Как действующему бухгалтерскому бизнесу перейти на стандарты «1С:БО»

«1С:БухОбслуживание»– это сеть бухгалтерских компаний, оказывающих услуги по ведению учета и расчета заработной платы по единому стандарту, разработанному фирмой 1С. На начало 2026 года франшиза представлена в 305 городах России, а 1 260 партнеров совокупно обслуживают 56 000 клиентов.

В сеть приходят не только новички, но и действующий бухгалтерский бизнес, который рассматривает приобретение франшизы «1С:БухОбслуживание». У таких потенциальных партнеров возникает немало вопросов, связанных с переходом на новые стандарты работы.

Дмитрий Хлебников, менеджер по работе с партнерами сети «1С:БухОбслуживание», рассказал о том, что из себя представляет франшиза, и как работа под брендом «1С» помогает развиваться каждой бухгалтерской компании.

Что предлагает франшиза «1С:БухОбслуживание»

• В первую очередь, партнерам «1С:БухОбслуживание» фирма 1С дает право использовать бренд «1С». Доступны готовые маркетинговые материалы, предоставляются лиды на услуги или на учет. Кроме того, фирма 1С проводит федеральную рекламу бухгалтерских услуг и оказывает поддержку и продвижение партнерам сети.
• Каждому из партнеров доступен уникальный программный продукт – «1С:УФА» (Управление фирмой-аутсорсером). Назначение этого продукта – автоматизация всех бизнес-процессов и рутинных операций, которые есть в каждой компании, предоставляющей услуги по ведению учета.
• Партнерам «1С:БО» предоставляется облачная инфраструктура. Есть дата-центры, в которых хранятся базы клиентов. У партнеров есть бесплатная лицензия «1С» на все программные продукты, необходимые для ведения бухгалтерского учета и предоставления услуг. Вся инфраструктура регулярно обновляется и поддерживается со стороны фирмы 1С.
• Фирма 1С занимается обучением как руководителей фирм-партнеров, так и сотрудников, работающих в этих компаниях. Ежегодно проводятся различные аудиты качества оказания услуг. Доступны консультации экспертов и сообщества профессионалов, по которым можно обратиться с любым вопросом ведения и развития бизнеса.

Подробнее об этих возможностях расскажем дальше.

Зачем нужен переход на стандарты

Каждый руководитель компании, предоставляющей услуги по ведению учета и сдачи отчетности, должен уметь находить баланс между рутинной и операционной деятельностью и развитием бизнеса. При этом перед ним стоит несколько задач: рост выручки, получение прибыли, набор и удержание целевых клиентов, развитие и контроль команды.

Для решения этих задач нужны ресурсы. Например, организация бизнес-процессов со стороны руководителя потребует времени для их разработки, проверки гипотез и выбора из них оптимальных. А для автоматизации, которая позволит снизить количество рутинных операций или оперативно получать данные о бизнесе, нужны дополнительные финансы.

Во франшизе «1С:БухОбслуживание» уже есть готовые технологии обслуживания клиентов и стандарты ведения эффективного бухгалтерского бизнеса. Это позволяет партнерам снизить свои затраты времени, финансов, усилий и развиваться с большей эффективностью.

Что входит в стандарт 1С:БухОбслуживание

Стандарт «1С:БухОбслуживание» представляет собой базу знаний, которая содержит регламенты и рекомендации построения бизнеса: по организации сбыта и производства, по подбору и мотивации команды. Есть метрики бизнеса, на которые нужно ориентироваться, чтобы понимать, а всё ли хорошо в деятельности аутсорсера. Полностью описан продукт для клиентов и портрет целевой аудитории.

В базе знаний вы также найдете регламенты и стандарты обслуживания клиентов. Каждый из них представлен пакетом документов, включающим описание процедур и графическое представление, методики применения и внедрения этих регламентов, шаблоны и примеры.

В базе знаний можно ознакомиться с опытом действующих партнеров сети «1С:БухОбслуживание». Проводятся вебинары и семинары, где рассматривается реальная практика аутсорсеров, создано сообщество, которое всегда готово помочь, подскажет, как лучше поступить в той или иной ситуации, если возникают какие-то сложности.

И конечно же, в стандарте есть информация о том, как строится партнерский бизнес с фирмой 1С, на чем он основан, какие взаимные обязательства возникают у сторон, какие показатели и нормативы обслуживания клиентов установлены.

Второй ключевой элемент стандарта «1С:БО» – программа «1С: Управление фирмой-аутсорсером», которая автоматизирует все регулярные бизнес-процессы, упрощает работу бухгалтера, снижает его трудозатраты и повышает эффективность. Программа также позволяет контролировать и анализировать деятельность, обслуживать клиентов и работать с задачами, возникающими в процессе обслуживания.

По сути, в «1С:УФА» сосредоточено всё управление бизнесом бухгалтерского аутсорсинга. Это программный инструмент, который предоставляется только партнерам «1С:БухОбслуживание». Разные инструменты собраны в одном продукте, который полностью автоматизирует все процессы в одном окне.

Это и поиск клиентов, и подключение их к сервису «1С:БухОбслуживание», и постановка регулярного обслуживания. Все эти процессы основаны на работе роботов и искусственного интеллекта: распознавание документов, автоматическое закрытие месяцев по всем клиентам, формирование деклараций, сквозной контроль сдачи отчетности, распознавание речи, централизованный аудит.

Таким образом, «1С:УФА» позволяет улучшать качество ведения учета у клиентов и, соответственно, оптимизировать деятельность бухгалтерской компании.

Что требуется при переходе на стандарты «1С:БО»

Партнеры, которые приобретают франшизу «1С:БухОбслуживание» и начинают переходить на наши стандарты, должны внедрить изменения в бизнес по трем основным направлениям:

1. Сотрудники и организационные задачи.Прежде всего, надо назначить лидера проекта, ответственного за внедрение технологии, который будет определять сроки и ожидаемый результат. Необходимо сообщить своей команде о партнерстве с «1С:БО» и переходе на новые стандарты работы. Потребуется обучение и сертификация сотрудников, а также настройка «1С:УФА» под вашу конкретную деятельность.
2. Клиенты.По действующей базе клиентов нужно будет провести определенную работу. Это, как минимум, сбор информации о том, в каком состоянии сейчас находится каждый из клиентов: что конкретно по нему делается, есть ли базы данных, как ведется учет, какие дополнительные услуги выполняются и прочее. На основании этой информации формируется план задач по каждому из клиентов для перевода на технологии «1С:БухОбслуживание».
3. Процессы и контрольные точки. При переходе действующего бухгалтерского бизнеса на другие стандарты неизбежно происходит изменение процессов и контрольных точек. Соответственно, потребуется оценка изменений в текущие бизнес-процессы, перевод сотрудников и клиентов на новые технологии «1С:БухОбслуживание», работа по процедурам и регламентам стандарта, контроль результатов и корректировки.

Какую помощь оказывает фирма 1С при переходе на франшизу

Безусловно, фирма 1С заинтересована в эффективном переходе новых партнеров на стандарты «1С:БО», поэтому оказывает всестороннюю помощь в этом процессе.

В первую очередь, это знакомство с программой «1С:УФА» в формате онбординга. Наши сотрудники проводят бесплатную консультацию длительностью около двух часов, помогая разобраться в ней и настроить функционал под конкретного аутсорсера.

Кроме того, существует целая система обучения для ваших сотрудников и для руководителей направления.

Для руководителей партнеров «1С:БО» доступны:

• Семинары «1С:БО».
• Интенсивное внедрение «1С:УФА», где вместе с вами и вашими сотрудниками осваивается программа. На этом интенсиве показывается, как работать с программой, что в нее вложено, как выглядит работа сотрудников и руководителя на практике.
• Академия УФА – индивидуальный курс, который позволит также освоить программу.
• Тренинги по подбору и поиску персонала.

Для бухгалтеров доступны:

• Бесплатная сертификация по стандарту «1С:БухОбслуживание».
• Отдельная сертификация профессиональных знаний.
• Вебинары по различным изменениям в законодательстве, которые фирма 1С проводит, в среднем, два раза в месяц. Сертификация бухгалтеров построена на материалах, которые рассматриваются на этих вебинарах.
• Тренинг «Школа оператора», где можно обучить операторов по работе с первичкой и показать, какие полезные инструменты работы есть в «1С:УФА».
• Тренинг «Школа расчетчика и кадровика» для бухгалтеров, занимающихся расчетом и ведением кадрового учета.
• Академия УФА для ваших сотрудников, для того чтобы можно было быстрее освоить программу.

Для менеджеров по продажам доступны:

• Бесплатная сертификация.
• Тренинг «Школа CRM» по работе с CRM-системой, чтобы можно было эффективно вести воронку продаж непосредственно в программе «1С:УФА» и работать с потенциальным клиентом.
• Тренинг «Продажа дополнительных услуг» для менеджеров по работе с действующими клиентами.

Рекомендации по переводу клиентов

Мы рекомендуем провести сегментацию действующих клиентов, разделив их на три группы:

• Группа А– 20% клиентов, генерирующих 80% выручки.
• Группа В– 30% клиентов, которые генерируют 15% выручки.
• Группа С– оставшиеся клиенты, генерирующие около 5%.

Необязательно следовать именно нашей рекомендации, можно разделить клиентов по иному принципу, в любом случае, разделение необходимо. Проще всего начать перевод клиентов на технологию «1С:БО» с групп В и С. Группе А надо уделить больше внимания, с непосредственным участием руководителя компании-аутсорсера.

Далее потребуется собрать массив клиентских данных, на основании которых надо принять три важных решения по дальнейшему обслуживанию:

• Договор.При переходе на технологии «1С:БухОбслуживание» с клиентом заключается договор по форме, которую предоставляет фирма 1С. При этом нужно определиться, как будет формироваться стоимость услуг: тарификация «1С:БО» или текущая стоимость оказываемых услуг. Также надо согласовать сумму гарантийного взноса.
• Услуги.Определитесь, какие услуги, предоставляемые сейчас клиентам, будут включены в тариф «1С:БухОбслуживание», а какие – оказываться дополнительно к тарифу. Договоритесь также о сценарии сдачи отчетности, потому что их несколько. Например, клиент может самостоятельно подписывать отчетность или передать эти полномочия аутсорсеру.
• База 1С:Будет ли переноситься база клиента в облако «1С:БухОбслуживание»? Перенос не обязателен, но достаточно важен, поскольку позволяет подключить автоматизацию для работы в программе «1С:УФА». Также потребуется решить вопросы интеграции: есть ли у клиента какие-то обмены со сторонними приложениями, внешними обработками, расширениями. В сервисе «1С:БухОбслуживание» есть магазин расширений, в котором, при необходимости, можно найти расширения, улучшающие типовую функциональность.

Мы также даем рекомендации об информировании клиентов, в частности, по запуску групповой рассылки и индивидуальным сообщениям.

Вся процедура подключения клиента к сервису «1С:БухОбслуживание» описана в стандарте, а с обязательными документами можно ознакомиться заранее.

Сервис технической помощи аутсорсерам и их клиентам

При переводе клиентов на наши стандарты могут потребоваться какие-либо работы, связанные с техническим аспектом. Возможно, потребуется разделение базы 1С, настройка обменов или свертка остатков. Мы отлично понимаем, что не у всех аутсорсеров есть IT-отделы, готовые заниматься адаптацией расширений и обработок для клиентов или другими подобными вопросами. В такой ситуации вы всегда можете обратиться к фирме 1С.

Мы подготовили специальный сервисТехмаркет, где вы сможете получить технологические услуги, связанные с базами 1С: настройки торгового оборудования, выгрузки в формате XML, повторной загрузки и так далее.

Переход на технологию «1С:БО» потребует учета рабочего времени

При переходе на технологию «1С:БО» мы рекомендуем нашим партнерам внедрять сплошной учет рабочего времени. Для чего это нужно и чем полезно для бизнеса?

• Руководитель сможет видеть время, потраченное на каждого клиента каждым сотрудником. Это позволяет узнать себестоимость рабочего времени, вплоть до минуты.
• Контроль времени помогает определить выручку по каждому клиенту и рентабельность его обслуживания. Можно понять, какие работы делаются по клиенту, на кого тратится больше всего времени, и можно ли считать эти затраты эффективными.
• Полученные данные становятся базой для анализа прибыльности клиентов, в том числе, для оценки возможности отказа от их дальнейшего обслуживания. Принятие обоснованных управленческих решений помогает, в итоге, повысить эффективность бизнеса.

Мифы о переходе на франшизу

Принятие решения о подключении к франшизе и переходе на новые стандарты работы – серьезный шаг для действующего аутсорсера. Естественно, при этом возникает немало сомнений, постараемся их развеять в формате «мифы и реальность».

Миф 1.Всех клиентов надо обязательно перевести на тарифы «1С:БО».

Это не совсем так. Договор по форме «1С:БухОбслуживание» позволяет сохранить текущую стоимость для клиента, которая была установлена до перехода на наши стандарты. При этом программа «1С:УФА» будет наглядно показывать, что было бы, если бы клиента перевели на новые тарифы, и есть ли от этого выгода.

Миф 2.Базы клиентов должны храниться только в облаке «1С:БухОбслуживание».

Наличие базы клиента в облаке «1С:БО» упрощает работу аутсорсера, поскольку позволяет автоматизировать многие рутинные операции, но перенос базы не является обязательным. Сопровождение клиентов и формирование задач по ним можно выполнять и без загрузки базы в наш сервис.

Миф 3.Учет клиентов нужно вести в «1С:УФА», бухгалтеры и сотрудники не знают, как работать с этой программой, а на освоение потребуется много времени.

На самом деле, учет клиентов ведется в типовых программах, таких как «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Садовод», «1С:Некоммерческая организация». Это означает, что бухгалтер будет работать в той программе, которая ему уже знакома. Да, освоить «1С:УФА» потребуется, но лишь для того, чтобы автоматизировать часть операций, которые упрощают работу бухгалтера.

Миф 4.Фирме 1С получит данные действующих клиентов, поэтому она может их переманить или передать информацию о клиентах другим партнерам.

Фирма «1С» сама не осуществляет ведение бухгалтерского учета, а только обеспечивает методическую и технологическую поддержку.Клиенты и их базы всегда остаются у партнера.

===> Подробнее о других мифах <===

Частые ошибки при внедрении технологии

В заключение расскажем про частые ошибки при внедрении технологии «1С:БухОбслуживание», их можно разделить на две группы: организационные и технологические.

Организационные ошибки:

• Ожидание удобного момента

Некоторые руководители считают, что сначала надо изучить все материалы «1С:БухОбслуживание», и только потом принимать решение о переходе. Это неверное решение: стандарт содержит тысячи различных документов, среди них только видеоматериалов около восьмисот. Нет никакой необходимости заранее изучать всю технологию, это должно происходить по мере необходимости, в процессе внедрения каждого элемента технологии в деятельность аутсорсера.

• Не назначен руководитель проекта

Иногда партнер, купивший франшизу, не назначает конкретного лица, отвечающего за переход на технологию. Соответственно, нет контрольных сроков и конкретных точек, из-за чего буксует весь процесс.

• Не выстроена работа с командой по внедрению технологии «1С:БО»

Случается, что сотрудники, работающие у партнера, даже не знают, что компания стала партнером фирмы 1С, и продолжают работать по старым бизнес-процессам. Это неправильно, потому что стандарт франшизы помогает работе бухгалтера, в частности, сокращая рутинные операции. Надо информировать персонал об этих возможностях, показывать реальную пользу от новой технологии.

Технологические ошибки:

• Не выполнены базовые настройки «1С:УФА»

Программа «1С:УФА» настраивается под потребности и технологии, которые партнер готов использовать. Например, есть возможность интеграции IP-телефонии непосредственно в программе, в этом случае можно воспользоваться некоторыми инструментами «1С:УФА». Если же партнер предпочитает стандартную городскую или мобильную связь, то работа с входящими звонками выстраивается иначе.

• Сотрудники не внесены в «1С:УФА» и им не назначены роли

Если руководитель сначала пытается сам изучить всю технологию, и только потом планирует перевести бизнес на стандарты «1С:БО», то сотрудники не получают сразу доступ к базе знаний. Тем самым теряется время на изучение необходимой информации.

• Не учитываются сроки и правила переноса учетных баз клиентов в облако «1С:БухОбслуживание»

Перенос баз клиентов, в некоторых случаях, требует времени. Если у клиента большая база с историей, возможно, потребуются какие-то дополнительные работы. Из-за этого срываются запланированные сроки перехода на технологию.

Путь перехода со своих бизнес-процессов на стандарты «1С:БО» прошли уже многие бухгалтерские компании. С некоторыми историями успеха партнеров вы можете ознакомиться здесь.

Верный
шаг к успеху!