Как сократить расходы на главных бухгалтеров

В аутсорсинговой компании работают разные сотрудники, но ключевая фигура — это главный бухгалтер. К сожалению, главные бухгалтеры часто занимаются работой, которая не соответствует их основной роли. А ведь многие задачи по введению клиентов не относятся к бухгалтерскому и налоговому учёту, поэтому их можно делегировать другим сотрудникам или автоматизировать.

Как сократить расходы на главных бухгалтеров и большую часть работы переложить на менеджеров по работе с клиентами?

На этот вопрос ответила Виктория Яковлева — руководитель компании «1С:БухОбслуживание.ФинБизнес» из г. Москвы.
На регулярном бухгалтерском обслуживании компании 100+ клиентов.

Освободите главного бухгалтера от ненужных задач

«Самый главный ресурс в аутсорсинговой компании — это главный бухгалтер. У него есть образование, опыт, компетенции, и он незаменим в нашем бизнесе. Но этот ценный ресурс часто используется не по назначению: главбух и первичку вносит, и с клиентами разговаривает, и консультирует, и отчёты отправляет. А ведь основная задача главного бухгалтера — это подготовка отчёта. Он должен быть правильный, без ошибок и вовремя сдан в налоговую.

Как руководитель, могу сказать, что в Москве сложно найти хороших главных бухгалтеров, поэтому мы всё чаще берём на эту должность удаленных работников. И если вы смогли найти хорошего главбуха, то надо сделать всё, чтобы освободить его ненужных задач.

Задачи по введению клиента

Я считаю, что очень важно разделять задачи по ведению клиента на профильные и непрофильные. Первые выполняет главный бухгалтер, это его исключительная компетенция. Вторые лучше поручить другому обученному сотруднику, например, менеджеру по работе с клиентами.

В таблице я привожу условную классификацию, в вашей компании может быть по-другому.

Не будем также забывать, что главный бухгалтер в аутсорсинговой компании — это ещё и руководитель своей рабочей группы. У него в подчинении бухгалтер, кадровик, зарплатчик, МРК. Главбух должен уметь распределять задачи и делегировать те, с которыми могут справиться другие сотрудники.

И здесь мы часто сталкиваемся с тем, что многие главные бухгалтера не имеют компетенции руководства. Им кажется, что проще и быстрее всё сделать самой. Возьмём, например, ответ на требование ФНС, его точно не сделает МРК или бухгалтер-оператор. Но ведь отправить его вполне может менеджер, зачем тратить на это время главбуха?

Поэтому мы стараемся декомпозировать рабочее время главного бухгалтера и выделить из него те задачи, которые можно описать чек-листами и передать на исполнение другому сотруднику. Например, документы по ЭДО у нас принимает не главбух, а юрист компании. Он же может направить клиенту какую-нибудь инструкцию, если для решения его вопроса этого достаточно. Необязательно для такой коммуникации отвлекать главбуха.

Что может взять на себя менеджер по работе с клиентами

Давайте я подробнее расскажу о тех задачах, которые у нас выполняют МРК. Полный перечень есть выше в таблице.

• Переход на новые договоры и составление договоров. У нас до 1 июля надо было перейти на новый формат договоров. Мы работаем очень давно, у нас старые клиенты. Передали эту задачу менеджеру, потому что с первого раза ничего не решается. Надо несколько раз связаться с клиентом, чтобы он, наконец, подписал новый договор. Вы представляете, если бы главный бухгалтер уговаривал клиентов: «Подпишите нам новый формат договора». — «А зачем?» — «А так надо». — «А почему?» — «А что в нём нового?»
• Создание задач для главного бухгалтера на основании входящих писем. Мы это пока не внедрили, но очень близки к тому, чтобы именно МРК ставил задачу главным бухгалтерам, когда приходит письмо от клиента. Пока главные бухгалтера против, но всегда всё новое нам даётся с сопротивлением.
• Запрашивать банковские выписки. Я думаю, ни у кого, наверное, банковские выписки не предоставляются сразу. Поэтому приходится писать, звонить, умолять, угрожать. Это тоже не работа главного бухгалтера.
• Загрузить банковскую выписку. Скажите, пожалуйста, нужно ли высшее бухгалтерское образование, чтобы загрузить выписку? Нет. Разнести — да, а загрузить — нет.
• Формирование счетов на оплату клиентам. Смотрите, клиент в течение дня просит: «А выставите счёт, а сделайте мне платёжку». Это тоже не работа главного бухгалтера.
• Отчёты по маркетплейсам. Главный бухгалтер зайдёт и обработает эти отчёты и сделает всё правильно. Но вот сама техника, всё-таки, мне кажется, это за МРК, может быть, или бухгалтером-оператором.

Не буду всё перечислять, но мы посчитали, что 47% задач по клиенту можно отдать менеджеру, а 32% задач — бухгалтеру-оператору.

Для чего мы это всё делаем? Освобождая главного бухгалтера, мы не избавляемся от должности главного бухгалтера в аутсорсинговой компании. Ни в коем случае. Наша задача — отдать главному бухгалтеру только то, что соответствует его компетенциям. Чтобы он, условно говоря, не мыл полы в офисе, а всё-таки делал отчётность.

Взаимодействие между ролями

Я недавно проходила курс по управлению персоналом, и нам подали классную идею: делегируйте задачи не сверху вниз, а снизу вверх.

Сейчас у нас взаимодействие между ролями в рабочей группе выглядит так:

• Менеджер по работе с клиентами передаёт информацию бухгалтеру-оператору.
• Бухгалтер-оператор передаёт обработанные документы главному бухгалтеру
• Главный бухгалтер предоставляет отчеты и рекомендации менеджеру по работе с клиентами.

Моя главная функциональная обязанность — писать чек-листы на каждый шаг: сделай раз, сделай два, сделай три. А дальше эти инструкции передаются сотрудникам, которые им следуют.

Что ещё важно — раньше не было столько автоматизации, некоторые из нас даже помнят, как считали на счетах. Всего 10-15 лет назад мы отчёты в налоговую носили нарочно. А сейчас у нас есть ЭЦП, и мы отправляем в налоговую отчёты и требования через интернет. Раньше коллеги ходили по кабинетам, а сейчас все пишут письма на электронную почту.

Благодаря развитию автоматизации наши бухгалтера во многом становятся операторами, которые работают с программами. И здесь не требуются профессиональные знания главного бухгалтера. Это можно отдавать другому сотруднику, который не имеет бухгалтерского образования.

Главные бухгалтеры должны сосредоточиться исключительно на вопросах, связанных с отчётностью. Потому что конечный их ценный продукт — это вовремя сданная и правильно подготовленная отчётность.

Все понимают, что главный бухгалтер обходится организации дороже, чем МРК или другие сотрудники. Именно он получает самую высокую зарплату в производстве, что увеличивает себестоимость для клиента. И если вы заберёте у главбуха хотя бы первичку, то он сможет обслуживать больше компаний.

Выводы

• Ключевой аспект — делегирование технических и текущих задач.
• Взаимодействуют с клиентами сотрудники, которые способны выполнять эти обязанности.
• Для эффективного введения бизнеса каждому сотруднику необходимо заниматься только своими обязанностями.
• Традиционная бухгалтерия давно вышла за привычные рамки, каждый месяц происходят изменения и требуется больше взаимодействия с клиентами.
• Важно, чтобы все сотрудники компании шли на работу с радостью, потому что им нравится этим заниматься, а не выгорали от потока задач, которые приходят каждый день».

Узнайте условия сотрудничества с фирмой 1С.
Заполните форму, мы пришлем подборку материалов
и перезвоним!
Хочу франшизу

Верный
шаг к успеху!