Автоматизация бухгалтерского бизнеса: как 1С:УФА помогает создавать отчёты сразу для всех клиентов

Отчётная кампания — горячая пора для бухгалтерских компаний. И чем больше клиентов на обслуживании, тем больше отчётов нужно подготовить к одной дате, тем выше риск не успеть сделать всё в срок, допустить ошибки из-за спешки, недостаточной проверки расчётов. Для обеспечения качества учёта ряд компаний организуют систему внутреннего контроля, но это существенно увеличивает себестоимость услуг и не дает 100% гарантии. Снизить эти риски призвана автоматизация бухгалтерского бизнеса.

Мы неспроста завели разговор именно об отчётности. Все бухгалтеры знают: опоздание с ней чревато штрафами и даже блокировкой расчётных счетов. Для аутсорсера же это может обернуться ещё и потерей клиента.

В этой статье мы рассмотрим инструмент, который существенно снизит риск негативных явлений для бухгалтерского бизнеса, связанных с отчётностью. Сервис автоматического формирования деклараций позволяет составлять отчёты автоматически сразу по всем своим клиентам на бухгалтерском обслуживании. Он реализован в облачном приложении «1С:Управление фирмой аутсорсером» (УФА).

Что такое «1С:УФА»

«1С:УФА» — это облачная программа для комплексной автоматизации работы бухгалтерской компании. Она предоставляется партнёрам «1С:БухОбслуживание» в составе франшизы.

Программа состоит из набора модулей, в каждом из которых множество инструментов. Вот лишь некоторые из них, направленные на автоматизацию бухгалтерского бизнеса:

• CRM-система для менеджеров по продажам бухгалтерских услуг, которая полностью автоматизирует их работу.
• Уровень сервиса. Это базовый документ по каждому клиенту. В нём отражаются все нюансы работы с компанией — тариф и объём услуг в его рамках, услуги сверх тарифа, порядок взаимодействия с клиентом и так далее. На основании этого автоматизированная система формирует задачи по конкретному клиенту и сроки исполнения этих задач.
• Консоль аутсорсера. Когда регулярные задачи по клиенту сформированы, дело за бухгалтером. Подсистема помогает их исполнять, ставить новые, вести общение с клиентами.
• Планирование. Подсистема позволяет руководителю планировать процесс выполнения задач бухгалтерами и при необходимости перераспределять нагрузку. Можно видеть, есть ли свободный ресурс у сотрудников, все ли задачи по клиентам имеют своих исполнителей.
• Контроль сдачи отчётности. «1С:БухОбслуживание» включает в себя модуль сдачи отчётности. На основе её данных «1С:УФА» автоматически формирует таблицу, в которую включает сведения о сданных / несданных / опоздавших отчётах. Если для сдачи отчётности используется сторонний сервис, в таблице можно делать отметки вручную.

Кроме того, система включает такие сервисы:

• Автоматический расчёт стоимости услуг.
• Автоматическое выставление счетов клиентам.
• Разнесение банковских выписок.
• Централизованный аудит — автоматическая проверка качества учёта в базах 1С клиентов.
• Сервис «Дебиторка» — покажет долги клиента по предоставлению бухгалтеру банковских выписок и первички, а также задолженность по оплате услуг аутсорсера.
• Массовое получение требований ФНС. Сервис самостоятельно собирает требования по всем базам клиентов в один отчёт.
• Распознавание документов. Позволяет ввести в систему документ, полученный в виде скан-копии или фотографии.Каждая компания-аутсорсер занимается ведением учёта и подготовкой отчётности для нескольких десятков клиентов. Для этого нужно не только распределять среди сотрудников регулярные задачи по учёту, расчёту зарплаты, формированию и сдаче отчётности, но и контролировать их выполнение.

Также в 1С:УФА реализован «Сервис автоматического формирования деклараций», который помогает партнёрам выполнять задачи формирования и поиска ошибок в декларациях клиентов. В 1С:УФА партнер настраивает для каждого клиента расписание, в которое сервис будет формировать декларации.

В нужные даты сервис автоматически заходит в учётное приложение каждого клиента в облаке 1С:БО, запускает формирование деклараций и создание отчёта о наличии или отсутствии ошибок в декларациях клиентов. Бухгалтер работает, используя отчёт, в первую очередь занимается анализом и исправлением ошибок, выявленных сервисом. Тем самым существенно повышается производительность работы бухгалтерской компании, снижаются затраты рабочего времени и себестоимость услуг.

Далее мы подробно рассмотрим сервис автоматического формирования деклараций и иных отчётов: как его настроить и использовать.

Какие отчёты формируются автоматически

В сервисе можно сформировать разные виды отчётности организации — бухгалтерскую (финансовую), налоговую, связанную с персоналом. Также доступно автоматическое формирование отчётности клиента, заказанной в рамках регулярных дополнительных услуг.

Бухгалтерская отчётность

Отчётность может быть создана в стандартной или в упрощённой форме. Выбор делается для каждого клиента отдельно в документе «Уровень сервиса».

Налоговая отчётность

Система автоматизации взаимодействия с клиентами «1С:УФА» позволяет сформировать декларации:

• по НДС;
• по налогу на прибыль;
• по налогу при УСН с объектом «Доходы»;
• по налогу при УСН с объектом «Доходы — Расходы».
• налогу на имущество;
• единую (упрощённую) налоговую декларацию.

Отчётность, связанная с работниками

«1С:УФА» формирует все актуальные отчётные документы по работникам, их доходам и взносам:

• Персонифицированные сведения о физических лицах (вместо СЗВ-М);
• 6-НДФЛ;
• РСВ;
• ЕФС-1, Раздел 2 (вместо 4-ФСС).

Как работает сервис

Предварительно следует настроить списки отчётов к формированию и их параметры для каждого клиента. Установить можно:

• Дату, на которую отчёт будет создаваться. Её можно сделать общей для всех форм. А можно установить для какого-то отчёта индивидуальную дату.
• Способ формирования — автоматически или вручную. При необходимости от автоформирования можно отказаться, причём точечно — перевести на ручное создание определённый отчёт конкретного клиента.

Настройки автоматизации отчётности отдельной компании производятся в документе «Уровень сервиса» («1С:БухОбслуживание» → «Клиенты 1С:БО» → «Уровни сервиса»).

Если установлена текущая дата формирования, то есть сегодняшний день, сервис проверит, созданы ли отчёты на сегодня. Если они найдены не будут, то система автоматизации отчётности сформирует все выбранные формы. Если же отчёт есть, сервис будет формировать его к заявленной дате со следующего месяца.

Кроме того, пользователи с ролями «Руководитель», «Методист», «Главный бухгалтер рабочей группы» в «1С:УФА» смогут управлять параметрами формирования отчётов массово. Для этого нужно перейти в раздел «1C:БухОбслуживание» → «Сервис» (Tools) → «Управление автоформированием деклараций».

Настроить можно дату и способ формирования отчёта. Установить эти параметры массовым способом можно:

• Для отчётности. Даты можно менять для всех или отдельных отчётов на все периоды. Выбирается отчёт, выбираются клиенты и устанавливается дата или способ формирования отчёта — ручной или автоматический.
• Для периода. Настраивается дата отдельного отчётного периода по конкретному отчёту для одного, некоторых или всех клиентов.

В назначенный день будут сформированы все отчёты, для которых выбран автоматический способ создания. Главбух рабочей группы получит сообщение об этом на почту, которая указана в карточке пользователя. Из него будет понятно, для скольких клиентов отчёты сформировались успешно, а какие требуют корректировки. Автоматически сформированный отчёт с ошибками нужно перепроверить, исправить данные и переформировать вручную.

Кроме того, можно посмотреть отчёт о формировании деклараций и в сервисе: «1С:БухОбслуживание» → «Операционная деятельность» → «Автоматическое формирование деклараций». Вот как он выглядит:

Из отчёта видно, что автоматически были успешно созданы разные документы для нескольких компаний, находящихся на бухгалтерском обслуживании.

А вот пример формирования отчётов с ошибками:

В шапке отчёта можно отобрать позиции по клиенту, виду отчёта, рабочей группе, результату работы.

Если отчёт больше не нужно формировать автоматически, можно это отменить. Для этого в документе «Уровень сервиса» выбирают нужную декларацию или расчёт и в графе «Как выполнить» указывают «Вручную».

Кратко о главном

• «1С:УФА» — программа автоматизации работы аутсорсинговой компании, предложенная фирмой «1С». Она входит в состав франшизы «1С:БухОбслуживание» и поставляется всем партнёрам.
• В составе «1С:УФА» несколько модулей, каждый из которых отвечает за свой участок: продажу бухгалтерских услуг, CRM, подключение и настройку обслуживания, взаимодействие с клиентами, планирование регулярных задач и разовых поручений, автоматическое выполнение массовых регулярных задач в «облачных» базах 1С клиентов (закрытие периодов, автоматическое формирование деклараций, контроль сдачи отчетности и т.д.), автоматический биллинг, мониторинг руководителя и др. Все вместе эти модули автоматизируют и существенно облегчают работу аутсорсинговой фирмы.
• В этой статье мы рассмотрели системы автоматизации и создания отчётов сразу по всем клиентам на регулярном обслуживании. Можно настроить «1С:УФА» так, что к указанной дате бухгалтерская отчётность, налоговые формы и документы по работникам будут сформированы автоматически. Останется лишь удостовериться, что они не содержат ошибок.

Верный
шаг к успеху!