Дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте
Дебиторской задолженностью называют финансовые обязательства других лиц перед компанией. Рассмотрим, откуда она берётся, причины её образования, как её учитывать и что с ней делать дальше.
Как образуется дебиторская задолженность
Типичная ситуация: компания отгрузила свою продукцию покупателю с последующей оплатой. Продавец стал кредитором, а покупатель — дебитором. Так вот, если говорить простыми словами, дебиторская задолженность (ДЗ) — это сумма, которую компания-продавец ждёт от покупателя.
С другим покупателем компания работает на условиях полной предоплаты, и тут роли меняются. Покупатель перечислил деньги и стал кредитором, а продавец — дебитором. Дебиторская задолженность в этом случае возникла у покупателя. А у компании-продавца на сумму стоимости продукции, подлежащей отгрузке, возникает иная задолженность — кредиторская.
Таким образом, причины образования задолженности заключаются в том, что момент возникновения обязательства по сделке и момент его исполнения не совпадают.
Дебиторская задолженность в учёте возникает, например, при продаже товаров, работ, услуг (ТРУ) на условиях последующей оплаты, с предоставлением рассрочки, в кредит. А также при перечислении предоплаты или аванса, при предоставлении займа, при излишней уплате налогов и в других ситуациях.
Виды дебиторской задолженности
Классифицировать ДЗ можно по разным признакам.
По дате погашения дебиторская задолженность может быть:
- нормальная (обычная, стандартная) — это задолженность, по которой срок погашения ещё не наступил;
- просроченная — в неё превращается нормальная, когда время на её погашение вышло.
По сроку погашения выделяют краткосрочную дебиторскую задолженность — не более 12 месяцев, и долгосрочную — это вся остальная. Срок считают от даты совершения операции.
По обеспечению ДЗ делят на обеспеченную и необеспеченную. Обеспеченной является задолженность, по которой внесён залог либо должник представил поручительство третьего лица или банковскую гарантию. Когда такого обеспечения нет, то ДЗ необеспеченная.
По степени риска непогашения выделяют сомнительную и безнадёжную дебиторскую задолженность. Причём в бухгалтерском учёте к каждой из этих категорий установлены одни критерии, а в налоговом — другие (Таблица 1).
Таблица 1. Сомнительная и безнадёжная ДЗ
| Вид дебиторской задолженности | Бухгалтерский учёт | Налоговый учёт |
|---|---|---|
|
Сомнительная |
Любая ДЗ, которая не обеспечена гарантиями и не погашена либо скорее всего не будет своевременно погашена (п. 70 Положения по ведению бухучёта из Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н) |
ДЗ в связи с реализацией ТРУ, не погашенная в прописанный в договоре срок и необеспеченная (п.1 ст. 266 НК РФ) |
|
Безнадёжная |
ДЗ, по которой срок исковой давности истёк (п. 77 Положения из приказа № 34н) |
ДЗ, подходящая под описание безнадёжного долга из п.2 ст. 266 НК РФ (понятие гораздо шире, чем в бухгалтерском учёте) |
Управление дебиторской задолженностью
В том, что контрагенты компании — покупатели, поставщики, персонал, учредители и прочие — могут иметь перед ней задолженности, в общем случае нет ничего необычного или негативного. Главное — следить за объёмом и качеством этих долгов, то есть осуществлять постоянный контроль дебиторской задолженности.
В отношении бизнес-партнёров необходимо проводить профилактические проверки — определять их благонадёжность и платёжеспособность. Это позволит в будущем сократить риски возникновения сомнительной и безнадёжной задолженности.
Для контроля дебиторской задолженности в компании используют разные методы. Вот лишь базовые инструменты:
- расчёт планового уровня ДЗ;
- гибкие условия работы с партнёрами по бизнесу в части рассрочки в зависимости от их надёжности;
- распределение ответственности по ДЗ между разными службами.
Источником информации о размере, составе, структуре дебиторской задолженности является бухгалтерия. Крайне важно корректно, полно и своевременно отражать ДЗ в учёте. Это обеспечит руководство актуальной информацией и даст возможность своевременно принимать решения.
Бухучет дебиторской задолженности
В бухгалтерском учёте ДЗ отражается на счетах, которые применяются для учёта расчётов с контрагентами. Типичные проводки при её образовании — в Таблице 2.
Таблица 2. Примеры проводок при формировании дебиторской задолженности
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Перечислена предоплата поставщику за товары |
60 |
51 |
|
Отражена будущая выручка за поставленный покупателю товар |
62 |
90 |
|
Отражена выручка по деятельности, не относящейся к обычной. Например, от сдачи в аренду помещения |
76 |
91 |
|
Подотчётному лицу выданы деньги из кассы |
71 |
50 |
|
Перечислен заём работнику |
73 |
51 |
|
Начислена дебиторская задолженность учредителя по вкладу в уставный капитал |
75 |
80 |
|
Авансом пополнен ЕНС (до списания налога сумма на сальдо будет дебиторской задолженностью) |
68.90 |
51 |
Если дебитор рассчитывается в срок, то делается проводка по кредиту соответствующего счёта из графы 2 Таблицы 2. По дебету будут счета учёта денежных средств — если обязательство погашено деньгами, или же счета учёта полученных ценностей.
Таблица 3. Примеры проводок при погашении дебиторской задолженности
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
Получены товары по предоплате |
41 |
60 |
|
Поступила выручка на счёт за поставленный ранее товар |
51 |
62 |
|
Подотчётник купил расходники для офиса и принёс подтверждающие документы |
26 |
71 |
|
Работник погасил заём наличными |
50 |
73 |
|
Учредитель внёс вклад в уставный капитал на расчётный счёт |
51 |
75 |
|
Переплата налогов вернулась с сальдо ЕНС на расчётный счёт по заявлению компании |
51 |
68.90 |
Если дебиторская задолженность перешла в разряд сомнительной, в бухучёте необходимо создать резерв по сомнительным долгам. Такой резерв позволяет дать более корректную оценку текущего состояния активов и обязательств компании.
Правила расчёта суммы резерва в законодательстве не определены. Их нужно закрепить в учётной политике. Можно либо разработать общий для всех задолженностей алгоритм, либо всякий раз оценивать задолженность отдельно.
При формировании резерва на его сумму делается проводка: Дебет 91.2 — Кредит 63. Если сомнительная ДЗ всё же будет погашена, делается обратная проводка: Дебет 63 — Кредит 91.1.
Когда истечёт срок исковой давности по сомнительной дебиторской задолженности, в бухгалтерском учёте её можно списать. Стандартный срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ). Типичные проводки — в следующей таблице.
Таблица 4. Проводки при списании безнадежной задолженности
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
|---|---|---|
|
За счёт резерва по сомнительным долгам списана часть безнадёжной ДЗ — долга покупателя |
63 |
62 |
|
Списана часть безнадёжной задолженности покупателя, не покрытая резервом по сомнительным долгам |
91.2 |
62 |
|
Отражена сумма безнадёжной ДЗ на забалансовом счёте |
007 |
- |
Сумма задолженности числится на забалансовом счете 007 в течение 5 лет с момента списания. Это нужно на случай, если положение должника станет лучше, и он погасит свою задолженность.
Дебиторская задолженность в балансе
В балансе ДЗ входит в состав активов, поскольку относится к имуществу компании. Для её отражения предназначена строка 1230.
Однако в бухгалтерском учёте нужно отражать краткосрочные и долгосрочные активы и обязательства отдельно (п. 19 приказа Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н). Поэтому в баланс рекомендуется ввести дополнительные строки, например: 1231 — для отражения краткосрочной дебиторской задолженности, 1232 — для более длительной задолженности.
В пояснениях к балансу дебиторская задолженность фигурирует:
- в таблице 5.1 отражается отдельно долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность;
- в таблице 5.2 — просроченная ДЗ.
Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание
Дебиторская задолженность в налоговом учёте
Компания может принять в расходы списанную дебиторскую задолженность только в том случае, если применяет ОСНО и использует метод начисления. На УСН Доходы минус расходы учесть безнадежную ДЗ нельзя, так как она не поименована в перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичная ситуация и на ЕСХН (п. 2 ст. 346.5 НК РФ). Таким образом, всё, что написано ниже, относится к тем, кто применяет общий режим.
Безнадёжную дебиторскую задолженность можно списать либо напрямую, либо создав резерв по сомнительным долгам. В отличие от бухгалтерского учёта, в налоговые эти резервы формировать необязательно, хотя такое право у компании есть.
Если резерв не создаётся, после выявления безнадежной дебиторской задолженности её просто списывают на внереализационные расходы.
Резерв по сомнительным долгам создаётся по правилам, изложенным в п. 3 и 4 ст. 266 НК РФ. Сомнительной в целях налогового учёта признается непогашенная в срок и необеспеченная задолженность, связанная исключительно с реализацией товаров, работ или услуг.
Например, нельзя признать сомнительной дебиторскую задолженность в виде неуплаченных процентов, если организация — не банк, а также перечисленный поставщику аванс, если тот так и не отгрузил продукцию. Это значит, что резерв по таким задолженностям сформировать не получится.
Списать дебиторскую задолженность следует в том периоде, в котором она признана безнадёжной. Например, истёк срок исковой давности или должник перестал существовать.
Итак, с дебиторской задолженностью знакомы все компании. Она сопровождает любую сделку, в которой есть разрыв во времени между поставкой и оплатой. Чтобы ДЗ не стала причиной неприятностей, нужно вести её полный и корректный учёт, контролировать объём и структуру, а также работать с дебиторами.
