Как адаптировать бухобслуживание к глобальным переменам

Пандемия, напряженная геополитическая обстановка, ситуация нестабильности и неопределенности – глобальные вызовы современности влияют на бизнес предпринимателей и опосредованно на бухгалтерский аутсорсинг. Как адаптироваться к переменам и отвечать на них с пользой для малого бизнеса и собственной компании, рассказал руководитель направления 1С:БухОбслуживание в ГК "Форус", Иркутск Евгений Абросимов. У направления 1С:БО в Форусе более 800 клиентов на регулярном обслуживании, сервис предоставляют более 50 бухгалтеров

Как 1С:УФА помогает в работе с рисками?

В эпоху глобальных потрясений выживает наиболее приспособленный, поэтому любому бизнесу нужно быстро реагировать на изменения. Бухгалтерской отрасли особенно важно быть гибкой: необходимо не только своевременно адаптироваться к новым запросам клиентов, но и грамотно трансформировать внутреннюю структуру, чтобы сохранить прибыльность собственного бизнеса.

Эффективным инструментом оптимизации служит 1С:УФА – технологическая платформа и экосистема, на базе которой строятся все процессы, подлежащие пересмотру, в том числе по целевым показателям. Сервис помогает избежать возникающих операционных рисков.

1. Риски со стороны государственного регулирования

Короткие сроки введения законодательных изменений
Перенос сроков контролирующими органами
Технические ошибки в ФНС и ddos-атаки

Всё это чревато нарушением сроков по отчётности, а ИФНС не станет разбираться, почему документы не были предоставлены вовремя – из-за новых законодательных инициатив, сбоев в собственной системе или из-за ошибки бухгалтера. Санкции за задержку налоговых деклараций клиента – штрафы или приостановка операций по расчетному счету – грозят обернуться финансовыми и репутационными потерями как для бизнеса клиента, так и для бухгалтерской компании. Контролировать эти риски помогает сервис в 1С:УФА «Контроль сдачи отчетности»: сервис автоматически обновляет данные о статусе сдачи отчетности по всем клиентам каждые 2 минуты.

Кроме того, государство предоставляет определенные субсидии и льготы – например, в пандемию для пострадавших отраслей. Оперативно реагировать на эти изменения и своевременно информировать о них клиентов также помогает 1С:УФА - отчёт по ОКВЭДам клиентов, в котором данные консолидированы по пострадавшим отраслям и по ключевым признакам.

2. Финансовые риски для фирмы-аутсорсера

Если у фирмы большая клиентская база, то при таком массовом обслуживании возрастает риск не заметить приостановки одного клиента – и выполнить по нему работу без прибыли для компании. 1С:УФА предотвращает такие инциденты, информируя о приостановке обслуживания клиента в консоли Аутсорсера.
При возникновении запроса на разовую услугу от клиента в чате Личного кабинета или в мессенджере или в почте (должна быть настроена интеграция с 1С:УФА) автоматически создается «Поручение Клиента». Так исключается человеческий фактор и риск того, что данный запрос затеряется при учете оказанных услуг.
Для учета дополнительных регулярных услуг (например, 1 раз квартал предоставлять сведения банку) в 1С:УФА создается задача в Уровне Сервиса на определенную дату с запасом времени. Задача отображается в Консоли аутсорсера у исполнителя, и организация производственного процесса становится гораздо более стабильной, контролируемой и управляемой.

Все эти риски относятся к прогнозируемым – при грамотном подходе их можно заранее просчитать и принять превентивные меры. Но в бухгалтерском бизнесе не исключены и форс-мажоры – особенные ситуации, которые практически невозможно предусмотреть. Например, смерть клиента – директора и единоличного собственника компании. Электронная цифровая подпись автоматически становится недействительной, возникают проблемы с отчетностью, которые грозят потенциальными штрафами за задержки в подаче документации. В этом случае важно оперативно подготовить официальное письмо с приостановкой обслуживания до назначения управляющего бизнесом клиента.

3. Риски, связанные с учётом

Самостоятельный сбор документов клиентами – распространенная практика работы в бухгалтерском обслуживании. В этом случае бухгалтерской компании документы передают для проверки, но зачастую предоставляют не полный комплект или некорректные данные, поэтому важно убедиться в правильности реквизитов и указанных сумм. При этом клиент может попросить при подаче отчетности учитывать именно те документы, которые он предоставил.

Как можно отреагировать на подобные запросы?

Подать отчетность только на основании предоставленных документов и параллельно с этим добиваться от клиента реальных данных.
Разработать приказы и положения для взаимодействии с этим клиентом – включить в договор пункт, регламентирующий данную ситуацию в аутсорсинге и сервисе 1С:БО.

Иногда с целью снижения расходов клиент предоставляет документы, которые вызывают сомнения по хозяйственным операциям и бизнес-процессам в целом. Бухгалтерская фирма, не обладая достаточным уровнем экспертных знаний в отрасли клиента, не всегда может сделать заключение о достоверности поданных документов. Для снижения потенциальных рисков стоит проверить контрагента в сервисе «1С:Контрагент».

Социальные, экономические, политические и технологические изменения диктуют комплексную трансформацию. На такие глобальные изменения невозможно повлиять – но можно к ним адаптироваться. Инструменты и сервисы 1С:БО помогают бизнесу отвечать на постоянно возникающие вызовы и находить дополнительные ресурсы для эффективного развития.