Оптимизация численности персонала

Эффективная работа компании во многом зависит от количества и квалификации сотрудников. При этом наличие большого штата не всегда автоматически приводит к продуктивной деятельности. Оптимизация численности персонала без перегруженности работников — то идеальное решение, к которому стоит стремиться.

Своими решениями по оптимизации штата при большом количестве клиентов поделился Владимир Федоров — профессиональный бухгалтер, руководитель компании 1С:БухОбслуживание. ПРОФРАСЧЕТ из г. Санкт-Петербург.
Компания является партнером сети 1С:БО с 2014 года, на регулярном обслуживании более 300 клиентов.

Организационная структура компании «ПрофРасчет»

«Перед тем, как рассказать о увеличении чистой прибыли путем оптимизации структуры персонала, немного общей информации о нашей компании:

• старт бизнеса — май 2014 года;
• среднесписочная численность — 8 человек;
• клиентов на регулярном обслуживании 1С:БО — 340;
• прирост клиентской базы за последние 12 месяцев — 15 %.

Как видите, клиентов довольно много. Есть небольшие, почти нулевые, а есть и серьезные, крупные. Несколько десятков из них находятся в диапазоне оборотов от 100 миллионов до миллиарда рублей, есть также те, которые превысили один миллиард.

Как бухгалтерская компания, мы можем заработать больше денег, увеличивая количество клиентов, ассортимент и стоимость услуг, а также путем оптимизации наших расходов.

Главный наш расход — это наши сотрудники. Соответственно, чем меньше у нас сотрудников, тем меньше у нас расходов.

Вот как сейчас выглядит наша организационная структура.

• Руководитель, он же менеджер по продажам, он же налоговый консультант, отвечает за организацию работу фирмы, за привлечение новых клиентов, за решение сложных ситуаций — 1 человек;
• Главный бухгалтер, в чьи функции входит контроль формирования и сдачи отчетности — 1 человек;
• Бухгалтер по расчету заработной платы — 1 человек;
• Бухгалтер, задача которого — выполнение текущих задач по ведению учета, — 5 человек.

Всего, как я уже говорил, в компании работает 8 человек.

За что клиенты платят бухгалтерским компаниям

Давайте посмотрим, чем занимаются бухгалтерские компании, за что им платят клиенты. Стандартный минимум услуг выглядит так:

1. Создание платежных поручений в банке-клиенте (оплата поставщикам, выплата зарплаты).
2. Создание документов на реализацию (счет, УПД, ТОРГ-12).
3. Ввод в 1С входящих документов от поставщиков.
4. Формирование и сдача отчетности.
5. Консультации.

Мы из этого перечня убрали две первых услуги, то есть создание платежных поручений и документов на реализацию.

Именно этот подход позволил нам обслуживать большое количество клиентов при таком малом количестве сотрудников. Так мы работаем уже 10 лет, поэтому считаю такой формат действенным, хотя он может подойти не всем.

Можно ли зарабатывать больше, предлагая меньше услуг

Почему мы отказались от оформления платежек и документов на реализацию?

Наши клиенты считают, что эта работа низкоквалифицированная, для нее не нужен главный бухгалтер с высшим образованием и существенным опытом работы. То есть, это функции, с которыми может справиться обычный бухгалтер, если его просто научить работать с банком-клиентом.

Клиенты не готовы платить за это достаточное количество денег, но при этом сами функции очень ответственные. Ошибка при создании платежных поручений приведет к тому, что деньги могут уйти не туда, куда нужно, и это может оказаться фатальным. Некорректные документы по реализации приводят к тому, что транспорт приходится возвращать с маршрута, срываются сроки поставки и т.д.

Повторюсь, несмотря на то что эти функции считаются низкоквалифицированными, они высокоответственные. По сути, для нас здесь зона потери денег, поэтому мы от предоставления этих услуг отказались. А зарабатываем мы на остальных услугах.

Плюсы и минусы отказа от некоторых услуг

Конечно, у этого подхода есть свои плюсы и минусы, так что принимать решение надо для своего конкретного случая.

Сначала о плюсах, которые нам принесла оптимизация персонала и структуры компании.

• Увеличение прибыли за счет того, что один бухгалтер может вести больше клиентов. Компания экономит не только на выплатах сотрудникам, но и на обслуживании компьютеров, организации рабочих мест, офисов и т.д.
• Уменьшение конфликтов с клиентами, благодаря снижению объема технической работы с документами и платежными поручениями. Это очень важный момент, потому что спорные ситуации, связанные с платежками и отгрузками, всегда приводят к большому количеству переговоров и конфликтов с клиентами. Для сравнения, ошибки с отчетностью, которые мы теоретически можем совершить, приводят к фиксированным штрафам: 500-1000 рублей. Чаще всего клиент даже не знает об этом, потому что мы можем быстро исправить их последствия.
• Уменьшение рисков — так как бухгалтер не выполняет работу, связанную с непосредственным движением денежных средств.
• Уменьшение штата бухгалтерской компании. Нашей численности сотрудников действительно хватает на такое большое количество клиентов. Я не могу сказать, что мы сильно перегружены, мы вполне справляемся за наш полный рабочий день.
• Если клиент берет на себя функции по оформлению платежных поручений и отгрузочных документов, это сильно упрощает нашу работу. Получаем меньше рисков, меньше конфликтов, больше довольных клиентов, готовых вас рекомендовать.

Теперь о том, какие минусы есть у данного решения.

• Высокие требования к компетентности сотрудников-бухгалтеров. Сейчас у нас есть только один главный бухгалтер, который отвечает за отчетность. Остальные сотрудники — просто бухгалтеры, но, по факту, они должны быть очень квалифицированы. Клиентов много, и с каждым возникает много уникальных ситуаций, много вопросов, связанных с налогообложением, с требованиями, с особыми пожеланиями. Обычный бухгалтер такую нагрузку не тянет. Поэтому, на каком-то этапе развития, нам пришлось вкладываться в развитие компетентности нашего персонала.
• Повышенная нагрузка на руководителя. Такой подход имеет смысл, когда руководитель компании полностью вовлечен в работу фирмы. От него требуется постоянное обучение и контроль сотрудников, тогда это даст возможность зарабатывать больше и работать комфортно.
• Из-за большого количества клиентов возникает много уникальных ситуаций, где нужно участие не бухгалтера, а моя компетентность руководителя. Требуется личное участие и экспертиза собственника. Наступает предел масштабируемости.
• Сложные переговоры с клиентами, вход клиента в обслуживание. Некоторые клиенты не хотят заниматься учетом самостоятельно, поэтому ищут полный ассортимент услуг. Чтобы донести до них смысл такого распределения работы, надо вести много переговоров, объяснять нашу позицию.
• Потеря клиентов. Такой риск есть, хотя и незначительный. За 10 лет работы, в связи с нашим отказом оформлять платежки и документы по отгрузке, от нас ушло всего пять клиентов. Я специально веду эту статистику, чтобы понимать, насколько логично наше решение.

Как убедить клиента взять часть функций на себя

Самый главный плюс, который я вижу в таком формате работы, заключается в том, что мы развиваемся за счет рекомендаций. Другие источники поиска клиентов нам не нужны.

В переговорах с клиентами я долго и показательно рассказываю, почему мы работаем именно так. Я говорю про риски, про ответственность, про трудоемкость, про то, что некоторые бизнес-процессы проще делать самим, чем отдавать на аутсорс. А в чем, на самом деле, аутсорс может хорошо помочь. Если клиенту всё грамотно и качественно разложить, это работает.

Однако такие переговоры требуют большой компетенции моей и моих сотрудников, личного участия и вовлеченности. Это не разговор на пять минут по телефону, нужно встречаться, сидеть и общаться.

У нас было много ситуаций, когда к нам приходили новые клиенты из-за конфликтов со старым бухгалтером. Я всегда спрашиваю, что случилось, почему поругались. Клиенты часто отвечают, что по налогам и по отчетности всё хорошо, но вот платежки делают плохо.

Тогда я объясняю, почему клиенту выгодно и удобно брать платежки на себя. Ведь обычный процесс, когда клиент передает задание сформировать платежку, которую делает бухгалтер, и потом сообщает о готовности, длится дольше. Клиенту намного быстрее и проще сделать всё самому, просто нужно ему это доказать.

Я рассказываю, что в современном банке-клиенте платежка оформляется в два клика. То есть, я действую от обратного, а не как некоторые бухгалтеры, которые рассказывают клиентам, что рискованно и трудно делать платежки в банке-клиенте.

Иногда мы идем на то, что берем на себя только сложные платежки: госпошлины, налоги, зарплата. Но обычные платежки поставщикам оформляет сам клиент.

Выводы

Конечно, наш формат работы — это не панацея. У нас у всех разные ситуации, многое зависит от того, как поставлены бизнес-процессы, можете ли вы отделить функции, которые лучше делегировать клиенту.

Кроме того, надо четко, грамотно оценить количество клиентов, понять, сможете ли вы тщательно обсудить с каждым из них все нюансы.

Если у вас клиенты холодные, абсолютно вам незнакомые, это будет сложнее сделать. Я работаю с клиентами, которых хорошо знаю, поэтому мне проще. Кстати, уходили от нас именно холодные клиенты. А с теми, что пришли «по сарафану», либо с расширяющимися клиентами, которые просто открыли новое юрлицо, с ними проблем вообще никогда не было.

Нужно также четко понимать и осознавать возможности своей команды. Потому что, если бухгалтерия слабая или плохо обученная, такой принцип реализуется крайне сложно.

Если всё складывается, то даже небольшое изменение структуры услуг (как отказ от оформления платежек и документов по реализации) позволит сократить штат персонала предприятия и, соответственно, увеличить прибыль».

Верный
шаг к успеху!