Автоматизация бизнес-процессов с помощью сервисов 1С

В работе бухгалтера немало рутинных операций, которые отнимают силы и время, хотя и не требуют высокой квалификации. Если часть таких процессов автоматизировать, это положительно скажется на себестоимости услуг, в выигрыше при этом окажется не только аутсорсер, но и клиент.

Это не просто слова.

Один из партнеров сети «1С:БО» – компания ООО «КапиталЪ» из г. Уфы – активно использует в своей работе сервисы 1С.

Каких показателей в результате удалось добиться, расскажет руководитель компании Светлана Булатова.

Снижение себестоимости продукта – наша основная цель

«Одна из главных целей аутсорсинговой компании – это получение прибыли. А самым очевидным инструментом для роста прибыли можно назвать снижение себестоимости продуктов и услуг.

Значительная часть затрат аутсорсеров – это расходы на персонал, поэтому надо использовать все возможности для роста выручки без увеличения штата. Этого можно добиться за счет автоматизации рутинных бухгалтерских процессов и уменьшения времени на обработку одной хозяйственной операции.

Какие сервисы мы используем в работе

Хочу поделиться нашими наработками в области автоматизации производственных процессов. Расскажу, какие сервисы 1С мы для этого используем.

1С DirectBank

Это самый популярный сервис, который настроен практически у 100% наших клиентов. 1С DirectBank обеспечивает прямой обмен документов с банками. Перечислю, какие возможности нам это дает.

• Автоматическая загрузка банковской выписки. Периодичность зависит от самих банков, некоторые предлагают ежечасную загрузку, то есть при единоразовом подключении выписка подгружается автоматически каждый час, никаких дополнительных действий делать не нужно.
• Отправка платежных поручений прямо из 1С. В нашей компании все платежки формируются только в 1С и нигде больше. Поэтому мы всегда видим ответственного, дату формирования и отправки платежного поручения. Если мы делаем это напрямую в банке, то этой информации у нас нет, она недоступна. Кроме того, 1С DirectBank обеспечивает проверку статусов по отправленным платежным поручениям.
• Подключение зарплатных проектов и загрузка зарплатных ведомостей. У большинства банков эта опция бесплатна, осталось только несколько банков, которые предлагают это на платные услуги. Подключение простейшее, у нас этим занимается офис-менеджер. Каких-то сложных дополнительных действий делать здесь не нужно. Все очень просто, понятно и стабильно работает.

Распознавание документов

Второй, часто используемый и самый любимый, сервис – это «Распознавание документов». Для нас, как партнеров 1С:БО, это бесплатный сервис, поэтому им нужно обязательно пользоваться.

На данный момент сервис распознает УПД, ТОРГ-12, акты выполненных работ, счета -фактуры, счета на оплату. И, насколько я знаю, сегодня уже на основании счетов на оплату формируются платежные поручения тоже сразу в 1С.

Загрузка сканов документов возможна в базе клиента, в УФА, с помощью мобильного приложения. При загрузке документов через систему распознавания скан документа автоматически прикрепляется к акту выполненных работ, например. Это помогает уменьшить время на обработку первичного документа, на распознавание номенклатуры.

Главный бухгалтер в отчетный период всегда может найти этот документ. Если через год-два поступает требование или проводится какая-то проверка, то нужные сканы документов есть в доступе, их легко достать и отправить. То есть, это не только экономия времени в моменте, но и в дальнейшем.

Кроме того, мы можем продавать этот сервис нашим клиентам, у которых бухгалтеры работают на месте.

Распознавание чеков

Этот сервис мы очень ждали, потому что именно он помог нам снизить свою себестоимость в разы. В одно мобильное приложение можно добавить базы разных клиентов. Потом выбираем клиента, открываем сканер, и за несколько минут сканируем большое количество чеков.

Есть письмо ФНС России от 8 апреля 2022 г. N АБ-4-20/4292@, в котором говорится, что «кассовый чек может быть исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе. Если данный кассовый чек может быть найден и получен в мобильном приложении „Проверка чеков ФНС России“, то он будет являться документом, подтверждающим расходы».

Это означает, что теперь мы не обязаны хранить бумажные оригиналы чека, подшивать, заботиться, чтобы они не выцветали. Мы всё сканируем через сканер, вся распознанная номенклатура попадает в 1С. Если нам надо их распечатать, то делаем это через 1С со всеми QR-кодами, со всеми номенклатурами.

Сейчас мы активно внедряем эту систему среди клиентов, потому что у нас стоимость обслуживания зависит от количества хозяйственных операций. Каждый чек мы обрабатываем отдельно и считаем его как отдельную хозяйственную операцию. 100 чеков – значит, 100 хозяйственных операций. Если клиент загружает эти чеки автоматически, самостоятельно, сам скачивает приложение, сам сканирует, и документы попадают к нам в базу, это одна хозяйственная операция. Одним кликом мы загружаем сразу все чеки в один авансовый отчет. Клиент счастлив, доволен, он экономит.

Электронный документооборот

Электронный документооборот сейчас уже практически используется во всех компаниях. И у нас в этом году появился сервис «Доки» от Калуга Астрал. При установке этого расширения он встает рядом с системой распознавания.

Документы создаются на основе входящих электронных документов автоматически, всё, что туда приходит. Возможность отправки по ЭДО интегрирована прямо в документы 1С, которые создаются на основе входящих электронных документов, их останется только провести.

Никаких платных интеграций, никакой дополнительной оплаты за синхронизацию, всё сразу встроено в 1С. И это тоже здорово экономит наше время.

Дополнительные возможности автоматизации

Самостоятельно мы пишем много доработок и обработок, которые потом проходят аудит. Всё идет от потребностей клиентов, например, часто приходят запросы на ведение управленческого учета, подготовку отчета о движении денежных средств, на анализ ДДС. Управленческий учет – это дорого, он сильно отличается от бухгалтерского учета. Для нас это дополнительная возможность заработать.

Очень важна интеграция с маркетплейсами по API или по загрузке из файла. Этим тоже нужно пользоваться, потому что ручные обработки отчетов о маркетплейсах проводятся слишком долго.

Также советую заранее разрабатывать макеты печатных форм, например, трудовых договоров. Этим можно заняться один раз, разработать хорошие шаблоны и потом уже не тратить время на ручное заполнение трудовых договоров в Word или еще где-то.

Экономия времени

Каких результатов автоматизации рутинных бухгалтерских процессов в нашей компании мы достигли?

Мы провели тесты для сравнения временных затрат на ручную и автоматизированную обработку разных документов и процессов (ввод первички, банковская выписка, отправка документов по ЭДО и др.). Убедились, что действительно экономим минимум 50% рабочего времени.

Сравнивая показатели за 2023-2025 годы, увидели, что при одной и той же численности бухгалтеров (8 человек) мы смогли увеличить количество клиентов со 109 до 150. Выручка при этом выросла в 2,23 раза.

На данный момент мы сокращаем штат, то есть у нас уходит человек, и мы приняли решение никого не брать вместо него. Эту должность закрыть, что-то автоматизировать, переделать, доработать. Соответственно, 150 клиентов будет обслуживать не 8 человек, а только 7.

Я думаю, что каждый партнер «1С:БО», применив имеющиеся возможности автоматизации, сможет добиться схожих результатов. Причем, это идет на пользу не только нам, как аутсорсерам, но и нашим клиентам".

Верный
шаг к успеху!