Восстановление бухгалтерского учета

Если в компании учет не велся вовсе или в нем есть серьезные пробелы, могут наступить неблагоприятные последствия в виде штрафов. Чтобы этого избежать, делается восстановление бухгалтерского учета. Расскажем, как подойти к этому вопросу и с чего начать.

Что означает восстановление учета

Под выражением «восстановление бухгалтерского учета» обычно понимают воссоздание операций, которые компания проводила в течение определенного промежутка времени, оформление к ним всех необходимых документов, проведение их по бухгалтерии, а также расчет налогов и подготовку отчетов.

В соответствии с законом № 402-ФЗ от 06.12.2011, все организации обязаны вести бухгалтерский учет. Индивидуальные предприниматели от него освобождены, но они ведут налоговый учет (ст. 313 НК РФ). Это система отражения операций в целях исчисления налогов.

Основанием для бухгалтерского и налогового видов учета являются одни и те же хозяйственные операции и связанные с ними первичные документы. Поэтому ошибки в бухгалтерском и налоговом учете обычно идут рука об руку. Соответственно, восстанавливать необходимо и то, и другое.

Если говорить о причинах, то учет с нуля чаще всего необходимо восстанавливать из-за того, что он не велся вовсе или им занимались некомпетентные лица. Бывает, что утрата данных произошла из-за воздействия внешних сил, например, документы и компьютерную технику уничтожил пожар.

Обязательно ли восстанавливать

Итак, восстановление бухгалтерского и налогового учета — это ретроспектива. Но зачем восстанавливать что-либо, что было в прошлом? На это есть несколько причин, и вот основные.

Во-первых, документы по хозяйственной деятельности должны храниться как минимум 5 лет. Финансовые и налоговые отчеты за прошлые периоды должны быть представлены в контролирующие ведомства. ИФНС может все это запросить, если будет проводить проверку. Причем подразумевается проверка не только самой компании, но и ее контрагентов.

Во-вторых, правильное введение учета в настоящем невозможно без корректного его ведения в прошлые периоды. Лучше не дожидаться, пока ФНС инициирует проверку и спросит с компании за прошлые «прегрешения» бухгалтерии. Необходимо устранить огрехи по собственной инициативе.

В-третьих, бухучет дает возможность точно видеть, чем владеет компания и за счет каких источников образовано это имущество. Это очень важная информация для руководства и владельцев бизнеса. И для принятия правильных управленческих решений она должна быть достоверной.

Объем и период восстановления

Восстановить документы нужно как минимум за текущий и три предыдущих года. Ведь именно такой срок охватывает налоговая проверка. За этот период все документы должны быть в порядке, все операции корректно отражены в бухгалтерских и налоговых регистрах, рассчитаны и уплачены все обязательные платежи, поданы все отчеты.

Объем восстановления зависит от состояния дел. Иногда требуется полное воссоздание учета с нуля за весь период, поскольку в нем было допущено много ошибок. Порой бывают пропущены непродолжительный периоды или допущены ошибки на каких-то отдельных участках. Тогда можно обойтись частичным восстановлением.

Этапы восстановления

Процесс воссоздания учета и отчетности компании можно разделить на три этапа:

1. Анализ.

2. Планирование.

3. Реализация.

Анализ

Перед тем, как восстановить учет, придется изучить всю имеющуюся информацию — документы, если они есть, данные из программ, какие-то записи, устные пояснения руководства и других причастных к хозяйственной деятельности лиц. Необходимо составить список контрагентов, с каждым из них провести сверку данных. Также нужно сформировать список работников и проверить расчеты с ними.

В результате анализа необходимо ответить на вопросы:

1. В каком объеме следует восстанавливать данные — полностью или частично, а также за какой период.

2. Какие первичные документы и по каким операциям нужно воссоздать. В процессе ведения хозяйственной деятельности компания оформляет договоры и акты приемки с контрагентами, получает и выписывает накладные, а также счета-фактуры (для плательщиков НДС), посылает в банк платежные поручения и получает из него выписки, ведет зарплатные ведомости и расчетные листки по оплате труда персонала. Это лишь типичные документы, в реальности их перечень может быть больше.

3. Какие недочеты нужно исправить, например, сделать пересчет неверно исчисленных сумм, переоформить документы, исправить ошибки в бухгалтерских проводках, подать уточненные декларации и прочие формы, доплатить деньги контрагентам, сотрудникам и в бюджет.

Планирование

План восстановления будет состоять примерно из таких пунктов:

1. Проведение инвентаризации.

2. Проведение сверки с контрагентами.

3. Воссоздание документов, которые компания может оформить сама.

4. Запрос дубликатов документов у контрагентов.

5. Внесение всех полученных данных в регистры бухгалтерского и налогового учета.

6. Исчисление налогов, взносов, прочих выплат при необходимости их доплата и перечисление пеней.

7. Представление отчетов в контролирующие органы.

Это лишь базовый план. Точный можно будет составить только после проведения анализа.

Реализация

Теперь пора приступать непосредственно к тому, чтобы последовательно выполнять каждый пункт плана. Начинать нужно с самого раннего периода, за который следует восстановить учет.

На этом пути компанию могут ждать различные подводные камни, и вот лишь некоторые:

1. Нет никакой возможности восстановить документ. Например, ООО приобрело комплектующие у компании-поставщика. Подтвердить эту операцию можно накладной, но она утрачена. Запросить новую возможности нет, так как поставщик уже ликвидирован. А раз нет накладной, то нет и расходов, ведь они должны быть документально подтверждены. Ничего не остается, кроме как исключить расходы на покупку комплектующих из расчета налоговой базы, как будто их и не было.

2. При сверке с налоговой инспекцией в процессе восстановления выявлены разногласия. Это вполне возможно, ведь ИФНС получала данные, которые ей представляла компания. А они могли быть некорректными, поскольку учет велся с ошибками. После подачи уточненных отчетов все должно стать на свои места.

3. Компания запросила в инспекции свои же декларации и расчеты, которые прежде туда подавала. А вместе с ними получила повышенное внимание со стороны контролеров. Нужно заранее оценить, стоит ли запрашивать первичные отчеты. Возможно, лучше не рисковать и прибегнуть к другим способам воссоздания прошлых операций.

Кто может заниматься восстановлением

Поручить восстановление учета можно:

1. Штатным бухгалтерам. Это позволит сэкономить, но результат может быть не слишком хорошим. Дополнительная нагрузка будет отвлекать специалистов от текущей работы. Возможно, не лучшая идея доверять исправление ошибок той же бухгалтерии, которая их допустила.

2. Специалисту, приглашенному для этой цели. Нужно быть уверенным, что это опытный бухгалтер, который хорошо разбирается во всех участках учета, а также в отчетности. Это повлечет дополнительные затраты.

3. Компании, которая занимается комплексным бухгалтерским обслуживанием, профессионально восстанавливает учет и несет ответственность за результат.

   К работе будут привлечены специалисты разных направлений, в том числе по бухучету операций, по расчетам с персоналом, по исчислению налогов и формированию отчетности. Компания произведет и предоставит предварительный расчет стоимости работ, но расходы окупятся, ведь не придется платить штрафы. А последние могут быть весьма внушительными.

Штрафы и другие санкции

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, бухгалтерских или налоговых регистров, несвоевременное или неверное отражение операций считается грубым нарушением правил учета. По ст. 120 НК РФ за такие нарушения компанию могут оштрафовать:

• на 10 тыс. рублей, если нарушение допущено в течение одного налогового периода, обычно это квартал или год в зависимости от налога;

• на 30 тыс. рублей, если нарушение длится несколько налоговых периодов;

• на 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее, чем на 40 тыс. рублей, если нарушение привело к занижению базы для расчета налогов или взносов.

Кроме того, за несоблюдение правил бухучета должностное лицо могут привлечь к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП. Штраф за первичное нарушение составит 5-10 тыс. рублей. За повторное могут либо оштрафовать на 10-20 тыс. рублей, либо дисквалифицировать на 1-2 года.

Если компания вовсе «забыла» о необходимости вести учет, не представляла налоговые деклараций и расчеты и не перечисляла государству обязательные платежи, есть риск привлечения руководителя к уголовной ответственности. Для этого сумма неуплаченных налогов должна быть не менее 15 млн рублей в течение трех лет подряд. Грозит наказание в виде денежного штрафа до полумиллиона рублей, принудительных работ с параллельным запретом занимать определенные должности или без этого, арест до полугода, лишение свободы на срок до трех лет.