Как проверить бухгалтера

Ошибка в бухгалтерии может обернуться для компании штрафами и доначислением налогов. Неверно рассчитанный платеж, пропущенный срок уплаты, неправильно оформленный документ — любая мелочь создает риски для бизнеса. А еще плохое качество учета влияет на репутацию компании. Задержки зарплаты и ошибки в расчетах вызывают недовольство сотрудников, а неточности в документах портят отношения с контрагентами. Вот почему каждому руководителю важно знать, как контролировать бухгалтера.

При этом управленцы часто отстраняются от бухгалтерии, считая ее, с одной стороны, чисто техническим участком, а с другой — весьма сложным для понимания. Результат — потеря контроля над финансами компании. Бухгалтер может годами скрывать ошибки в учете, неправильно показывать прибыль или намеренно искажать отчетность. И обнаружиться все это может в самый неподходящий момент.

Неужели директору придется вникать в тонкости бухгалтерского и налогового учета, отслеживать постоянно меняющиеся законы и разбираться в формулярах? Конечно же, нет. Расскажем о том, как руководство и собственники компании могут проверить своих бухгалтеров без специальных знаний.

Способы проверки бухгалтерии

Инициативная (добровольная) аудиторская проверка. Это надежный путь, но довольно затратный. Аудит проводится специализированной компанией или независимым специалистом. Для добровольной проверки нет необходимости привлекать аттестованных аудиторов, но важно выбрать того, кому директор будет доверять.

Полная проверка бухгалтерской работы независимым специалистом — дорогостоящее мероприятие, и малый бизнес редко прибегает к такой мере. Руководители, как правило, считают, что раз налоговики еще не стучат в дверь и не блокируют счета, то ошибки в бухгалтерии незначительные. И в такой ситуации траты на аудиторскую проверку выглядят экономически невыгодными.

Независимый экспресс-аудит. Многие компании ведут учет с применением бухгалтерских программ и сервисов, чаще всего — из разработок 1С. Основная информация, как правило, есть в электронном виде, поэтому проверка рисков может проводиться дистанционно.

Во время проведения такого экспресс-аудита специалист подключается к базе бухгалтерской программы и оценивает состояние учета онлайн. Этот вариант существенно дешевле классического аудита, но тоже очень эффективен.

Самостоятельная проверка работы бухгалтера. Такой подход потребует некоторого времени, но не сопряжен с финансовыми расходами. Он не даст гарантированный результат, но поможет выявить грубые нарушения и серьезные проблемы в учете. После самостоятельной проверки директор может решить, что все-таки нужно обратиться к специалистам и провести аудит. Далее расскажем именно об этом способе.

Проверяем учет самостоятельно

Первое, что нужно сделать директору — получить доступ к учетной системе, если до сих пор его не было. Уже одно только понимание того, что руководитель может в любой момент проконтролировать состояние учета в программе, должно побудить бухгалтера более ответственно относиться к своим обязанностям. Но не стоит полностью полагаться только на психологический эффект — нужно пользоваться всеми преимуществами ПО.

Автоматизированная проверка

Изучите возможности контроля, встроенные в вашу учетную систему. Если вы используете 1С:Бухгалтерия, то все просто — в ней есть функция экспресс-проверки.

В разделе «Отчеты» выберите «Анализ учета», а затем «Экспресс-проверка». Настройте сводный отчет (вкладка «Настроить»), отметив галочкой все позиции: положения учетной политики, анализ состояния бухучета, операции по кассе, а для плательщиков НДС еще и ведение книг покупок / продаж. Выберите период и нажмите «Выполнить проверку».

Система сформирует отчет. Из него будет видно, в каком разделе учета есть ошибки и в чем они заключаются. Разобраться в деталях без специальных знаний будет сложно, но это и не нужно. Запросите объяснения у бухгалтера и поручите устранить недочеты.

В дополнение к автоматизированной проверке (или вместо нее — если в вашей системе нет таких возможностей) проверьте отдельные важные участки работы бухгалтера вручную.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Расчеты с бюджетом

Сначала о том, как проверить бухгалтера по части уплаты налогов. С 2023 года все платежи, кроме взносов «на травматизм» и некоторых сборов, перечисляются на единый налоговый счет — ЕНС. Чтобы узнать, есть ли у компании задолженность перед бюджетом, достаточно посмотреть на сальдо единого счета. Проще всего получить такую информацию в личном кабинете налогоплательщика.

Если сальдо отрицательное, значит, у компании есть задолженность. Сразу может не быть очевидно, за счет каких платежей она сформировалась, потому что сейчас всё складывается в «один карман». Бухгалтер вполне мог планировать заплатить один налог, а деньги в итоге уйдут на другой.

Разобраться с задолженностью можно в ЛК налогоплательщика. На баннере с суммой долга кликните «Детали». Система покажет, по каким платежам образовался долг и в какой сумме.

Другой вариант — поручите бухгалтеру запросить в ФНС справку о состоянии сальдо ЕНС. Если есть долги, к справке будет приложена их детализация и расчет пеней.

Сдача отчетов

Первый вид отчетности — бухгалтерская. Это, как минимум, баланс и отчет о финансовых результатах (ОФР). Их сдают 1 раз в год в электронном виде. Сданная отчетность должна быть размещена в ГИР БО. И вот как проверить работу бухгалтера по части составления финансовой отчетности: введите в строке поиска ИНН своей компании и найдите баланс и ОФР. Каждый отчет можно открыть и посмотреть детали, а также скачать.

Второй вид отчетности — налоговая. Если у вас более 10 работников, то ее тоже нужно подавать в электронном виде. А декларации по НДС подаются через оператора ЭДО всегда.

Состав налоговых отчетов зависит от применяемой системы и формы ведения бизнеса. У организации на ОСН в год должно быть 4 декларации по НДС и еще 4 — по налогу на прибыль. На УСН одна декларация в год по основному налогу, но в 2025 году могут появляться отчеты по НДС. Ведь если доход компании на УСН за прошлый или текущий год превысил 60 млн рублей, то с 2025 года она обязана платить НДС.

Попросите бухгалтера показать в системах ЭДО сданную за 3 предыдущих и часть текущего года отчетность. А также квитанции, подтверждающие их прием ФНС. Или поручите ему подготовить для вас все бумажные декларации и расчеты за этот период, если они представлялись на бумаге. Едва ли вы сразу разберетесь в цифрах, но сможете проверить хотя бы наличие отчетов.

Каждая налоговая декларация проходит камеральную проверку. В ЛК налогоплательщика-организации руководитель может посмотреть итоги этих проверок. В меню страницы выберите «Еще» — «Камеральные проверки». Система сформирует список камеральных проверок и покажет подробную информацию. Если по проверке вынесено решение ФНС, значит, либо отчет направлен позже срока, либо выявлены какие-то нарушения.

Кроме деклараций должны быть сданы отчеты, связанные с работниками: в год 4 формы 6-НДФЛ, столько же РСВ и, как минимум, столько же отчетов ЕФС-1 (подаются в СФР). Это не полный перечень форм, а лишь основные.

Быстрый анализ отчетности

Бухгалтеры знают, что несвоевременная подача налоговых декларации и расчетов может привести к блокировке счета. Поэтому таких грубых нарушений они, как правило, не допускают. Но даже если отчет сдан, еще не значит, что в нем содержится достоверная информация. Иногда подаются пустые (нулевые) декларации, порой в них включают «нарисованные» цифры, то есть не имеющие отношения к учету.

Быстро проверить реальность данных можно, если соотнести некоторые показатели отчетов. Возьмите за последний год: ОФР, годовую декларацию по налогу на прибыль и 4 квартальных декларации по НДС. В них нужно сопоставить годовую выручку — она должна быть одинакова. И вот где ее искать:

• В ОФР это показатель «Выручка» из строки 2110.
• В декларации по налогу на прибыль — «Доходы от реализации», Лист 02, строка 010.
• В декларациях по НДС это «Реализация...», Раздел 3, строка 010 — нужно сложить показатели из четырех квартальных деклараций.

Примечание. В декларации по НДС, в отличие от двух других отчетов, данные отражаются поквартально, поэтому для определения годовой выручки нужно складывать показатели всех деклараций за нужный год.

Такая проверка не гарантирует, что цифры в отчетах верные, но покажет их взаимосвязь. А значит, скорее всего, они не взяты «с потолка».

Требования ФНС

Если на сальдо ЕНС минус, проверьте в ЛК, нет ли действующих требований об уплате налогов и не начала ли ФНС процедуру взыскания. Требования сразу же станут видны, если в разделе ЕНС (главная страница — баннер с минусовым сальдо — «Детали») перейти на вкладку «Процедуры взыскания».

Но требования от ФНС могут быть и иного характера. Проверьте в ЛК письма от налоговых органов: в верхнем меню нажмите иконку в виде конверта, далее перейдите на вкладку «Документооборот» и отметьте «Сообщения ФНС».

Движение денег

Периодически формируйте банковскую выписку и смотрите, куда уходят и откуда приходят деньги. Это самый действенный метод контроля финансовых потоков. Если операций много, надежнее формировать выписки ежедневно.

Посмотрите, нет ли непонятных поступлений и трат. Обратите внимание на суммы, снимаемые на командировочные или хозяйственные нужды.

Контрагенты

Узнайте, как часто бухгалтер проводит сверку с контрагентами. Запросите ее проведение. Убедитесь, что все оплаты и документы по поступлению товаров, работ и услуг проведены. Особое внимание обратите на старые долги и подозрительных контрагентов.

Первичные документы

Поручите бухгалтеру представить счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и другую первичку по отдельным контрагентам за случайные периоды. Такие документы должны храниться минимум 5 лет.

Проверка пройдена: что дальше

Проверка может выявить пробелы, ошибки, нестыковки данных. Попросите бухгалтера всё это пояснить. Если есть сомнения, обратитесь к специализированной компании для проведения проверки профессионалами. Например, запросите Экспресс-аудит от партнеров 1С:Бухобслуживание. Он позволит за считанные часы выявить риски и получить рекомендации по оптимизации учета.

Прочную основу для финансового контроля и развития бизнеса помогут создать регулярные рабочие встречи с бухгалтером.

Начните с того, чтобы детально разобраться в бухгалтерской отчетности вашей компании. Ведь она составляется не только для внешних пользователей — налоговой, кредиторов, инвесторов, контрагентов, но и для административных нужд. В идеале все управленческие решения должны приниматься на основе данных бухгалтерской отчетности. Попросите бухгалтера объяснить значение каждой важной цифры и прояснить все непонятные моменты. Это поможет вам лучше понимать финансовое состояние предприятия.

Уделите особое внимание профессиональному развитию вашего бухгалтера. Поинтересуйтесь его видением результатов работы, с какими сложностями он сталкивается и как предлагает их решать. Такой подход поможет вам понять потенциал сотрудника, определить необходимость в дополнительном обучении или помощи, а также обсудить вопросы мотивации и оплаты труда.

Совместно определите приоритетные задачи на будущее. Такой формат работы позволит вам не только улучшить организационные процессы, но и повысить общую эффективность работы компании.

Мы рассказали, как проверить главного бухгалтера. Проводите такую проверку учета периодически, чтобы как можно раньше выявить ошибки. И дайте понять бухгалтеру, что контроль его работы — это не проявление недоверия, а необходимая мера для обеспечения финансовой стабильности и безопасности вашего бизнеса.

Верный
шаг к успеху!