Опыт автоматизации бухгалтерского бизнеса с программой 1С:УФА

Для организации бухгалтерской компании недостаточно только привлечь клиентов и нанять грамотных сотрудников. Для этой сферы критически важно поддерживать высокий стандарт обслуживания, потому что любой несданный отчёт или ошибки в учёте сразу отражаются на клиентах.

Штрафы от налоговой и фондов, недоимки и пени, блокировки расчётных счетов, проблемы с контрагентами — прямое следствие того, что сотрудники аутсорсинговой компании невнимательно отнеслись к своим обязанностям или по какой-то другой причине не смогли в срок выполнить свою работу. Добавим сюда технические сбои программ и сервисов, несвоевременное обновление отчётных форм и законодательной базы, пропущенные требования от ФНС и т.д.

Система 1С:УФА для организации внутренней инфраструктуры бухгалтерского бизнеса

Однако всё перечисленное — это не проблема клиента, и он не должен страдать из-за того, что в компании, которая его обслуживает, что-то пошло не так. Соответственно, перед собственником бухгалтерского бизнеса стоит задача организации внутренней инфраструктуры, которая включает в себя:

• софт для ведения учёта и отчётности клиентов;
• CRM-систему для работы с потенциальными клиентами;
• планировщик задач;
• IP-телефонию;
• постоянно обновляемую законодательную базу;
• систему контроля качества;
• софт для распознавания документов;
• мессенджеры для общения с клиентами;
• сервисы для контроля деятельности сотрудников компании;
• программы для подготовки управленческих отчётов.

Сейчас существует немало сервисов для автоматизации бухгалтерского бизнеса и контроля качества учёта. И конечно, каждый из них можно приобрести по отдельности, но тогда внутренняя инфраструктура формируется из 4-5 разных программных обеспечений. Зачастую эти ПО между собой не связаны, ведь у каждого из них свой разработчик, условия покупки и обслуживания. Приходится дополнительно решать вопросы переноса и взаимодействия данных между ними.

Такую автоматизацию называют «лоскутной», и это название хорошо передает риски, возникающие при её работе. Ведь где тонко, там и рвётся. Достаточно забыть вовремя внести абонентскую плату за какой-нибудь сервис или не обновить его, чтобы это парализовало деятельность всей аутсорсинговой компании. Кроме того, покупка отдельных программ и сервисов обходится дороже, чем комплексной системы.

1С:УФА полностью автоматизирует следующие процессы:

• управление и распределение задач по каждому клиенту;
• планирование и учёт рабочего времени сотрудников;
• проверка качества учёта через «Централизованный Аудит»;
• сервис «единого окна» для коммуникации с клиентами по нескольким каналам связи;
• взаимодействие с ИФНС по всем клиентам;
• распознавание документов и разноска банковской выписки;
• расчёт стоимости услуг и подготовка закрывающих документов;
• информирование клиентов о задолженностях;
• подготовка отчётов и мониторинг показателей бизнеса для руководителя.

А ещё фирма 1С предоставляет информационную поддержку, обучение сотрудников, обновляемую законодательную базу. Все эти возможности доступны в полном объёме партнёрам сети «1С:Бухобслуживание».

Как 1С:УФА помогает с нуля начать бухгалтерский бизнес, рассказала Елена Бербиренкова — руководитель ООО «Правильный Учёт» из Павловского Посада.

«Изначально я начинала развивать свою компанию, как бизнес для женщин. Сначала мы продавали программные продукты, потом появились сотрудники — специалисты 1С. Позже мы организовали центр сертифицированного обучения, преподаватели обучали работе в программе. В 2020 году присоединились к проекту «1С:БухОбслуживание» и открыли компанию «Правильный учёт».

У меня была цель уйти с наёмной работы, зарабатывать деньги для себя, поэтому к направлению бухгалтерского обслуживания я подошла очень серьёзно. Сначала долго изучала программу 1С:УФА и поняла, что использование технологий позволяет очень быстро развиваться. Хочу на своём опыте рассказать, как можно построить бизнес не на личном бренде, а непосредственно на технологиях 1С:БО.

CRM для работы с клиентской базой

В программе 1С:УФА есть CRM-система, куда поступают заявки от клиентов. Фирма 1С ведёт очень серьёзную рекламную кампанию, и по этой рекламе приходят заявки от потенциальных клиентов. Это может быть запрос на консультацию или непосредственно на бухгалтерское обслуживание. То есть формирование клиентской базы вы можете начать, просто купив франшизу и начав работать с этой программой.

Работа с заявками клиентов

К вам будут приходить клиенты через CRM. Это очень удобная система, где по каждому клиенту или заявке формируется карточка, и вы можете отслеживать историю работы.

Какие могут быть лиды? Это заявка на консультацию по выбору системы налогообложения; заявка на консультацию по регистрации бизнеса; заявка на подбор кодов ОКВЭД. Хочу оговориться, что сама я не являюсь экспертом, не являюсь бухгалтером. Бизнес я начинала с того, что мы продавали программные продукты, и никаких навыков ведения бухгалтерского учёта у меня не было. Все консультации у меня проводит специалист, бухгалтер, поэтому, когда приходит заявка на консультацию, она автоматически передаётся ему из CRM.

Клиенты, которые подали заявку на такие консультации, это бизнесмены, только открывающие свою фирму. И если вы в течение одного-двух дней обработаете эту заявку, то с вероятностью 90% будет продажа бухобслуживания.

Прямо из карточки мы формируем заявку на консультацию специалиста, либо можем сразу же отправить коммерческое предложение клиенту. Причём для подготовки предложения вам не надо выходить из программы, всё формируется автоматически: вы выбираете статус (юридическое лицо или ИП), тариф, здесь же подтягиваются те данные, которые вы согласовали при покупке франшизы, гарантийный взнос. До того, как клиент отправил заявку, он указал в ней своё имя, телефон, электронный адрес и система запомнила эти данные. Мы используем оферту, принятие которой происходит через оплату счёта на бухгалтерское обслуживание. В пакет документов входит также прайс и шаблон договора, что тоже очень важно. Потенциальный клиент сразу видит все условия, что есть финансовое страхование, чтобы он был спокоен.

Результаты такой работы я покажу на своей статистике: за месяц обработано 400 заявок (это отнимает около двух часов в день), которые дали нам 5 новых клиентов, заключивших договор на обслуживание. Остальные лиды остаются в нашей воронке продаж, и мы тоже работаем с ними. Бывают клиенты, которых мы год обрабатывали, и они в итоге заключили договор.

Люди, которые начинают сейчас бизнес, не имеют всей нужной информации, из-за этого нервничают. А государство, на мой взгляд, много что делает для развития бизнеса, поэтому важно проконсультировать наших потенциальных клиентов, рассказать об этих мерах поддержки. Это очень важно для формирования имиджа 1С в целом, потому что узнаваемость есть, и те, кто оставил заявку, процентов на 50 — это «тёплые клиенты». Они знают, что здесь не страшно, здесь не обманут, что есть гарантии фирмы 1С, и если возникают спорные вопросы, то они будут разрешены. Документы, которые мы оформляем с клиентом, страхуют юридически как клиента, так и нас.

Работа с задачами сотрудников

То, что я вам рассказала про формирование клиентской базы — это только верхушка айсберга. Там внутри ещё огромная система в виде технологических процессов, которые подкрепляют эти документы. Идём дальше. Вот мы набрали клиентскую базу, и нам надо ею управлять. На мой взгляд, самое важное — это работа с задачами сотрудников. После того, как данные клиента попали в программу, система сама формирует перечень задач вашим сотрудникам по регулярному обслуживанию.

Мы изначально говорим, что наше минимальное обслуживание — это регулярные услуги, которые входят в договор. Помимо них, могут возникать какие-то дополнительные запросы. На основании договора система планирует план работы для ваших сотрудников, и руководитель должен следить за этим.

В консоли аутсорсера я ежедневно смотрю, как идёт работа, и что пошло не так. При необходимости, если, допустим, сотрудник меняется или ушел в отпуск, или по другой причине не может работать, можно одной кнопкой перенести все эти задачи на другого специалиста. Когда сотрудник заходит в свои задачи, у него открывается перечень задач на сегодня, что позволяет оперативно управлять всем процессом и ничего не упустить. Он всегда понимает, что ему делать. Кроме того, вы можете сформировать дополнительные отчёты и планировать каждую рабочую группу. Из тех задач, которые сформированы сотруднику, можно проанализировать себестоимость и маржинальную прибыль. Для этого надо фиксировать прямые расходы, которые мы тратим на персонал. Чтобы получить такой отчёт, нужно чтобы сотрудник закрывал свои задачи, отмечая это у себя. Далее руководитель вносит в таблицу информацию по оплате труда за каждый месяц по всем сотрудникам. Вся эта информация оперативная, то есть вы можете посмотреть ситуацию за день, за неделю. В любое время вы можете увидеть состояние своих дел и на это среагировать. Контроль себестоимости есть не только общий, но и по одному клиенту, по рабочей группе, по одному сотруднику. Так сразу видно, что именно даёт прибыль, а что её отнимает, и это помогает принять управленческие решения.

Контроль качества, аудит баз

Следующая точка контроля — управление качеством работ. Первый важный момент — контроль сроков сдачи отчётности. Для этого не надо заходить в базы клиентов, всё собирается автоматически и формируется в общую таблицу. Здесь вы можете увидеть состояние отчётной кампании по всем клиентам, это надо контролировать, чтобы не было штрафов за срыв сроков. Другой важный отчёт — это аудит баз, то есть проверка состояния ведения бухгалтерского учёта в базах ваших клиентов. Хочу сказать, что мы практически не работаем в локальных клиентских базах, потому что надо потратить много времени на проверку и перенос данных. Это несоразмерно той оплате, которую готов предложить клиент. И даже если мы первоначально берёмся за это, то объясняем, почему нам неудобно, и клиенты обычно с нами соглашаются. Иногда приходится рассказывать, что прежний бухгалтер не имеет право удерживать базу данных, потому что юридически она является собственностью клиента. Но если кто-то опасается передачи данных, то мы делаем копии базы по запросу, то есть ситуация прозрачна. Отчёт по аудиту баз позволяет руководителю увидеть качество ведения учёта вашими специалистами и исправлять ошибки.

Дополнительно хочу ещё сказать, что у каждого клиента есть журнал, где в конце месяца он видит количество оказанных услуг, а также суммы, которые потрачены на бухгалтерское обслуживание. Помимо журналов есть также массовая рассылка закрывающих документов. Если у клиента появился запрос на дополнительные услуги, то работа здесь тоже автоматизированная. Клиент видит в отчёте, что у него появилась дополнительная услуга, а сотрудник получается дополнительную задачу.

На мой взгляд, автоматизация процессов в программе УФА позволяет на 50% освобождать время для повышения качества работы и консультирования.

Хочу также сказать, что наша компания немного отличается от других партнёров, потому что мы сочетаем бухгалтерские услуги, обучение и IT-обслуживание. У нас бывают такие ситуации, что мы просто продаём клиенту лицензию и берём его на техническую поддержку. А потом, если клиент расстался со своим бухгалтером, то он приходит к нам. Так что технологии, которые даёт фирма 1С, очень хорошо позволяют нам работать с разными клиентами, которые могут получить быстрое технологическое решение своих задач".

Верный
шаг к успеху!