Как организовать удалённую работу сотрудников

Глава 49.1 об удалённой работе была введена в Трудовой кодекс ещё в 2013 году. На практике далеко не все работодатели воспринимали такой формат трудовых отношений, но всё изменила пандемия коронавируса.

Волей-неволей бизнесу пришлось спешно перенастраивать производственные процессы и разрабатывать нужные документы. Сейчас организация удалённой работы сотрудников не выглядит таким уж сложным делом. Более того, когда COVID-ограничения были сняты, оказалось, что в удалёнке есть свои плюсы, а некоторые работники теперь согласны работать только вне офиса.

Конечно, дистанционная работа подходит далеко не каждой компании. Если организация занята в реальном секторе экономики, если у неё есть автотранспорт, склады, запасы ТМЦ, торговые точки, заведения общепита, то перевести на удалёнку основной персонал просто невозможно. Кроме того, дистанционный формат требует от руководства и от работников особых правил взаимодействия, которые необходимо жёстко соблюдать.

Плюсы и минусы дистанционной работы

По данным разных социологических исследований в России от 10% до 15% работников заняты только дистанционно, а совмещают удалёнку с периодическим появлением в офисе почти четверть персонала.

Рано или поздно организация дистанционной работы может потребоваться любому работодателю, поэтому стоит знать о плюсах и минусах этого формата трудовых отношений с точки зрения персонала.

Если же говорить об отношении самого бизнеса к удалённой работе, то в качестве плюсов руководители компаний отмечают:

• снижение операционных расходов;
• возможность нанимать работников из разных регионов;
• гибкость в планировании бизнес-процессов.

К недостаткам дистанционного формата относят:

• затраты на организацию рабочих мест и технических ресурсов для связи;
• невозможность полного контроля производственных процессов;
• снижение чувства общности и командного духа.

В целом, единого отношения к удалёнке нет, однако мало у кого есть сомнения в том, что этот вариант взаимодействия работодателя и работника и дальше будет развиваться.

Как оформить дистанционного сотрудника работу по ТК РФ

По ТК РФ дистанционная (удалённая) работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения юрлица или другого рабочего места, прямо или косвенно находящегося под постоянным контролем работодателя.

Обязательным условием при этом является взаимодействие между работодателем и работником через Интернет, каналы информационно-телекоммуникационных сетей или сети связи общего пользования.

На дистанционных работников распространяются все нормы трудового законодательства РФ за некоторыми особенностями. В частности, местом работы признаётся не юридический адрес компании-работодателя, а место фактического выполнения работником трудовых обязанностей.

При этом надо учитывать, что если дистанционный работник находится за пределами РФ, то работодатель по определению не может обеспечить ему безопасные условия труда. Поэтому с такими работниками можно заключать только договоры гражданско-правового характера, а ранее заключенный трудовой договор должен быть расторгнут (письмо Роструда от 09.09.2022 № 14-2/ООГ-5755).

Ещё один важный вопрос — может ли директор работать дистанционно? Трудовой кодекс не запрещает руководителю компании работать в удалённом формате, но здесь есть важный нюанс. Дело в том, что директор — это единоличный исполнительный орган юридического лица. А в соответствии со статьей 54 ГК РФ местонахождение ЕИО является адресом юридического лица и указывается в ЕГРЮЛ.

Если ООО уже зарегистрировано на домашний адрес руководителя, откуда он и работает, ничего делать не надо. Но если компания числится по адресу офисного помещения, а директор там не бывает, то безопаснее внести изменения в ЕГРЮЛ, подав заявление по форме Р13014.

В то же время, если вы гарантированно можете обеспечить получение руководителем официальной корреспонденции, поступившей на офисный адрес, то риск минимален. Само по себе несовпадение юридического и фактического адреса не может быть основанием для исключения ООО из реестра (п. 3.3 письма ФНС России от 09.04.2020 № КВ-4-14/6053@).

При приёме на дистанционную работу кандидат представляет стандартный пакет документов, перечисленных в статье 65 ТК РФ. Встречаться лично работодателю и сотруднику необязательно, можно провести удалённое собеседование через интернет. Трудовой договор подписывают электронными подписями сторон, но если у работника нет ЭЦП, то надо через почту или курьера обменяться бумажными документами.

В трудовом договоре обязательно указывают следующие положения:

• дистанционный характер работы, а также её вид: постоянная, временная, периодическая;
• формат взаимодействия работника и работодателя, в том числе, сроки направления электронных документов, порядок ознакомления и подтверждения их получения, передача результатов работы, отчётов, другой обязательной информации;
• режим времени работы и отдыха удалённого работника.

Как обычно, издается приказ о приёме на работу, в трудовую книжку заносится соответствующая запись, а сведения о работнике передаются в СФР не позже следующего рабочего дня.

Если на дистанционную работу переводится уже действующий офисный сотрудник, то к его трудовому договору составляется дополнительное соглашение. Но для исключительных ситуаций, перечисленных в статье 312.9 ТК РФ (катастрофы, эпидемии, наводнения, аварии), согласие работника не требуется, и изменения к трудовому договору не оформляются. После прекращения форс-мажорных обстоятельств работник возвращается на своё рабочее место, находящееся на территории работодателя.

Как организовать дистанционное взаимодействие работодателя и работника

Как правило, оформление кадровых документов особых проблем не вызывает, намного сложнее наладить сам процесс. Как организовать удалённую работу? Перед работодателем здесь стоит ряд задач:

• обеспечить каждого работника необходимой техникой (компьютер, телефон, принтер), а если он используют свою, то компенсировать затраты;
• убедиться, что работник использует интернет достаточной мощности и надёжности;
• установить необходимые программы и предоставить доступ к площадкам для онлайн-встреч;
• продумать систему безопасности данных и организовать систему облачных хранилищ;
• скоординировать работу разных подразделений компании;
• разработать систему контроля и отчётов;
• определить, как работник будет связываться с клиентами и контрагентами;
• установить часы, в которые работник должен быть доступен для связи.

Самые популярные мессенджеры, которые давно используются для корпоративного общения, это Skype, WhatsApp, Telegram. У большинства работников здесь уже есть аккаунты, кроме того, они позволяют осуществлять несколько видов коммуникаций: переписку с передачей документов, голосовую связь, видео-звонки. Для групповых встреч чаще всего используют Zoom, Webinar, MSTeams. Кроме того, существуют специализированные программы, которые позволяют не только обеспечить общение команды, но также фиксировать поставленные задачи и контролировать их выполнение.

Однако ни одна техника или программа не будет работать сама по себе, поэтому надо разработать систему встреч и совещаний. В большинстве компаний текущие задачи и процессы обсуждаются на ежедневных планерках, оперативках, летучках, пятиминутках. Более масштабные цели ставят на длительных мероприятиях, к которым сотрудники обычно готовят свои отчёты, презентации, выступления.

Но одной постановки целей и задач тоже недостаточно, организация дистанционной работы требует контрольных мероприятий. Какие принципы здесь стоит внедрять?

• Жёсткий ритм проведения онлайн-собраний. Если работник не знает точно, когда ему придётся отчитываться по задаче, у него возникает соблазн перенести её выполнение.
• Прозрачность времени и задач сотрудников. Каждый работник может вести собственный контроль работы, отмечая сделанное в своём личном ежедневнике. Однако руководитель должен иметь постоянный доступ к рабочим планам, где видно, на каком этапе находится та или иная задача.
• Взаимозависимость процессов. Если работник знает, что от его действий зависит выполнение задачи другого сотрудника, он будет больше стремится делать всё в срок.
• Разработка методов мотивации команды через личный и групповой KPI и другие способы оценки результатов.
• Выборочные контрольные мероприятия, например, фиксация количества звонков менеджеров продаж, учёт запущенных на компьютере сотрудника программ, видеонаблюдение с согласия работника.
• Поддержание деловой атмосферы на онлайн-встречах.

Безусловно, координация удалённой работы для разных компаний не может иметь единого сценария. Но если подойти к этому всерьёз, можно получить прекрасные результаты, среди которых сокращение сроков реализации проектов, снижение расходов на командировки, экономия дорогостоящего времени руководства.