Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг

Каждый собственник бизнеса уже на старте понимает, что бухгалтерией придется заниматься, и она будет стоить денег. Вопросов при этом возникает множество.

• Какой бухгалтер лучше – штатный, приходящий или аутсорсер?
• Как организовать учет, чтобы он не выглядел черным ящиком, в котором бесследно исчезают потоки денег?
• Кому можно доверить конфиденциальную информацию о доходах и расходах, о взаимоотношениях с контрагентами и другую внутреннюю кухню?
• Кто будет отвечать за ошибки в учете и споры с налоговой инспекцией?
• Как оптимизировать налоговую нагрузку, чтобы не иметь долгов перед бюджетом и при этом не переплачивать?
• Как отслеживать бесконечные изменения законодательства, которые меняют условия работы бизнеса?
• Что делать, если банк не пропускает платежку или вообще грозит заблокировать расчетный счет?
• Как понять, что бухгалтер всё делает правильно, если сам владелец компании не владеет методологией учета?

Если у вас возникают такие же или схожие вопросы – это совершенно нормально. Именно такая позиция характеризует вдумчивый подход, когда собственник бизнеса понимает, что при выборе бухгалтера нельзя действовать наугад.

Давайте поговорим об одном из вариантов бухгалтерского обслуживания – аутсоринге. Это понятие относится не только к бухгалтерии, но и к другим непрофильным видам деятельности бизнеса – логистике, клинингу, подбору кадров, правовой поддержке, IT и прочее.

Выбирая аутсорсинг в какой-либо сфере, компания выступает не работодателем, а заказчиком необходимых ей услуг и работ. Они могут быть нужны разово, временно или на постоянной основе. Аутсорсинг популярен во всем мире, потому что у него есть неоспоримые преимущества. Но есть и свои минусы, поэтому будет некорректным утверждать, что внешние исполнители всегда лучше штатного работника.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг на деле

Скорее всего, у вас уже есть какие-то представления об аутсорсинге бухгалтерских услуг. Проблема в том, что часть из них основана на чужом негативном опыте, часть – на слухах, часть – на заказных отзывах конкурентов бухгалтерских компаний. Этот эмоциональный шум мешает принять правильное решение, которое должно основываться только на фактах и на их оценке для своего конкретного бизнеса.

Что же такое аутсорсинг бухгалтерских услуг? Это передача учета внешнему специалисту, который отвечает, как минимум, за корректный расчет налогов, их своевременную уплату, сдачу отчетности, прохождение банковских платежей.

Аутсорсер – это необязательно специализированная компания. На рынке работает множество бухгалтеров-одиночек, которые хорошо справляются со своими обязанностями. Но, конечно, максимально широкий ассортимент услуг может предложить только специализированная бухгалтерская фирма.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг стала особенно быстро развиваться после внедрения электронного документооборота. Современные и разнообразные способы связи, доступный интернет, защищенные каналы передачи данных, удаленный формат работы – всё это создает впечатление, что бухгалтер всегда находится у вас под рукой.

Как же всё происходит на практике? Ведь каждая организация в ходе деятельности генерирует огромное количество разных документов, разве они не требуются для составления отчетов?

Конечно, требуются. Более того, именно на основании этих документов, которые называются первичными, и ведется учет. Об этом, в частности, говорится в статье 9 закона «О бухгалтерском учете». Соответственно, базовая задача при аутсорсинге бухгалтерии – это передача или контролируемая обработка первички. Если клиент не передаст вовремя свои документы, аутсорсер просто не сможет сформировать обязательную отчетность.

Помимо вопросов с первичными документами очень важно разделить зоны ответственности заказчика и исполнителя. Аутсорсинг учета может быть полным или частичным. В первом случае это «бухгалтерия под ключ», во втором – внешним исполнителям передаются некоторые участки учета, например, только расчет зарплаты или только кассовые операции. Есть также такое понятие, как «главный бухгалтер на аутсорсинге», когда текучка поручается штатным сотрудникам, а отчетность оформляется внешним специалистом.

От выбранного формата аутсорсинга зависит перечень документов для обработки, сроки их передачи, размер ответственности, стоимость услуг.

Наконец, очень значимым является вопрос технологического оформления аутсорсинга бухгалтерии. Большинство крупных аутсорсеров используют облачные бухгалтерские системы, защищенные серверы, электронный документооборот, интеграции с банками и онлайн-кассами. А если заказчик получает доступ к своему личному кабинету, где отражены сроки закрытия периодов, структура отчетности, логика расчетов, то учет становится даже более прозрачным, чем со штатным бухгалтером.

Поэтому аутсорсинг в бухгалтерии – это не всегда только передача через курьера бумажных документов для их последующей обработки. Это может быть доступ к современному многофункциональному сервису, где заказчик в режиме реального времени общается с бухгалтером через разные каналы связи, видит свои документы и отчеты в личном кабинете и может запросить пояснения по любому вопросу.

Преимущества аутсорсинга

Разобравшись, что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг в целом, разберем его плюсы и минусы. И начнем с преимуществ, благодаря которым этот формат обслуживания завоевал популярность.

Снижение затрат на бухгалтерию

Часто самым главным плюсом бухгалтерии на аутсорсинге называют экономию на зарплате штатного работника. Действительно, бухгалтеру надо выплачивать не только заработную плату, но и перечислять за него страховые взносы (единый тариф составляет 30% от выплат), отпускные и больничные. Кроме того, нужно создать ему рабочее место, оборудовав его, как минимум, компьютером, оргтехникой и программным обеспечением.

Понять, во что обойдется бизнесу штатный бухгалтер, достаточно легко: изучите размеры предлагаемых зарплат в вакансиях вашего региона, добавьте страховые взносы и 28 календарных дней оплачиваемого отпуска. Плюс затраты на организацию рабочего места.

Теперь вы сможете сопоставить расходы на бухгалтера в штате со стоимостью аутсорсинговых услуг. Скорее всего, выгоднее окажется именно аутсорсинг. Почему так?

Хороший аутсорсер стремится снизить себестоимость своих услуг, для чего используется своего рода, конвейерный подход: автоматизация рутинных процессов, регламенты, контроль времени сотрудников, передача сложных вопросов высококвалифицированным специалистам.

Что касается стоимости обслуживания, то часто используется гибкий подход: в тариф входит определенный объем операций, к которому, при необходимости, всегда можно добавить дополнительные услуги. Поэтому заказчик может платить только за тот объем обслуживания, который реально ему нужен прямо сейчас.

Отсутствие контроля работодателя

Трудовые отношения характеризуются тем, что работник находится под управлением и контролем работодателя. Конечно, степень контроля за работой бухгалтера может быть разной. В некоторых компаниях директор постоянно напоминает о сроках, уточняет статус отчетов, решает конфликты, участвует в разборе ошибок, ведет переговоры с налоговой, а где-то бухгалтер пользуется полной свободой. В любом случае, какое-то время у руководства это занимает. А если с работником в рабочее время что-то произойдет, то работодатель несет за это ответственность.

За сотрудниками компании-аутсорсера заказчик следить не должен и ответственности за них не несет. Поэтому бухгалтерия из зоны контроля превращается в функцию, у которой есть своя понятная стоимость.

Доступ к широкой экспертизе

Один бухгалтер не может одинаково глубоко разбираться во всех режимах налогообложения, отраслевых нюансах, изменениях законодательства, судебной практике, позициях налоговых органов. Даже при высокой квалификации он работает в рамках собственного опыта.

Аутсорсинговая компания аккумулирует знания разных специалистов. Это особенно важно, когда бизнес растет, меняет модель работы, выходит на новые рынки, открывает филиалы, запускает новые направления.

Снижение ошибок в учете

В малом и среднем бизнесе бухгалтер часто работает в одиночку. Без внутренней проверки, без методологической поддержки, без коллег, с которыми можно обсудить сложную ситуацию. В таких условиях даже хороший специалист рано или поздно допускает ошибки – из-за перегрузки, усталости, человеческого фактора.

В аутсорсинговой модели ответственность распределена. Расчеты перепроверяются, сложные вопросы обсуждаются внутри команды, постоянно отслеживаются изменения законодательства, судебная практика, позиции ФНС. Это не гарантирует абсолютной безошибочности, но заметно снижает вероятность критических просчетов, которые приводят к штрафам, доначислениям и проверкам.

Ответственность за качество учета

Ошибки в учете обходятся дорого, потому что влекут за собой штрафы, пени, взыскание недоимки, блокировку расчетного счета, споры с контрагентами, ухудшение деловой репутации и прочее. Кто будет за всё это платить?

Штатный главбух входит в перечень лиц, на которых можно возложить полную материальную ответственность. Но, во-первых, не так-то просто доказать его вину, потому что есть свои нюансы при оформлении этого условия. Во-вторых, даже доказанный ущерб сложно взыскать, потому что с зарплаты работника на погашение долга можно удерживать не более 20%. Либо сумма будет выплачиваться в рассрочку. Кроме того, суд может, оценив материальное положение работника, пойти ему навстречу и снизить размер выплат.

В отличие от наемного работника, аутсорсер несет гражданско-правовую ответственность, поэтому взыскать с него ущерб в полном размере проще и быстрее. Более того, многие бухгалтерские компании страхуют свою профессиональную ответственность, поэтому у них действительно есть средства для возмещения бизнесу возможных потерь.

Риски бухгалтерского аутсорсинга

Даже понимая преимущества аутсорсинга, собственник бизнеса редко принимает решение сразу. Почти всегда есть список вопросов, которые беспокоят предпринимателя, попробуем их разобрать.

Потеря контроля

Есть опасения, что после передачи бухгалтерии на аутсорсинг учет станет для собственника закрытой зоной. Что отчеты будут формироваться без согласования с заказчиком, вопросы – оставаться без ответа, а реальная картина бизнеса – размываться.

Безусловно, заказчику нужно обсуждать вопрос доступа к своим данным, сроки и форматы отчетов, каналы связи, контакты ответственных лиц. Если аутсорсер «темнит» и только обещает, что всё будет хорошо, то это признак непрофессионализма подрядчика и доверять ему не стоит.

Утечка информации

Хотим мы этого или нет, но электронный документооборот – это сегодняшние реалии. ФНС уже несколько лет принимает баланс только через ЭДО, декларация по НДС сдается в электронном виде. При наличии более 10 работников отчеты по ним тоже передаются онлайн. Более того, бухгалтерская отчетность юридических лиц открыто выкладывается на сайты ФНС (Ресурс БФО).

Работать только с бумажными документами уже невозможно, поэтому главный вопрос – это обеспечение безопасного хранения и передачи электронных данных. И тут аутсорсинговые компании часто оказываются лучшим вариантом, потому что могут позволить себе более совершенные способы защиты. Кроме того, условие о конфиденциальности и ответственности за ее нарушение включается в большинство договоров с заказчиками.

Необоснованная стоимость

Сейчас большинство аутсорсеров детально прописывают, что входит в стоимость обслуживания. Но если вам просто называют какую-то фиксированную ежемесячную сумму без объяснения, что входит в тариф, это должно насторожить.

Поэтому спрашивайте, уточняйте, просите рассчитать стоимость сопровождения именно для вашей компании, узнавайте условия предоставления дополнительных услуг и т.д. Бухгалтер на аутсорсинге – это такой же подрядчик, как и при заказе других работ и услуг.

Проблемы с коммуникацией

Если бухгалтер не сидит в соседнем кабинете, то естественно поинтересоваться, как будет осуществляться связь с ним. Каналов доступа должно быть много, в идеале – единая лента взаимодействия, куда попадают вопросы из разных мессенджеров и соцсетей. Аутсорсер должен объяснить, какой сотрудник будет закреплен за предпринимателем, какой регламент ответов существует, что делать в ситуации, нетерпящей отлагательств, и т.д.

На самом деле, риски аутсорсинга бухобслуживания связаны не с самой моделью, а с выбором исполнителя и договорными условиями. При грамотном подходе эти риски не исчезают полностью, но перестают быть критичными.

Как работает бухгалтерский аутсорсинг в сети «1С:БО»

Рынок бухгалтерского аутсорсинга в России уже достаточно развит, и на нем представлены разные исполнители – от бухгалтера-одиночки до крупных федеральных сетей.

Одна из таких сетей – «1С:БухОбслуживание», в которой сейчас 1235 партнеров в 304 городах. Они оказывают услуги по ведению бухгалтерского, налогового, кадрового учета и расчета заработной платы по единому стандарту, разработанному «1С».

Условия предоставления бухгалтерского обслуживания партнеров сети «1С:БО» описаны в Правилах. С этим документом, а также с договором можно ознакомиться заранее, подробно их изучив (для получения образца договора пишите на email: support@1cbo.ru).

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Ниже мы ответили на часть вопросов, которые задают компании, рассматривающие для себя возможность бухгалтерского аутсорсинга.

Какие документы я должен предоставить, чтобы передать свою бухгалтерию на аутсорсинг?

Нужны копии документов, подтверждающих государственную регистрацию компании или ИП: листы записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП, устав юридического лица, коды статистики, лицензии, если есть. Потребуются также копии документов, касающихся ведения учета (учетная политика, лимит остатка по кассе, отчетность за текущий год), а также первичные документы за период с начала текущего квартала. Подробный список документов есть в приложении к договору на ведение учета.

Где будут храниться мои документы и данные моего бизнеса после перехода на аутсорсинг? Вы можете гарантировать, что с ними ничего не случится?

Обычно оригиналы своих бумажных документов клиент хранит усебя, а нам передаются только сканы или фотографии оригиналов. При необходимости клиент ипартнер «1С:БО» могут согласовать передачу и хранение документов вофисе партнера, это дополнительная услуга ктарифу, которая оплачивается отдельно.

Что касается ваших данных, то они будут храниться насерверах провайдера сервиса (фирмы «1С»), которые находятся внадежном дата-центре. Провайдер гарантирует работу оборудования ипрограммного обеспечения и обеспечивает резервное копирование данных. Для передачи информации используется защищенный протокол https, предусматривающий шифрование данных. Доступ к ним есть только у вас, а также пользователей, которым вы предоставляете соответствующие права.

Как работает аутсорсинг бухгалтерии через партнеров «1С:БО» на практике?

Для корректной работы нам нужны первичные документы и данные учета компании-клиента. При заключении договора мы согласовываем периодичность передачи документов, это зависит от объема документооборота, специфики деятельности, необходимости формировать дополнительные отчеты и т.д. Документы забирает наш курьер в вашем офисе или другом удобном вам месте. Наши бухгалтеры работают только в нашем офисе.

Для ведения кадрового учета клиент предоставляет данные по сотрудникам, на основе которых мы составляем кадровые приказы, например, на прием, увольнение, перевод, отпуск. Если вы передаете на аутсорсинг расчет заработной платы, то ежемесячно предоставляете нам необходимые данные и документы, на основе которых мы производим необходимые расчеты.

Учет ведется с использованием программы «1С:Бухгалтерия 8». Для клиента создается информационная база данных, которая размещается на удаленном и защищенном сервере в дата-центре. В течение месяца после заключения договора мы вводим в базу информацию из первичных документов и составляем необходимые учетные регистры: кассовую книгу, журнал учета счетов-фактур и др.

По окончании отчетного периода мы формируем отчетность, рассчитываем налоги, и готовим платежные поручения на уплату налогов. Далее клиент должен утвердить суммы налогов и содержание отчетности, после чего мы отправляем ее по электронным каналам связи в ФНС, Соцфонд, Росстат, другие ведомства.

Кто будет оформлять наши первичные документы: акты, накладные, счета, счета-фактуры и прочее?

Мырекомендуем своим клиентам самостоятельно выписывать акты инакладные пореализации, оформлять счета исчета-фактуры. Для этого можно использовать облачную программу1С, доступ ккоторой предоставляется всоставе тарифа или свою учетную систему. При необходимости партнеры «1С:БО» консультируют клиентов по всем вопросам, связанным с оформлением первичных документов.

Мы уже ведем свой учет в программе «1С:Бухгалтерия». Сможет ли партнер «1С:БО» продолжать вести учет в нашей учетной базе или надо всё организовывать заново?

При заключении договора на бухгалтерское обслуживание на любом тарифе клиентам предоставляется доступ к облачным программам 1С. Партнер перенесет ваши данные в облако «1С:БО» и продолжит вести учет в вашей базе. Загрузка архива вашей базы в облачную «1С:Бухгалтерию» осуществляется бесплатно.

Как я могу проверить работу партнера «1С:БО», который будет вести учет моего бизнеса?

При заключении договора на бухгалтерское обслуживание проводится экспресс-аудит – проверка учета базы данных заказчика. По результатам аудита составляется акт оценки учета, где фиксируются возможные ошибки и дается оценка рисков для бизнеса. Если ошибки критические или данные предоставленной учетной базы повреждены, то рекомендуется провести восстановление учета.

При отказе заказчика от восстановления учета партнер «1С:БО» вправе отказаться от исполнения договора, потому что он несет ответственность за качество оказываемых услуг. Этот этап очень важен, потому что позволяет зафиксировать текущее состояние на момент передачи бухгалтерии на аутсорсинг.

Важно знать, что в своей деятельности партнеры «1С:БО» используют инструмент «Централизованный аудит», который нужен для выявления ошибок в учете и сданной отчетности. Кроме того, существует функция сплошной автоматической проверки данных деклараций всех клиентов перед отправкой в ИФНС и другие контролирующие органы. Это значительно снижает риски ошибок и налоговых споров.

Каждый месяц партнер «1С:БО» присылаетЖурнал учета оказанных услуг, где описан весь объем работы, которая была проделана его сотрудниками: сколько введено документов в учетную базу; какие отчеты сданы, какие поручения выполнены, какие дополнительные услуги предоставлены и т.д. Тем самым клиент видит, за что конкретно он платит.

Кто будет представлять интересы компании в случае налоговой проверки?

Мы можем по доверенности представлять интересы заказчика при всех налоговых проверках. Эта услуга является дополнительной и оплачивается отдельно.

А если мне понадобится анализ налогов по новому договору или какая-то справка/отчет?

Анализ договоров, предложение решений по оптимизации налоговой нагрузки, другие справки и отчеты готовят главные бухгалтеры иметодологи партнеров «1С:БО». Оперативно связаться по этим вопросам в рабочее время можно через чат вличном кабинете клиента(насайте или вмобильном приложении).

Аутсорсинг бухгалтерии – за или против

Мы постарались подробно рассмотреть бухгалтерию на аутсорсинге: что это значит, и какие здесь есть плюсы и минусы. Сама модель представляет собой выстроенную систему, которая включает в себя договор с заказчиком, правила обслуживания, регламенты взаимодействия, внутренний аудит, специальные технологии и ответственность сторон.

Если всё сделано правильно, бухгалтерия из зоны постоянного контроля собственника/руководителя бизнеса становится стабильно работающим инструментом, не требующим отвлечения управленческих ресурсов.

Однако при выборе подрядчика надо внимательно изучить договор, обратив особое внимание на следующие вопросы:

• порядок передачи документов;
• сроки закрытия периодов;
• форматы отчетности;
• каналы коммуникации;
• ответственность сторон.

Даже если вы рассматриваете возможность аутсорсинга бухгалтерии своего бизнеса только гипотетически, вы всегда можете связаться с выбранным партнером «1С:БО» и задать все интересующие вопросы.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Верный
шаг к успеху!