Кадровое делопроизводство и расчет зарплаты - вести самим или отдать на аутсорсинг

Когда собственник бизнеса задумывается об организации кадрового учета и расчета зарплаты в компании, то на первый план выходят вопросы выгоды и безопасности. Какие еще критерии для этого выбора особенно важны, а какими можно пренебречь? Как руководителю принять решение и контролировать процесс?

Поручить кадровое делопроизводство можно не только штатному сотруднику, но и аутсорсеру. А перед тем, как выбрать исполнителя, надо понять, какой объем задач выполняют кадровик и бухгалтер по зарплате.

Какие функции для бизнеса выполняют кадровик и расчетчик зарплаты

Ведение кадрового учета и расчет заработной платы — достаточно чувствительная зона для любого бизнеса. У работодателя возникает целый перечень обязанностей, перечислим основные из них.

• Разработка локальных нормативных актов компании: правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании и др.
• Организация и ведение кадрового документооборота: найм, увольнение, переводы, повышения, взыскания, поощрения.
• Ведение и хранение трудовых книжек.
• Учет рабочего времени.
• Персональные данных сотрудников: сбор, обработка, хранение.
• Воинский учет. Охрана труда: СОУТ, инструкции, журналы, приказы и т.д.
• Ведение архива кадровых документов.
• Расчет и выплата заработной платы, расчет НДФЛ и взносов, сдача отчетности.
• Ответы на вопросы по расчетным листкам, подготовка справок по запросам сотрудников.
• Взаимодействие с контролирующими органами.

За нарушение кадрового делопроизводства предусмотрена ответственность по Трудовому кодексу и по КоАП РФ. А если нарушаются правила расчета зарплаты и сдачи отчетности, то надо быть готовым еще и к налоговым штрафам.

Штатный сотрудник: плюсы и минусы

Самостоятельное ведение кадрового учета и расчета заработной платы в небольшом бизнесе имеет ряд преимуществ.

Кадровик знает всех лично — индивидуальное внимание к каждому сотруднику.

Если мы говорим о небольшом бизнесе, то, как правило, кадровик может индивидуально подойти, найти ключ к каждому сотруднику. Это позитивно сказывается на удержании и сплочении коллектива, на том, что персонал работает с максимальной отдачей.

Прямой контроль руководителя над процессами кадрового учета и расчета зарплаты.

Часто руководителю бизнеса требуется сохранить прямой контроль над процессами. Когда в штате есть свои кадровик и бухгалтер по расчету зарплаты, вы можете управлять процессом напрямую, давать непосредственные указания своим сотрудникам.

Оперативное решение срочных вопросов.

Такие сотрудники всегда под рукой. Если вы понимаете, что для вас важна оперативность, в этом варианте она максимальна.

Глубокое знание и понимание особенностей бизнеса и процессов компании.

Собственный расчетчик и кадровик глубоко разбираются в особенностях бизнеса, особенно в системе заработной платы, которая не всегда бывает простой. Сюда же стоит добавить быстрое взаимодействие с ФНС и прочими контролирующими органами.

Но если посмотреть на самостоятельный кадровый учет с другой стороны, то нельзя не заметить возникающих сложностей и рисков.

Высокая финансовая нагрузка.

Часто у небольшого бизнеса просто нет нужного объема работ для полной загрузки расчетчика и кадровика. Если держать на этих позициях специально нанятых работников, то компания будет нести дополнительную финансовую нагрузку. На практике этот вопрос решается тем, что кадровый учет за определенную доплату передается главному бухгалтеру. Но это рискованно, потому что главбух не всегда имеет нужную квалификацию в этой сфере. А если он внезапно уволился или заболел, то остаются без внимания сразу несколько участков учета.

Риск ошибок из-за ограниченной экспертизы сотрудников.

Даже квалифицированный штатный специалист не может обладать экспертизой целой команды, которая постоянно работает с разнообразными ситуациями и множеством клиентов, как в аутсорсинговой компании. Сложные расчеты или редкие кадровые ситуации могут привести к ошибкам.

Сложность поддержания актуальности знаний.

Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется. Штатный сотрудник должен регулярно проходить дорогостоящее обучение и тратить время на отслеживание всех изменений, что является бременем для бизнеса. А несоблюдение законодательства грозит штрафами и юридическими последствиями.

Проблемы быстрой перестройки процессов при сжатии/масштабировании бизнеса.

Если бизнес достаточно активно растет, то возникают проблемы гибкой масштабируемости процессов, когда нужно быстро набрать персонал и стабилизировать процессы. В таких случаях непросто сначала найти сотрудника с нужной экспертизой, а затем привлечь его к перестройке процессов.

Зависимость от одного специалиста, утечка конфиденциальной информации, риск вовлечения во внутренние конфликты.

Для бизнеса рискованно зависеть от одного, пусть даже высококвалифицированного, сотрудника. И если серьезные проблемы возникают не всегда, то отпуска и больничные – стандартная история.

По этим причинам штатные кадровик и бухгалтер по расчету заработной платы часто оказываются слишком дорогим удовольствием и источником повышенного риска для малого бизнеса.

Аутсорсинг кадрового учета и расчета заработной платы: плюсы и минусы

Многие собственники небольшого бизнеса, понимая сложность и специфичность кадрового учета и расчета зарплат, готовы передать этот участок на аутсорсинг даже при наличии своей бухгалтерии. Какие здесь есть «за»?

Экономия средств.

Передача кадрового учета и расчета зарплаты на аутсорсинг позволяет платить только за нужный бизнесу объем работ. Кроме того, клиенту не надо приобретать специальные программы и сервисы, которые могут быть слишком дорогими для внедрения в отдельном бизнесе.

Гарантия актуальности знаний и навыков, широкая библиотека кейсов.

Специалисты аутсорсинговых компаний работают с большим количеством клиентов, поэтому на практике знакомы со спецификой кадрового учета для разных типов бизнеса. У них также есть хороший опыт прохождения проверок ФНС и Соцфонда.

Финансовая ответственность по договору, конфиденциальность.

За нарушение правил учета внешний подрядчик несет финансовую ответственность по договору вплоть до возмещения штрафов от ФНС. Информация о зарплатах и личных данных сотрудников хранится у независимого провайдера, что снижает риск внутренних утечек и конфликтов в коллективе.

Навыки построения и управления процессами кадрового делопроизводства и расчета зарплат.

Многие аутсорсинговые компании автоматизируют оказание услуг по расчету заработной платы, особенно регулярных рутинных процессов. В результате снижается себестоимость бухгалтерских услуг, ошибок становится меньше.

Легкая масштабируемость процессов.

При снижении или росте активности бизнеса аутсорсер может легко масштабировать процессы учета.

Повышение прозрачности и контролируемости процесса.

Штатный бухгалтер, сидящий в соседнем кабинете – это не всегда гарантия прозрачного и контролируемого учета. Часто аутсорсер может предоставить клиенту даже больше инструментов для контроля, например, личный кабинет, где понятна логика расчетов и структура отчетности, отражены сроки закрытия периодов. При необходимости, по запросу клиента, могут быть сформированы специальные отчеты.

Высвобождение времени руководителя.

Контроль за работой штатного сотрудника в каждой организации осуществляется по-разному. Но даже если бухгалтер по заработной плате работает удаленно, собственник бизнеса, как работодатель, должен уделять этому вопросу определенное время. Внешний подрядчик, как и другой независимый исполнитель, не нуждается в постоянном контроле и руководстве его деятельностью.

Тем не менее, при передаче кадрового учета на аутсорсинг надо также учитывать возможные риски для бизнеса и, при необходимости, проработать их.

Менее глубокое понимание специфики бизнеса.

Внешний провайдер, как правило, применяет стандартные процедуры. Он может не так быстро или глубоко понимать уникальные нюансы корпоративной культуры, сложных систем премирования или специфических кадровых потребностей конкретного малого бизнеса, как это делал бы штатный сотрудник.

Необходимость отладить процесс взаимодействия с аутсорсером.

При передаче кадрового учета на аутсорсинг исполнителю и заказчику надо обсудить каналы взаимодействия, порядок обмена данными для документооборота и результатами расчета зарплаты, отработку нестандартных запросов и т.д.

Отсутствие моментальной реакции на запросы.

Реакция аутсорсера на запрос клиента не будет моментальной и в любое время. Но это говорит не о том, что ответа придется ждать слишком долго, а только о том, что надо согласовать сроки реакции на запрос, на решение регулярных задач и нетиповых вопросов.

Зависимость от качества услуг и сервиса аутсорсера.

Если аутсорсер предоставляет некачественные услуги или допускает ошибки (например, неверно рассчитывает налоги или оформляет документы), то конечная ответственность перед государственными органами всё равно лежит на самом бизнесе. Поэтому при выборе провайдера важно изучать его репутацию и отзывы клиентов.

Кому поручить кадровый учет: критерии выбора исполнителя

Взвешивание этих рисков и минусов требует от малого бизнеса тщательного выбора надежного и проверенного аутсорсингового партнера, с четким договором, прописанными зонами ответственности и гарантиями конфиденциальности. Какие же критерии при выборе надо учитывать прежде всего?

Финансовые возможности и бюджет

Оцените прямые и косвенные затраты:

• Штатный сотрудник: зарплата, налоги (НДФЛ, страховые взносы), оборудование рабочего места, ПО, расходы на обучение, больничные, отпускные.
• Аутсорсер: фиксированная ежемесячная плата по договору, потенциальные доплаты за дополнительные услуги.

Вывод: если бюджет сильно ограничен, и объем работы не требует полной занятости (например, в компании до 30 сотрудников), то аутсорсинг часто финансово выгоднее. При этом важно зафиксировать стоимость ежемесячной оплаты и согласовывать регламент оформления дополнительных услуг.

Оперативность и уровень контроля

Оцените потребность в мгновенном реагировании:

• Нужен ли вам сотрудник, который в любой момент доступен для решения кадровых вопросов и личного общения с коллективом?

Вывод: если обязательны мгновенная реакция и постоянное присутствие внутри коллектива, выбирайте штатного сотрудника. Если достаточно решения задач в рамках SLA (соглашения об уровне услуг) в рабочее время — выбирайте аутсорсинг.

Экспертиза и минимизация рисков

Оцените стоимость ошибки:

• Штрафы за нарушение трудового и налогового законодательства могут быть очень высокими для малого бизнеса. Это особенно важно, если речь идет о специализированной деятельности, например, медицинской, где к оформлению персонала предъявляются дополнительные требования.

Вывод: серьезный аутсорсер имеет библиотеку кейсов, на которую он может опереться, решая аналогичные задачи. Он может предложить коллективную экспертизу и несет финансовую ответственность за свои ошибки, что снижает риски бизнеса. Штатный сотрудник требует постоянного обучения и повышения квалификации за счет компании, а это не всегда обосновано с финансовой точки зрения.

Конфиденциальность и безопасность данных

Оцените, готовы ли передать данные о сотрудниках внешней компании:

• Если внутренний контроль и минимизация рисков утечек являются для бизнеса абсолютным приоритетом, то предпочтительнее штатный сотрудник.
• При передаче кадрового учета внешним исполнителям риск утечки данных теоретически возрастает, но он компенсируется финансовыми гарантиями по договору.

Вывод: конфиденциальность и безопасность данных – это действительно важный нюанс, на который обращают всё больше внимания. Если бизнес действительно может обеспечить серьезный внутренний контроль, то во многих случаях безопаснее вести учет сотрудников в самой компании.

Мы привели достаточно критериев, имеющих важное значение для кадрового документооборота. Возможно, вы уже приняли решение, поэтому давайте рассмотрим, как организовать и контролировать процесс учета?

Если вы выбрали аутсорсинг

Обязательно обсудите с провайдером условия работы и согласуйте следующие вопросы.

1.Четкие тарифы на регулярные услуги и прозрачные правила работы, закрепленные в договоре:

• что включено/не включено в тариф;
• сроки реакции на запрос, обмен документами и данными, сроки оказания регулярных и дополнительных услуг;
• календарь отчетов и выплат;
• технологические карты обслуживания: зафиксируйте все особенности процессов кадрового делопроизводства и расчета зарплаты;
• софт для расчета зарплаты и сервис для кадрового электронного документооборота;
• перечень отчетов для руководителя;
• ответственность сторон по договору.

2.Контроль со стороны клиента, например, регулярный отчет раз в месяц.

3.Обсуждение результатов и проблем. Установите график регулярных встреч с аутсорсером.

Если вы выбрали штатного сотрудника

Если вы решили поручить кадровый учет штатному сотруднику, то этот процесс тоже не стоит оставлять без внимания.

1. Составьте чек-листы ключевых процессов: прием, увольнение, табели, отпуска, выплаты зарплаты, сдача отчетности. Установите четкие сроки и ответственных лиц.
2. Приобретите программы для кадрового учета, расчета зарплаты, подключите электронный документооборот.
3. Проверяйте ежемесячный отчет по движению кадров, расчету зарплаты, включая ошибки, задержки, проблемы. Это поможет анализировать процессы и оперативно их корректировать.

Подводя итог, можно сказать, что если у вас высокие требования к прямому контролю, скорости реакции и закрытости данных, то при прочих равных стоит выбрать штатного сотрудника. Если важнее готовность работать в рамках договора, потребность в экспертизе, экономия бюджета, то ваш вариант — провайдер.

Верный
шаг к успеху!