоматически. При необходимости их можно поправить, скорректировать. Далее останется только сохранить данные и приступить к работе.
Как работает новая подсистема «Контроль дебиторской задолженности»
Когда вы начинаете переход на систему, начальные настройки формируют этапы, на которых будет находиться клиент. Программа также учитывает другие подсистемы «1С:УФА», например, журналы учета оказанных услуг и информацию о гарантийных взносах клиентов. Система синхронизируется в автоматическом режиме с базами в облаке «1С:БО», а также с локальными базами вне облака.
Соответственно, информация из бухгалтерии клиента будет поступать в «1С:УФА» автоматически, формируя данные о задолженности и распределяя клиентов по соответствующим этапам. В результате вы видите, какое действие необходимо совершить с клиентом: приостановить обслуживание, направить уведомление или расторгнуть договор.
Что касается параллельной работы с существующей подсистемой «Дебиторка», новая подсистема «Контроль дебиторской задолженности» до 31 декабря 2026 года будет работать параллельно. С 1 января 2027 года в старом сервисе «Дебиторка» будет отключен контроль взаиморасчетов с клиентами.
При переходе на использование нового сервиса контроля дебиторской задолженности мы отключим отправку уведомлений в сервисе «Дебиторка». Это необходимо, чтобы клиенту не дублировались уведомления о том, что ему срочно необходимо оплатить счета.
Подробнее узнать про работу с новыми подсистемами наши партнеры могут в Базе знаний. Мы подготовили статьи о вводе начальных остатков, контроле дебиторской задолженности, работе с гарантийными взносами, а также вебинар на эти темы. Приглашаем изучить эти материалы".
Узнайте условия сотрудничества с фирмой 1С.
Заполните форму, мы пришлем подборку материалов
и перезвоним!
