Особенности бухучета в общепите

Два кафе могут за месяц показать одинаковую выручку и закончить его с совершенно разным результатом. В одном продукты списываются по технологическим картам, собственник знает себестоимость каждого блюда, считает фудкост и понимает, сколько действительно зарабатывает кухня. В другом закупки идут по одной системе, списания — по другой, часть продуктов портится или теряется, а фактическую прибыль приходится оценивать скорее по ощущениям.

Бухгалтерский учет в общепите связан не только с налогами и отчетностью. Через кафе проходят продукты, готовые блюда и алкоголь, расчеты с сотрудниками, доставка через агрегаторы, маркировка, касса и, наконец, деньги, которые должны остаться у собственника. Ошибка в одном звене может повлиять не на одну проводку, а на себестоимость, налоговую нагрузку или финансовый результат всего заведения.

Разберемся, какой должна быть бухгалтерия для общепита, и какие точки должен контролировать сам предприниматель.

В подготовке этой статьи принимали участие эксперты из компании «1C:БухОбслуживание. Альфа-Бухгалтер», г. Сочи.

Сафонова Елена Ивановна - главный бухгалтер рабочей группы, методист направления БО. Опыт работы 30 лет, из них в 1С:БухОбслуживание 5 лет.

Чем бухгалтерский учет в общепите отличается от других отраслей

Ресторан или кафе закупает не готовый к продаже товар, а сырье: мясо, рыбу, овощи, молочную продукцию, бакалею и другие ингредиенты. Затем продукты хранятся, проходят обработку и используются для приготовления блюд. При этом часть веса теряется при очистке и тепловой обработке, часть продукции остается на складе, а часть становится себестоимостью реализованных блюд. Поэтому в учете приходится связывать закупки не только с остатками на складе, но и с фактическим выпуском и продажами. Для этого используются технологические и калькуляционные карты, нормы расхода и данные о списаниях.

Особенности учета в общепите еще и в том, что одновременно приходится вести несколько связанных между собой участков:

• товарный учет и производство;
• кассовые операции;
• алкоголь и ЕГАИС;
• маркировку;
• расчеты с агрегаторами доставки;
• учет рабочего времени и заработной платы;
• инвентаризации и недостачи;
• налоговый учет.

Бухгалтер в общепите работает на стыке нескольких процессов: бухгалтерского и налогового учета, склада, производства, кассы и управленческой аналитики. Разберем некоторые участки отдельно — начиная с учета продуктов и списания по технологическим картам.

Зачем нужна технологическая карта

На кухне продукты появляются задолго до того, как попадают в тарелку гостя. Их принимают от поставщика, размещают на складе, передают повару, очищают, разделывают, подвергают тепловой обработке и только после этого используют для приготовления конкретного блюда.

Для бухгалтера весь этот процесс должен превращаться в понятные цифры. Технологическая карта как раз и связывает бухгалтерский учет с реальной работой кухни. В ней фиксируется состав блюда, нормы закладки продуктов и выход готовой продукции. Благодаря этому можно определить, сколько сырья должно быть использовано для приготовления определенного количества порций.

Что такое фудкост и зачем его надо отслеживать

Фудкост показывает, какая стоимость продуктов приходится на выручку от реализации блюд. Проще говоря, он помогает ответить на вопрос: какая часть заработанных кухней денег уходит на продукты?

В самом простом виде формула выглядит так:
Фудкост (%) = себестоимость продуктов / выручка от реализации блюд × 100%.

Например, если за месяц стоимость продуктов, относящихся к реализованным блюдам, составила 800 000 рублей, а выручка от их реализации — 2 000 000 рублей, фудкост составит 40%. То есть на продукты приходится 40% выручки от реализации.

Общий фудкост ресторана или кафе показывает картину в целом, но этого недостаточно. Нужно понимать, сколько стоит производство конкретного блюда.

Допустим, блюдо продается за 1 200 рублей. Раньше его расчетная себестоимость составляла 400 рублей, а после роста цен на ингредиенты — уже 530 рублей. Это означает, что у заведения остается меньше средств для покрытия зарплаты, аренды, комиссий агрегаторов и других расходов.

Поэтому бухгалтерские данные о закупках и списаниях могут быть полезны не только при составлении отчетности. Они позволяют вовремя увидеть, что цена блюда перестает соответствовать его фактической себестоимости.

Алкоголь: отдельный участок учета

Для общепита алкоголь — это не просто товар на складе. Его учет связан с лицензией, ЕГАИС, помарочным учетом и алкогольной отчетностью.

При приемке алкоголя в кафе или ресторан недостаточно просто отразить: «Получено 20 бутылок вина». Надо принять в учет конкретные маркированные единицы и затем отслеживать их перемещение и продажу/выбытие.

Расхождения в учете алкоголя могут возникнуть, если:

• фактически поступившая продукция отражена в системе с ошибкой;
• при перемещении указаны некорректные данные;
• продажа или выбытие отражены некорректно;
• остатки в системе не соответствуют фактическому наличию;
• ошибка при одной операции не была обнаружена и перешла в следующие периоды.

Если расхождения становятся систематическими, это уже вопрос не только бухгалтерских регистров. Алкогольный учет нельзя откладывать до момента подготовки декларации или проверки. Чем раньше обнаружена ошибка, тем проще установить, на каком этапе она возникла и привести учет в соответствие.

При этом бухгалтерский контроль не заменяет работу управляющего и барменов. Сотрудники, которые принимают, перемещают и реализуют алкоголь, должны правильно оформлять операции на месте, а бухгалтер — регулярно сверять результат и выявлять отклонения.

Персонал: смены, суммированный учет и чаевые

Для общепита не подходит классический график 5/2 по 8 часов. Особенность здесь в самом режиме работы. Ресторан или кафе обычно открывается и закрывается позже других объектов. Утром нужно подготовить зал и кухню, вечером — принять последних гостей, закрыть кассу, убрать помещение. График персонала приходится подстраивать под реальную работу заведения, а не наоборот.

В общепите обычно действуют сменные графики, а при невозможности уложить фактическое отработанное время в обычную норму применяется суммированный учет за определенный период. Им может быть месяц, квартал и другой период в пределах ограничений, предусмотренных трудовым законодательством.

Отдельно должны учитываться ночные и сверхурочные часы, работа в выходные и праздники, потому что они оплачиваются особым образом.

Что касается чаевых, то если они проходят через платежные инструменты общепита, их необходимо включать в доход заведения. Далее они выплачиваются сотрудникам, например, как премия, с них удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Чтобы избежать дополнительного налогообложения, можно использовать другие инструменты — перевод чаевых напрямую на карту сотрудника или через специальные сторонние платформы.

Кадровый учет в общепите осложняется еще и тем, что здесь обычно применяется несколько разных моделей оплаты труда. Например, официант может получать фиксированный оклад плюс премию, повар — оклад или оплату за смену, а отдельный сотрудник кухни — выплату, зависящую от объема выполненной работы.

Инвентаризация и недостачи

Продукты в общепите проходят через несколько материально ответственных лиц. Причем недостача не всегда означает хищение. Например, повар списывает продукты по одной норме, а технологическая карта рассчитана по другой. Или продукты портятся, но списываются несвоевременно. Ошибки могут возникать и при приемке, и при перемещении ингредиентов внутри кафе или ресторана, и при неверном учете остатков.

Если бухгалтер из раза в раз фиксирует недостачу, надо проверить всю цепочку движения запасов, начиная от приемки и заканчивая списанием продуктов.

Чек-лист: Как проверять расчеты с поставщиками
(скачать файл в .pdf)

НДС в общепите: самая важная часть налогового учета

При соблюдении определенных условий кафе или ресторан могут полностью освободиться от уплаты НДС (пп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ). Причем все условия должны выполняться одновременно, недостаточно соответствовать двум из трех показателей.

1. Лимит годового дохода — до 3 млрд рублей.
2. Доход от общепита — не менее 70% совокупного объема всех доходов.
3. Уровень среднемесячной зарплаты работников — не ниже среднеотраслевого уровня по региону.

Кейс № 1. НДС для ресторана: переход с УСН на ОСНО и обратно

Клиент — ресторан с разливным и бутылочным пивом и разнообразной кухней в г. Сочи, форма собственности — ООО, численность сотрудников — 16 человек.

В чем проблема

Клиент находится на нашем сопровождении с 2019 года. На тот момент ресторан работал на УСН Доходы минус расходы, но выручка стала приближаться к предельному доходу, при превышении которого право на УСН теряется: 150 млн рублей в 2019–2020 годах и 200 млн рублей в 2021 году.

С 1 января 2022 года для общепита вводится освобождение от НДС (пп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ), поэтому мы предложили клиенту перейти на ОСНО. Однако в 2025 году ставка налога на прибыль для организаций на ОСНО выросла с 20% до 25%. Нужно было выбрать: остаться на ОСНО с налогом на прибыль 25% или вернуться на УСН.

Решение

• Учли, что освобождение по пп. 38 п. 3 ст. 149 НК РФ применяется и на УСН, а входящий НДС при его применении к вычету не принимается и входит в стоимость закупок.
• Показали клиенту расчет в рублях по каждому варианту.
• Вернули ООО на УСН 15%, сохранив освобождение от НДС.
• Перенастроили 1С, кассу и iiko (признак освобождения от НДС в чеках и меню), обновили учетную политику и инструкции для управляющего.

Результат

Экономия по сравнению с ОСНО: в основном за счет разницы между налогом на прибыль 25% и УСН 15%. НДС к уплате не возникает: освобождение сохранено. В первых отчетных периодах после перехода нет доначислений и штрафов, ставки и признак льготы в кассе, iiko и 1С совпадают. После каждого изменения законодательства мы пересчитываем налоговую нагрузку клиента на его реальных цифрах. Это помогает оперативно реагировать и легально снижать платежи в бюджет.

Доверьте учет своего автосервиса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Чем еще бухгалтер может помочь бизнесу

Хороший бухгалтер разбирается не только в бухгалтерском и налоговом, но и в управленческом учете. Он может помочь собственнику увидеть повторяющиеся потери на разных участках, например:

• выяснить причину частого списания определенного продукта (избыточные закупки, неправильные нормы расхода, плохая организация работы кухни);
• просроченные продукты (продукт закупается большими партиями, спрос на конкретное блюдо ниже ожидаемого);
• неэффективные закупки (поставщик устанавливает неудобные условия поставки, продукты низкого качества, высокая стоимость доставки);
• неэффективное использование смен и площадей, оплата сверхурочных (важно сопоставить реальную загрузку заведения с количеством занятых в смене сотрудников);
• выявление расхождений при доставке блюд через агрегаторы.

Кейс № 2. Кафе работает с доставкой: выручку считаем по отчетам агрегаторов, а не по поступлениям на счет

Клиент — кафе с греческой кухней в г. Сочи, форма собственности — ИП, налоговый режим УСН Доходы минус расходы, численность сотрудников — 5 человек.

В чем проблема

Еще во время пандемии кафе перешло на доставку, и большая часть заказов пошла через агрегаторы. Площадка принимает оплату от гостя, удерживает комиссию и переводит кафе остаток, часто пакетом и с задержкой. Сумма на расчетном счете не равна фактической выручке.

Если брать доход по поступлениям на счет, доход занижается на сумму комиссии площадки и смещается по периодам. При проверке ИФНС сопоставляет отчеты площадок с декларацией, после чего следуют доначисления, пени, штрафы.

Решение

• Выяснили схему расчетов каждой площадки и договоры: кто принимает оплату, как и когда перечисляет, что удерживает.
• Определили правило учета: выручка — полная стоимость заказа, оплаченного гостем на площадке, а комиссия площадки учитывается отдельно как расход (не вычитается из дохода).
• Настроили работу клиента с отчетами: кафе само получает из личного кабинета каждого агрегатора отчеты и реестры заказов [раз в неделю / раз в месяц] и передает нам в установленный срок.
• Сверяем отчет площадки с поступлениями на расчетный счет и чеками ОФД: заказы, возвраты, отмены, компенсации, штрафы, комиссия и реклама площадки.
• Формируем доходную часть в 1С и КУДир по данным отчетов площадок (по каждому агрегатору отдельно), а не по выписке банка.

Результат

• Доходы по учету совпадают с отчетами площадок: разница [0 ₽ или объяснена].
• Доход не занижается, поэтому нет штрафов и пеней.
• Клиент сам получает отчеты из кабинетов площадок и передает данные бухгалтеру.
• Доставка осталась значимым каналом продаж и после пандемии, отчеты площадок сверяем ежемесячно.

Помимо этого, бухгалтер помогает при прохождении проверок, которых в общепите немало: Роспотребнадзор, алкогольный контроль, контроль кассовых расчетов, маркировка и др. Он может увидеть расхождения между документами, цифрами и реальной деятельностью еще до того, как их выявят проверяющие.

Для этого надо проводить регулярные внутренние сверки на разных участках:

• касса — банк — бухгалтерский учет;
• закупки — склад — списания;
• алкоголь — ЕГАИС — продажи;
• табель — зарплата - фактические выплаты;
• первичные документы — бухгалтерские регистры.

Чем раньше обнаружены несоответствия, тем больше возможностей законно их исправить, восстановить документы, уточнить учет или изменить внутренний процесс.

Кейс № 3. Ресторан без потерянных чеков и «серой» кассы: ежемесячный контроль, который выполняет бухгалтерский аутсорсер.

Клиент — кафе Паназия в г. Сочи, форма собственности — ООО, налоговый режим УСН Доходы минус расходы, численность сотрудников — 6 человек.

В заведении много поставщиков (пиво, продукты, посуда, хозтовары). Официанты часто путают или пропускают наличные и безналичные оплаты в кассе. Здание принадлежит учредителю, который оформлен как ИП и получает арендную плату.

В чем проблема

Выручка в iiko расходится с поступлениями на расчетный счет, есть ошибки в расчетах с поставщиками. Занижение выручки или двойное отражение платежей грозит штрафами от ФНС. Декларации по алкоголю не подавались, есть необходимость провести инвентаризацию.

Решение

Совместно с клиентом принято решение ежемесячно контролировать:

• Выгрузки из iiko в 1С. Закупки по поставщикам выгружаются из iiko и загружаются в 1С, остальные операции сразу вводятся в 1С.
• Оборотно-сальдовые ведомости по контрагентам.
• Сверка чеков и поступления денег: мы сверяем банк и данные ОФД, а данные в программе iiko клиент проверяет сам.
• Участие в комиссии по инвентаризации: наш бухгалтер входит в состав комиссии клиента.
• Аренда у учредителя-ИП: договор, акты, соответствие арендной платы рыночному уровню, учет НДС и налогов.
• Алкоголь: декларации по алкоголю, файлы выгружаются из iiko, проверяли и подавали в срок.
• Запросы по физическому лицу-учредителю: консультации, документы, декларации.
• Календарь платежей: клиенту заранее направляется напоминание о сроках сдачи отчетов и уплаты налогов/взносов.

Результат

• Расхождения между кассой и расчетным счетом выявляются в течение 10 дней после конца месяца, а не при проверке или в годовой отчетности.
• Две инвентаризации с нашим участием прошли без претензий. Мы отметили, какие ошибки допускались ранее, теперь инвентаризации стали проводиться регулярно силами самого клиента.
• Декларации по алкоголю поданы без нарушений сроков — штрафов 0 ₽.
• Ежемесячный контроль по чек-листам оставляет результат стабильным.

Чек-лист: Как сверять пробитые чеки и поступившие деньги (скачать файл в .pdf)

Какие системы учета используют в общепите

Бухучет в общепите начинается не с программ 1С, а с автоматизированных систем, таких как iiko, R_keeper, Poster, Quick Resto и др. С их помощью принимают продукты, формируют технологические карты, учитывают продажи, списывают сырье, контролируют остатки и работают с заказами.

Есть и другие системы, которые участвуют в движении данных: ЕГАИС и УТМ — при работе с алкоголем, Честный ЗНАК — с маркируемой продукцией, ОФД — при передаче сведений онлайн-касс. Если ресторан работает с доставкой, добавляются агрегаторы и их системы учета заказов и расчетов.

В бухгалтерской программе эти данные должны превратиться в корректные хозяйственные операции и попасть в бухгалтерский и налоговый учет. Для этого очень важна правильная интеграция всех задействованных систем передачи данных.

Если информация в ресторанной системе введена неправильно, 1С не сможет исправить исходную ошибку. Если же неправильно настроен обмен, расхождение появится при переносе данных в бухгалтерскую программу.

Вопрос о значении программного обеспечения в работе общепита мы задали Ростиславу Маслову — IT-директору (CIO) и директору по развитию Blinberry Group (бренды «БлинБери» и «СушиВесла»).

Какие данные собственник должен видеть сам

Есть показатели, которые нельзя полностью отдавать на аутсорсинг. Бухгалтер может рассчитать их, подготовить отчет и обратить внимание на отклонения, но собственник должен иметь к ним доступ и понимать, что именно они означают.

Это не означает, что собственник должен подменять бухгалтера. Скорее наоборот: чем лучше настроен учет, тем меньше ему приходится разбираться в первичных документах и проводках. Но ключевые показатели должны быть понятны владельцу бизнеса без перевода с бухгалтерского языка.

Каким должен быть бухгалтерский учет в общепите

Бухгалтерия кафе или ресторана не может быть функцией, которая существует только ради отчетности. Она должна стать частью системы управления заведением — вместе с кухней, закупками, персоналом, продажами и собственником.

Бухучет в общепите должен давать ответы на вопросы: сколько бизнес заработал; сколько потратил; где возникли потери; что изменилось по сравнению с предыдущим периодом? Но чтобы получать эти ответы, недостаточно просто нанять бухгалтера или установить бухгалтерскую программу. Нужно определить, кто будет отвечать за учет, насколько сложны процессы в заведении и какие задачи собственник готов передать специалистам.

Штатный бухгалтер постоянно находится внутри компании и может оперативно взаимодействовать с управляющим, администратором, складом и кухней. Это особенно важно для крупных заведений, ресторанных сетей и бизнеса с несколькими юридическими лицами, большим количеством сотрудников и сложным товарным учетом. При этом один специалист не всегда может одинаково хорошо закрывать все участки — от расчета зарплаты до налогового учета, ЕГАИС и контроля движения продуктов.

Кроме зарплаты, при найме штатного сотрудника собственнику приходится учитывать страховые взносы, отпускные, организацию рабочего места, программное обеспечение и расходы на повышение квалификации. Есть и кадровый риск: если бухгалтер увольняется или заболевает, компании необходимо обеспечить непрерывность учета и сдачи отчетности.

Бухгалтерский аутсорсинг позволяет получить доступ к компетенциям целой команды специалистов с возможностью выбрать, какие участки передать, а какие оставить внутри бизнеса. На нашем сайте  можно ознакомиться с тарифами и подобрать вариант обслуживания с учетом потребностей вашей компании.

При этом ни штатный бухгалтер, ни внешний подрядчик не смогут исправить ошибки, которые возникают непосредственно в ресторане: неверные данные о закупках, несвоевременное списание продуктов, некорректные технологические карты или нарушения при оформлении продаж. Для достоверного учета необходима совместная работа бухгалтерии и сотрудников заведения.
В конечном счете качественный бухгалтерский учет нужен не для того, чтобы у бизнеса было меньше вопросов к бухгалтерии. Он нужен, чтобы собственник понимал финансовое состояние заведения, вовремя замечал отклонения и принимал решения на основании цифр, а не предположений.

Доверьте учет своего автосервиса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Верный
шаг к успеху!