Управленческий учёт: основные отчёты

Чем отличается управленческий учёт от бухгалтерского, для чего нужен и какие есть способы его ведения? На эти и другие вопросы есть ответы в нашей статье, поэтому она будет полезна тем, кто думает, стоит ли внедрять этот вид учёта в своей компании.

Что такое управленческий учёт

Принятию любых бизнес-решений предшествует анализ определённой информации. Управленческий учёт — это система сбора, обработки и представления такой информации о деятельности компании, которая необходима её руководству для эффективного управления.

Говоря простым языком, управленческий учёт позволит руководителю в любой момент получить важные актуальные данные о реальном состоянии дел в компании в виде удобных отчётов.

В итоге управленческий учёт для руководителя поможет:

• оценить эффективность текущих стратегий развития бизнеса и принять меры для их улучшения;
• контролировать финансовые потоки, предотвращать кассовые разрывы;
• оптимизировать затраты и управлять ресурсами компании;
• выявлять новые возможности для развития.

Принципы управленческого учёта в следующем:

• он должен быть полезен руководителю, причём траты на его внедрение не должны превысить эту пользу;
• информация должна быть достоверной, полной, легко интерпретироваться и предоставляться своевременно;
• данные управленческого учёта конфиденциальны и не предназначены для публикации или разглашения.

Почему не выйдет просто взять показатели из бухгалтерии

Руководители часто требуют для принятия решений какие-либо цифры от бухгалтера. Несомненно, информация из бухгалтерского учёта может быть основой и для управленческого, но её необходимо адаптировать. Дело в том, что бухгалтерский и управленческий виды учёта оперируют разными данными:

1. Бухгалтерские отчёты описывают прошлые события, ведь они обычно формируются по окончании года, в крайнем случае — квартала. Информация из них может быть неактуальна, если решение нужно принять спустя несколько месяцев. Управленческий учёт предполагает гораздо более частое отслеживание показателей: ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
2. В бухгалтерском учёте фигурирует фактическая информация. Сколько денег получено, сколько ушло на расходы и так далее. Цели ведения управленческого учёта находятся в будущем, а не в прошлом. Поэтому он оперирует ещё и плановыми показателями, а также предполагает сравнение плана и факта.
3. Бухгалтерский учёт ведется по правилам, которые установлены в законах и подзаконных актах. В его рамках собираются данные, которые используются для составления формализованной отчётности для внешних пользователей: ФНС, органов статистики, кредиторов, инвесторов. Правила управленческого учёта устанавливаются компанией и зависят от её нужд. Поэтому собираться может самая разная информация. Отчёты же формируются в утверждённой руководством форме и с той периодичностью, как этого требуется руководству.

Например, у компании есть разные объекты основных средств — недвижимость и оборудование. Как понять, сколько реально стоит это имущество? Конечно, можно заглянуть в бухгалтерский баланс. Но он составляется обычно лишь на конец года и без детализации по отдельным объектам. К тому же балансовая стоимость ОС рассчитывается с учётом амортизации и переоценки, поэтому может сильно отличаться от рыночной.

Чтобы было понятно, как обстоит дело в действительности, составляется управленческий баланс. В нём основные средства могут быть отражены по рыночной стоимости. Причём указана она может быть общей суммой или же разбита по видам имущества (недвижимость, оборудование) либо даже по каждому объекту отдельно. Ведь главное правило управленческого учёта для бизнеса — в нём нет никаких правил, кроме тех, которые установила сама компания.

Как начать вести управленческий учёт

Есть два основных способа ведения управленческого учёта:

1. Вести его параллельно с бухгалтерским, то есть разделить эти виды. Бухгалтерия занимается своей работой, а экономист или финансовый менеджер ведёт управленческий учет.
2. Трансформировать данные бухучёта под нужды управленческого: собирать их более детально, составлять отчёты чаще, охватывать больше показателей, рассчитывать какие-то производные величины, дополнить данными из других подразделений, например, отдела продаж. В общем, без дополнительной нагрузки на работников все равно не обойдётся.

Во втором случае исключается двойная работа по сбору общей базовой информации, поэтому в итоге, скорее всего, процесс учёта будет менее трудоемким.

В любом случае предстоит пройти несколько этапов:

Определить, какие отчёты необходимы, какие показатели следует собирать и с какой периодичностью. Исходить нужно из конкретных целей, которых руководство компании планирует достичь с помощью нового инструмента.

Выбрать и подготовить среду. Вести учёт можно в электронной таблице, в специальных сервисах или программах либо в бухгалтерской системе, если есть возможность расширить её функционал. Всё зависит от масштаба бизнеса и поставленных задач.

Утвердить регламент ведения управленческого учёта, назначить ответственных лиц.

Отчёты, которые точно пригодятся

Управленческие отчёты можно разделить на фактические и плановые, а также на «обязательные» и второстепенные.

Сначала рассмотрим три основных отчётных формы из разряда фактических. Называются они почти так же, как и бухгалтерские. Структура, как правило, тоже схожа, но это сходство лишь поверхностное.

Отчёт о прибылях и убытках

Раньше так называли форму № 2 бухгалтерской отчётности, которая теперь именуется отчётом о финансовых результатах (ОФР). Впрочем, аналогичный управленческий отчёт имеет много названий: о прибылях и убытках (ОПУ), о финансовом результате, profit and loss (P&L).

Ниже представлен возможный вариант ОПУ компании для нужд управленческого учёта.

По этому отчёту видно, за счёт чего конкретно получен доход и главное — основные статьи расходов. Причём они поделены на постоянные и переменные, что очень важно для управления бизнесом. Например, эти данные нужны для расчёта маржинальной прибыли и точки безубыточности.

Для сравнения ниже приведен бухгалтерский отчёт о финансовых результатах, сформированный с теми же показателями:

*В данном случае налог на доход при УСН.

Как видно, доходы и расходы в бухгалтерском ОФР группируются иначе и не детализированы. По отчёту можно рассчитать рентабельность по валовой, операционной и чистой прибыли. Это очень важные показатели, но для оперативного управления и принятия многих решений их недостаточно.

Отчёт о движении денежных средств

Отчёт ДДС (cash flow) помогает контролировать финансовые потоки. Вот как примерно он может выглядеть:

Управленческий баланс

Баланс или Balance sheet — основа основ управленческого учёта. Внешне он похож на бухгалтерский. В него также входит актив и пассив: в активе отражается имущество, в пассиве — данные о том, какими деньгами это имущество оплачено. Конечно же, поскольку это баланс, актив и пассив должны быть равны.

Ведь всё, чем владеет компания, сформировано за счёт какого-то источника — средств собственника бизнеса, кредитов или того, что она заработала ранее. Вот так примерно может выглядеть управленческий баланс:

По сравнению с классическим бухгалтерским балансом управленческий выглядит более простым, так сказать, для «чайников». Между тем для руководителя он более информативен, поскольку содержит понятную и нужную информацию. Тогда как бухгалтерский баланс при более сложной структуре может запутать того, кто не разбирается в бухучёте.

Вспомогательные фактические отчёты

Как уже говорилось, в управленческом учёте нет никаких регламентированных правил, и отчёты можно составлять любые. Популярными формами являются:

• отчёт о продажах с детализацией разных показателей — покупателей, товаров, менеджеров;
• отчёт о движении капитала — может составляться, когда собственникам выплачиваются дивиденды;
• отчёт о просроченной дебиторской задолженности — показывает, кто из контрагентов и прочих дебиторов сколько должен уплатить. Срок уже вышел, и пора начинать плотнее взаимодействовать с должником по взысканию денег;
• отчёт о структуре доходов и расходов — показывает соотношение статей доходов / расходов в общем объёме;
• отчёт об исполнении бюджета — показывает, были ли отклонения от плана;
• отчёт о клиентах по суммам выручки и долях в общем объёме.

Также можно формировать и прочие самые разные отчёты, например, о капитальных вложениях, о персонале и его прибыльности, о запасах, о налогах, о логистике, о рекламе и так далее. Все зависит от специфики деятельности компании.

Планирование

Один из принципов управленческого учёта — помогать руководителю принимать решения, от которых зависит будущее компании. Поэтому неотъемлемой его частью является планирование. Оно необходимо, чтобы понимать, есть ли у бизнеса перспектива развития при том или ином сценарии.

Планирование осуществляется через сопоставление отчётов, только применительно к будущим периодам. Планируется объём продаж, расходы, выручка, прибыль. Конечно, плановые данные берутся не только из «внутренней кухни» компании. Следует сделать анализ рынка, познакомиться с маркетинговыми исследованиями.

В рамках планирования прежде всего составляются две основных формы:

1. БДР — бюджет доходов и расходов, в котором содержатся прогнозные показатели прибыли на плановый период. Составляется по форме Отчёта о прибылях и убытках.
2. БДДС — бюджет движения денежных средств. Это план будущих финансовых потоков. Составляется он по форме отчёта о движении денежных средств.

По принципу ДДС строят платёжный календарь. В графах идут дни планового периода. В строках — блоки «Приход» и «Расход» с детальными показателями в разрезе конкретного контрагента, от которого должны поступить деньги или которому их нужно отправить. Такой календарь поможет предотвратить кассовые разрывы.

Кроме того, желательно составить прогнозный баланс на начало и на конец планового периода. Составляется он по тому же принципу, что и фактический, но показатели берутся плановые.

Ещё один важный расчёт — точка безубыточности. Она показывает объём продукции, при реализации которой доходы компании покроют все расходы, то есть бизнес выйдет в ноль. И продажа каждой следующей единицы продукции будет приносить прибыль. Считается точка безубыточности как в деньгах, так и в натуральном выражении.

БДР, БДДС, прогнозный баланс и точка безубыточности ложатся в основу так называемой финансовой модели бизнеса. Это сводный план в виде таблицы, отражающий изменение финансового состояния компании под влиянием различных сценариев.

В финансовой модели увязываются показатели входящих в неё отчётов. Это значит, что при изменении какого-то одного параметра меняются и другие. Именно это позволяет моделировать различные сценарии развития событий и просчитывать, как бизнес будет на них реагировать.

Финмодель не просто «предсказывает», как повлияет на бизнес, например, увеличение или снижение продаж, рост цены или потеря нескольких клиентов. Анализ результатов моделирования даёт возможность определить факторы, в большей степени влияющие на бизнес, и точки его роста. А также даёт сигнал, если какое-то направление бизнеса убыточно и его необходимо закрыть.

Кратко о главном

• Ведение управленческого учёта важно для любого бизнеса. Ведь он обеспечивает руководство оперативной и полной информацией, которая ему необходима.
• Управленческий и бухгалтерский учёт различаются по многим параметрам. Однако в любом случае данные бухгалтерии незаменимы для управленческого учёта. Их придётся чаще собирать и тщательней обрабатывать.
• Систему управленческого учёта в компании внедряют поэтапно: определяют нужные показатели, вводят формы отчётов, готовят регламент для сотрудников, настраивают ПО.
• Основные документы для управленца — баланс, отчёт о прибылях и убытках и о движении денежных средств. Но не бухгалтерские, а управленческие, составленные с особенностями, определяет которые сама компания.
• Основы управленческого учёта позволяют разработать финансовую модель, менять в ней различные параметры и анализировать, как это отразится на бизнесе.