Кто подписывает бухгалтерскую отчетность

По закону ответственным за бухгалтерию в организации является ее руководитель. Но он может, а в некоторых случаях даже должен, возложить обязанности по ведению учета на главного бухгалтера. На практике чаще всего в компаниях есть и директор, и главбух. Кем из них должна подписываться бухгалтерская отчетность? Давайте разберемся с возможными вариантами.

Что говорит закон о бухучете

В соответствии с п. 8 ст. 13 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после ее подписания руководителем экономического субъекта. То есть на ней должна стоять подпись директора.

Это видно, если посмотреть на документы, входящие в состав бухотчетности (приказ Минфина № 66н от 02.07.2010). Баланс, отчет о финансовых результатах и остальные формы содержат поле для подписи руководителя.

В прошлом в бухгалтерских отчетных формах фигурировал и главбух. Но поскольку в законе № 402-ФЗ речь идет только о руководителе, Минфин своим приказом от 06.04.2015 № 57н изменил отчетные формы. Поле для подписи главного бухгалтера из них убрали.

Вместе с тем законодательство не содержит положений, запрещающих руководителю передавать свое право подписи документов другим лицам. Это подтверждает Минфин в письме № 07-01-09/2142 от 18.01.2022. Значит, в определенных ситуациях на отчетности может стоять подпись главбуха или кого-либо иного.

Как передать право подписи

Свои полномочия ставить подпись на отчетных документах директор может передать любому, кому он доверяет. Это может быть, например, главный бухгалтер или представитель фирмы, которая осуществляет бухгалтерское обслуживание компании.

Чтобы делегировать полномочия подписи отчетности, директор должен оформить доверенность. Такие правила действуют для всех документов, которые применяются не только внутри компании, но и выходят за ее пределы, например, подаются в ФНС. Когда речь идет о подписании внутренних документов компании, эти полномочия директор может возложить на сотрудника своим приказом.

Бухотчетность нужно подписать КЭП

Уже несколько лет все организации независимо от размера и формы собственности сдают годовую бухгалтерскую отчетность в электронном виде. Она направляется в специальный государственный ресурс – ГИР БО.

Важно: электронную отчетность можно подписать только с применением квалифицированной электронной подписи – КЭП. И поскольку бухотчетность в общем случае должен подписывать директор, то и стоять на ней должна КЭП директора. Конечно, если его полномочия не передавались другим лицам.

Руководители организации могут получить электронную подпись только в ФНС. Выдается она без взимания платы, но нужно приобрести специальный USB-носитель и лицензию на программу криптозащиты.

Может ли главбух поставить на отчетности КЭП директора

Использовать для подписи личную КЭП человек может только сам. Передавать носитель с сертификатом кому-либо другому нельзя, копировать файлы с носителя запрещено.

Вот что пишет об этом одно из региональных управлений ФНС: «Передавать КЭП другим лицам нельзя согласно законодательству. Отдавая личную КЭП своему сотруднику, директор или ИП должны понимать риски, связанные с мошенническими действиями. Работа с электронной подписью часто касается бизнеса, личной информации или денежных средств. Попадание таких сведений в руки злоумышленников влечет за собой серьезные последствия. Ответственность при этом несет владелец подписи».

Получается, что передать другому лицу право подписи документов руководитель может, а вот свою КЭП — нет. И если право визировать бухгалтерскую отчетность директор передал главному бухгалтеру, то главбух должен поставить на ней свою электронную подпись. При этом обязательна еще и доверенность, выписанная директором на имя главбуха.

О КЭП доверенных лиц

Получить электронную подпись в ФНС может только руководитель или индивидуальный предприниматель. Все остальные должны обращаться в любой удостоверяющий центр.

Главбуху, иному работнику или представителю компании в 2024 году выдается подпись обычного гражданина — она никак не привязывается к организации. То есть главбух ООО «Ветерок» Петрова Мария Сергеевна может получить КЭП просто как Петрова Мария Сергеевна. Чтобы она могла завизировать ею бухотчетность ООО «Ветерок», директор должен выпустить на Марию Сергеевну электронную (машиночитаемую) доверенность. Сделать это можно, например, в специальном сервисе ФНС - m4d.nalog.gov.ru/emchd.

Наряду с этим до 1 сентября 2024 года разрешается применять и другой способ. Если у главбуха есть действующая КЭП старого образца, в которой указаны данные компании (такие выпускались до сентября 2023 года), можно использовать ее. В этом случае в ФНС заранее представляется оригинал бумажной доверенности.

Если отчетность сдает бухгалтерская фирма

А кто должен подписывать бухгалтерскую отчетность, когда ведение бухгалтерии ООО передается специализированной компании? В этом случае действуют те же правила. Руководитель ООО передает право ставить за него подпись на отчетности и прочих документах другому физическому лицу. Но не главбуху своей организации, а сотруднику обслуживающей бухгалтерской фирмы.

Таким образом, если ООО «Компания» передает бухгалтерию на аутсорсинг, ее директор оформляет доверенность на конкретного специалиста бухгалтерской фирмы. После формирования финансовой отчетности этот сотрудник ставит на ней свою КЭП. Если же доверенности нет, на документах должна стоять электронная подпись руководителя ООО «Компания».

Если организацией руководит управляющий

Иногда руководство осуществляет не директор, а другое лицо — управляющая компания или ИП-управляющий. Такие лица имеют все полномочия руководителя и действуют без доверенности. Поэтому:

• Если руководство ООО «Солнце» осуществляет ИП Иванов И. И., то бухотчетность подписывает своей КЭП ИП Иванов И. И. как управляющий ООО «Солнце».
• Если руководство ООО «Солнце» осуществляет ООО «Луна», то бухотчетность подписывается КЭП директора ООО «Луна» как руководителя управляющей компании.

Управляющий может передать право подписи отчетности управляемой им компании другому лицу. Для этого он должен оформить доверенность в общем порядке. То есть в примере выше директор ООО «Луна» может оформить доверенность на сотрудника своей компании, по которой ему передается право ставить подпись на бухгалтерской отчетности ООО «Солнце».