Как автоматизация актов сверок упрощает работу аутсорсера

Проведение сверок с контрагентами в клиентских базах — сложный рутинный процесс, который отнимает ресурсы аутсорсинговой компании. Виталий Селиванов из  компании «Бизнес для Бизнеса» рассказал, как специальные сервисы 1С помогают автоматизировать процессы сверки.

Виталий Селиванов, руководитель компании «1С:БО.Бизнес для Бизнеса», г. Кудрово.

«Процесс сверки сложный, иногда запутанный, и при наличии большого количества клиентов справиться с ним без автоматизации трудно.»

Для чего нужна сверка с контрагентами

«Прежде чем я перейду к обзору сервисов, разберемся, зачем вообще нужна сверка. Если кратко, цель этого мероприятия — отразить состояние расчетов между контрагентами за определенный период и на определенную дату.

Для чего и когда проводится сверка:

• Проверка взаиморасчетов: сверка помогает привести в порядок расчеты с контрагентами и проверить по акту, есть ли задолженность или переплата.
• Бухгалтерская отчетность: обязательная сверка делается раз в год перед подготовкой бухгалтерской отчетности. Это позволяет убедиться в корректности всех финансовых операций (приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н).
• Если в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
• Документальное подтверждение: подписанный акт сверки можно использовать, как доказательство в суде, если партнер не выполняет обязательства по оплате.
• Продление срока исковой давности: акт сверки фиксирует наличие задолженности и продлевает срок исковой давности, если он истек.

Чтобы избежать возможных споров, я рекомендую прописывать условие об обязательном проведении сверки с контрагентами при заключении договора.

Какие вопросы возникают при проведении сверки

При подготовке к сверке надо не просто запросить у контрагента первичные документы, но еще и проверить их на наличие ошибок. На это у сотрудников аутсорсинговой компании — бухгалтеров или специалистов на первичке — уходит достаточно много времени.

Надо также найти, какие акты сверки уже предоставлялись, через какой канал документооборота, проанализировать, какие документы есть, каких не хватает, и так далее. После чего бухгалтер, практически в ручном режиме, составляет оборотно-сальдовую ведомость по 62 счету.

Помимо этого, когда мы работаем с первичкой, то запрашиваем информацию по контрагентам нашего клиента. И ждем, когда он предоставит сведения по email или телефону, чтобы затем самостоятельно связаться и произвести сверку либо запросить недостающую информацию. Это, опять-таки, дополнительное время на ожидание и обработку запросов от нас к клиенту.

Таким образом, в ходе проведения сверки необходимо решить следующие вопросы:

• с кем нужно произвести сверку;
• как и кому отправить акт сверки;
• у кого запросить первичку по недостающим документам, если нет контактов;
• как контролировать, с кем уже сверились, и за какой период;
• есть ли ошибки по введенным документам по НДС и есть ли ошибки в декларации по НДС;
• все ли оригиналы документов получены от клиентов, или еще ждем;
• как можно быстро обменяться электронными документами с контрагентами, если нет ЭЦП и ЭДО, и как загрузить документ в 1С.

Как задача решалась ранее

Как видим, процесс сверки сложный, иногда запутанный, и при наличии большого количества клиентов справиться с ним без автоматизации трудно.

В принципе, программа «1С:УФА» частично решает перечисленные задачи, поэтому при ее использовании сверка выглядит так:

• зачет оплат строго по документам для актуальной информации в сервисе «Дебиторка»;
• проверка в списке актов сверки, когда в последний раз сверялись с контрагентом;
• поиск актов сверок, поступивших в 1С ЭДО или у сторонних операторов;
• запрос контактов и актов сверок — у клиента запрашиваем контакты контрагента или просим провести сверку за нужный период;
• выявление расхождений по акту сверки;
• запрос недостающих документов после выявленных расхождений.

Несмотря на автоматизацию, проблемы остаются. Ответ на наши запросы приходит не всегда либо его надо долго ждать, сверка занимает много времени, а общий результат не виден «в одном окне». И главное — остается ручной режим, когда бухгалтер должен обработать сотни контрагентов в разных клиентских базах.

Помимо этого, бухгалтер должен где-то фиксировать или держать в голове, по какому контрагенту уже был сделан запрос, и контролировать получение ответа.

Инструменты контроля и сверки с контрагентами

Разработчики 1С реагируют на наши запросы, поэтому уже есть специальные программы и функции, которые решают рассмотренные проблемы.

• Монитор сверки с контрагентами — все инструменты сверки в одном окне, что помогает найти наиболее критичные проблемы с первичкой.
• 1С:Сверка 2.0 — моментальная сверка с первичными и банковскими документами.
• 1С: ЭДО + Электронные акты сверок — для получения оригиналов документов и подтверждения полноты их отражения в учете.
• 1С: Бизнес-сеть — для быстрого обмена первичкой, если нет ЭДО.
• Электронные акты сверок через 1С:Share — быстрый способ обмена без ЭДО и автоматическая сверка данных в привычном формате;
• Контроль оригиналов документов — позволяет сформировать перечень недостающих оригиналов или документов, не подписанных по ЭДО;
• Редактирование комментариев в документах — в закрытом от редактирования периоде.

Расскажу про некоторые из этих инструментов.

Монитор сверок

Монитор сверок выглядит как оборотка по 62-му счету, в которой удобно фильтровать дебиторскую и кредиторскую задолженность, а при необходимости — оставить комментарии.

Здесь можно сформировать акт сверки, и по каждому из них есть контроль, поэтому легко понять, в каком состоянии находятся показатели с контрагентом. Если какие-то клиенты не подключены к ЭДО, то им можно направить соответствующее приглашение.

В мониторе есть шаблон письма для запроса акта сверки, что тоже ускоряет работу бухгалтера. Помимо этого, есть возможность запросить оригиналы документов.

Сервис «1С:Сверка 2.0»

Это новый усовершенствованный инструмент для автоматической сверки счетов-фактур, первичных документов (УПД, УКД, акты, накладные) и банковских документов.

Отчеты в программе четко показывают все обнаруженные несоответствия по таким параметрам, как дата, номер документа, сумма и начисление НДС. При этом каждый пользователь может оперативно перейти к исходному документу для внесения необходимых изменений.

Перечислю возможности сервиса:

• подключение сервиса в один клик, без дополнительных настроек обмена документами или по ЭДО;
• автоматическое получение данных от контрагентов без предварительных согласований;
• возможность проводить сверку в любое удобное время, без необходимости ожидания окончания отчетного периода;
• уведомления, которые предупреждают о найденных расхождениях;
• возможность внесения актов выполненных работ по поставщикам услуг (аренда, доставка, связь), не дожидаясь первичных документов на бумаге;
• снижение трудозатрат на ежемесячную сверку с контрагентами клиента, если к ним подключить «1С:Сверка 2.0» и отслеживать все расхождения.

Таким образом, сервис берет на себя рутину по выверке расхождений всех контрагентов клиентских баз.

Электронный акт сверок через 1С:Share

Если возникает вопрос, как провести сверку с контрагентами, которые не подключены к ЭДО, можно использовать сервис 1С:Share. Сервис формирует ссылку на акт сверки расчетов, которую можно отправить на электронную почту, Telegram или WhatsApp.

Далее контрагент по ссылке загружает акт сверки себе в программу. В загруженном акте автоматически сверяются данные и выявляются расхождения. Электронная подпись не требуется, чтобы воспользоваться сервисом, достаточно иметь доступ к интернету".

Верный
шаг к успеху!