Аутсорсер или штатный бухгалтер

Постановка учета в организации или ИП — одна из важных задач, которую надо решить на старте бизнеса. При этом часто возникает вопрос, кто будет выполнять эту задачу, и что лучше выбрать — аутсорсинг или штатного бухгалтера. И в том, и в другом варианте есть свои плюсы и минусы, поэтому принять решение не так просто.

Что должна делать бухгалтерия

Бухгалтерия занимается не только сдачей отчетности и расчетом налогов. Через нее проходят все первичные документы, связанные со сделками, платежные поручения, банковские выписки, данные контрольно-кассовой техники. Кроме того, это расчет и выплата зарплаты, дивидендов, арендных и лизинговых платежей.

В небольших компаниях бухгалтерия часто выполняет смежные функции, связанные с документооборотом, обычно юридические и кадровые. Бухгалтеру могут поручить проверку контрагентов или подготовку протоколов общих собраний, хотя это не относится к его прямым должностным обязанностям. Управленческую отчетность для собственников бизнеса, а зачастую экономические расчеты и обоснования, тоже готовит бухгалтерия.

Бухгалтер взаимодействует с государственными органами — ФНС, СФР, Росстатом, трудовой инспекцией, таможней, решая многочисленные спорные вопросы. Оптимизация налогообложения и снижение налоговых рисков — тоже одна из задач бухгалтерии.

В последние годы к этим задачам добавились маркировка и прослеживаемость товаров, регистрация в официальных платформах, например, системе «Меркурий» для сельхозпроизводителей. А еще бухгалтер должен постоянно отслеживать изменения законодательства и работать в достаточно сложных программах для ведения учета и отправки отчетности.

Как руководитель понимает, что работа бухгалтерии его устраивает? В первую очередь, по отсутствию проблем с налоговой, банками, контрагентами, работниками. Отчетность сдается вовремя и корректно, платежи проводятся в установленные сроки и в полном объеме. Во-вторых, бухгалтерия владеет информацией о состоянии дел и может оперативно подготовить нужный отчет. В-третьих, все обязательные документы оформляются и хранятся в соответствии с требованиями законодательства.

Кому поручить ведение бухгалтерии

Ответственным за постановку ведения учета является лично руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Иногда, в самом начале деятельности, можно не искать бухгалтера, а попробовать вести учет своими силами с помощью онлайн-сервисов.

При этом надо учитывать, что работе даже в самых удобных программах надо учиться, тратя на это время, которое стоило бы посвятить развитию бизнеса. Кроме того, многие онлайн-сервисы имеют ограничения, например, по системам налогообложения, численности работников или видам деятельности. А уж когда бизнес начинает расти, нанимать работников, заключать многочисленные сделки, маловероятно, что с бухгалтерией справится человек без соответствующего образования, даже если он использует специализированные сервисы.

Не так давно вопрос выбора варианта бухгалтерского обслуживания вообще не стоял — бухгалтера нанимали в штат, иногда на неполный день. И только после активного развития специального софта и удаленного документооборота оказалось, что бухгалтеру необязательно находиться в соседнем с директором кабинете. Бухгалтерию можно передать на аутсорсинг, то есть поручить ведение учета специализированной компании, которая работает с несколькими клиентами.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Что такое аутсорсинг

Понятие «аутсорсинг» происходит от английского «outsourcing», которое означает «внешний ресурс». Под этим подразумевают, что выполнение части работы компания организовывает не в своих структурах, а во внешних.

Обычно на аутсорсинг передают непрофильные функции бизнеса: уборку помещений, организацию питания сотрудников, службу безопасности, подбор и обучение кадров, юридическое обслуживание, бухгалтерию.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет не иметь в штате сотрудников, занимающихся учетом. Это разрешает закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, в соответствии с которым компания должна возложить обязанности по ведению учета на главного бухгалтера или заключить договор об оказании соответствующих услуг. При этом стороной договора может быть как бухгалтер-фрилансер, так и специализированная организация.

Каким может быть аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинговые компании предлагают большой перечень услуг. Как правило, в комплексный пакет входит ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование первичных документов, сдача отчетности, контроль уплаты налогов, расчет зарплаты, оформление платежных документов.

Дополнительные или смежные услуги могут быть такими:

• управленческая отчетность;
• рекомендации по налоговой оптимизации;
• разработка учетной политики;
• юридическое сопровождение;
• внедрение электронного документооборота.

Такой вариант аутсорсинга бухгалтерии называют полным или «всё включено».

Однако передача бухгалтерии на аутсорсинг может быть не только полной, но и частичной. Так, если штатный главный бухгалтер не хочет расширять отдел за счет дополнительных сотрудников, то может делегировать аутсорсеру отдельные функции: расчет зарплаты, учет кассовых операций, обработку первичных документов и др.

Другой вариант — выполнять простые учетные задачи своими силами и найти главного бухгалтера на аутсорсинге. Например, в сети партнеров «1С-БухОбслуживание» клиент может самостоятельно вводить данные первичных документов.

Можно вообще ограничиться только внешним экспертным консультированием. Сложных вопросов в учете немало, и часто они находятся на стыке с юридическими, кадровыми, валютными, таможенными вопросами. Иметь квалифицированных специалистов по каждому профилю может позволить себе не каждая компания, да и необходимость в экспертах непостоянная.

Возможность заказывать только необходимые услуги снижает стоимость аутсорсинга бухгалтерии и позволяет клиенту контролировать ведение своего учета.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерии

Принимая решение о выборе варианта организации учета, надо оценить, какие задачи существуют у бизнеса на данном этапе, и какие ресурсы есть для их выполнения.

Большое количество хозяйственных операций, контрагентов, работников, специфическая деятельность, например, ВЭД или частое участие в торгах, потребует создания целого отдела, занятого учетом. Всем этим сотрудникам надо организовать рабочие места, оборудовать компьютерами, оргтехникой, лицензионным софтом, обеспечить выплату зарплаты и страховых взносов. Соответственно, содержание такого отдела потребует существенных затрат.

Бывает наоборот — для постоянного штатного бухгалтера нет достаточного объема работ, потому что компания только начинает деятельность или бизнес стоит на паузе.

Надо также сказать, что независимо от того, штатный у вас сотрудник или бухгалтер на аутсорсинге, ответственность за ведение учета несет сам ИП или директор организации. В налоговых декларациях даже нет отдельной строки для подписи главбуха.

Другое дело, что можно взыскать с бухгалтера ущерб, причиненный его некачественной работой, однако получить его в полном объеме с наемного работника сложнее, чем с исполнителя по договору.

Итак, что же требуется бизнесу при организации учета? В первую очередь, высокое качество оказанных услуг и надежность хранения своих данных. Во-вторых, ответственность за соблюдение требований законодательства. В-третьих, приемлемая стоимость.

Исходя из этого, рассмотрим преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг, если соблюдены критерии выбора исполнителя.

• Высокая квалификация сотрудников. Крупные аутсорсинговые компании работают по принципу конвейера, когда однотипные задачи и функции поручаются одному человеку. Это позволяет формировать стандарты и регламенты, которые легко контролировать, в том числе, в автоматическом режиме. В результате такой специализации количество ошибок в учете существенно сокращается. Кроме того, крупные исполнители много времени и средств тратят на постоянное обучение и повышение квалификации своих работников.
• Консультации экспертов. Время от времени в каждой организации возникают вопросы, требующие узкой экспертности, например, в валютном или таможенном законодательстве. Иногда поставить в тупик могут сложные вопросы и в самом учете. Такие узкопрофильные специалисты часто дорого стоят, да и необходимость в их услугах разовая. Держать их в штате для большинства бизнесменов неоправданно, а в аутсорсинговых компаниях их услуги доступны.
• Снятие с руководителя дополнительных организационных обязанностей. Даже если на предприятии есть целый отдел бухгалтерии во главе с главбухом, директору все равно приходится тратить время и силы на контроль его работы. Часто проблемы возникают еще и потому, что руководитель не обладает достаточной экспертностью при найме таких работников. А бухгалтера на аутсорсинге при приеме на работу в специализированную компанию проверяют специалисты такого же профиля.
• Финансовые гарантии и страхование рисков. Взыскать ущерб, вызванный некорректным ведением учета, намного проще с компании-аутсорсера, чем с наемного работника, который будет выплачивать его частями из своей зарплаты, и не факт, что погасит его полностью.
• Качественное программное обеспечение. Специализированный софт для ведения учета стоит достаточно дорого, но при этом облегчает выполнение задач и функций. Хорошие бухгалтерские компании нанимают высококлассных IT-специалистов, услуги которых слишком дороги для многих небольших организаций и ИП.
• Оптимизация затрат. Многие аутсорсеры предлагают разные тарифные планы, подробно описывая предлагаемые пакеты услуг. В результате клиент может платить только за то, что он готов передать внешнему исполнителю. Чаще всего бухгалтер на аутсорсинге обходится дешевле, чем организация внутренней службы.

Какие минусы бухгалтерии на аутсорсинге можно выделить? Некоторые руководители считают, что бухгалтер может быть только свой, постоянно находящийся под контролем. Иногда главбух выступает правой рукой директора, по факту частично его замещая в текущих вопросах. Но это, скорее, личностный нюанс, а не организационный. Удаленный формат работы после пандемии стал привычным, поэтому не требует постоянного присутствия главбуха в кабинете.

Другие минусы аутсорсинга могут объясняться неверным выбором исполнителя.

• Потеря данных или нарушение конфиденциальности, если аутсорсер не позаботился о качественном программном обеспечении и информационной безопасности.
• Клиенту не предоставляется доступ в его базу данных, из-за чего у него возникают сомнения в качестве учета.
• Отсутствие персонального менеджера, от которого клиент мог бы получить оперативный ответ по своей ситуации.
• Плохо организованная передача первичных документов, что не позволяет сформировать достоверную отчетность.
• Проблемы с передачей базы данных при расторжении договора.

В любом случае, решение о передаче бухгалтерии на аутсорсинг надо принимать после сравнения рисков и затрат на штатных работников. Опыт показывает, что во многих случаях внешний исполнитель оказывается более выгодным, но так бывает не всегда.

Верный
шаг к успеху!