Как выбрать аутсорсинговую бухгалтерскую компанию

Организация бухгалтерского и налогового учета — одна из важных задач бизнеса. Без ее решения компания не сможет взаимодействовать с госорганами, заключать сделки с контрагентами, вести хозяйственную деятельность.

В последние годы многие организации и ИП вместо штатного бухгалтера выбирают удаленное бухгалтерское обслуживание. При этом надо хорошо понимать, какие критерии являются главными при выборе аутсорсинговой компании, как не ошибиться при выборе, как оценить надежность поставщика бухгалтерских услуг?

Эти и другие вопросы мы обсудили с Анной Обуховой, руководителем направления по развитию партнерской сети «1С:БухОбслуживание».

Чек-лист при выборе бухгалтерского обслуживания

Если перед вами стоит задача удаленной организации бухучета, советуем пройтись по пунктам этого чек-листа.

• Надежность поставщика бухгалтерских услуг.
• Какие технологии удаленной работы предлагает аутсорсер.
• Какой софт используется для ведения учета.
• Квалификация и компетенции персонала аутсорсинговой компании.
• Что входит в состав и стоимость бухгалтерских услуг.
• Какие условия прописаны в договоре на удаленное бухгалтерское обслуживание.
• Какие дополнительные возможности и услуги предлагаются клиенту.

Все эти пункты мы разберем на примере услуг от сети партнеров «1С:Бухобслуживание».

Как оценить надежность поставщика бухгалтерских услуг

Как это ни странно, но мебель для офиса или оргтехнику мы выбираем порой тщательнее, чем поставщика услуг. Услуги сложно оценить заранее, поэтому стоит внимательно отнестись к тому, кто именно будет их оказывать.

Часто своим главным достижением бухгалтерская компания называет наличие крупных знаковых клиентов. Конечно, это заслуживает уважения, но если у вас совсем небольшая компания, то есть опасение, что вы просто потеряетесь среди крупных клиентов, и вам будут уделять меньше внимания.

Косвенным гарантом надежности может быть членство в отраслевом союзе, работа под зонтичным брендом по франшизе, данные рейтингов.

Безусловно, стоит обращать внимание на отзывы. Их можно найти на сайте самой бухгалтерской компании, а также на внешних ресурсах, в том числе публикующих отзывы клиентов и сотрудников. Если у вас есть знакомые, которые уже пользуются услугами бухгалтерских компаний, прислушайтесь к их рекомендациям.

Важный пункт позиционирования аутсорсера — это то, какие услуги и специфику целевых клиентов компания сама для себя считает основной. Как правило, о своем позиционировании бухгалтерская компания говорит на сайте или в коммерческом предложении. Например, мы оказываем бухгалтерские услуги строительным организациям, или мы предлагаем ведение бухгалтерского учета для общепита.

Также стоит ознакомиться с данными сервисов проверки контрагентов. Обращайте внимание не только на обороты и виды деятельности, но и посмотрите, участвовала ли бухгалтерская компания в судебных исках, на какой стороне (ответчика или истца), какие суммы оспаривались, какие нарушения происходили.

Давайте рассмотрим ответ на первый пункт на примере информации о сети фирмы «1С».

Фирма «1С» — это лидер рынка бухгалтерского софта, работающий в двух главных направлениях:

• основное, которому уже больше 30 лет: ведущий разработчик бухгалтерского ПО, реализующий через франчайзи программные продукты с их последующим сопровождением, внедрением, консультированием;
• партнерская сеть «1С:БухОбслуживание», в которую входит более 1000 компаний-партнеров из разных регионов России.

Информация о наших партнерах есть на сайте, здесь можно выбрать аутсорсера в вашем городе или регионе, получить их контакты и связаться с ними напрямую. Партнеры сети «1С:БухОбслуживание» обслуживают более 30 тысяч клиентов, их отзывы вы можете найти здесь, а также в социальных сетях и на YouTube.

По данным Forbes партнерская сеть «1С» является крупнейшей франшизой, а сеть «1С:БухОбслуживание» — самой большой сетью по ведению бухучета на территории России. Добавлю также, что фирма «1С» — один из российских лидеров в технологическом секторе, и входит в число системообразующих предприятий.

Технологии удаленной работы аутсорсера

Оказывать услуги бухгалтера удаленно невозможно без соответствующих технологий, поэтому технологичность — один из основных факторов при выборе поставщика услуг по ведению учета.

При этом надо оценивать не только результат этой деятельности, но и качество ежедневного регулярного взаимодействия с аутсорсером. Минимальным критерием доступности является почта, телефон, некоторые мессенджеры, но многие крупные аутсорсинговые компании предлагают клиентам еще и личный кабинет на своем сайте. Безусловно, это является технологическим преимуществом.

Выбирая для своего бизнеса удаленное бухгалтерское обслуживание, обязательно выясните следующие моменты:

• как будут передаваться документы, необходимые для ведения учета;
• предоставляется ли доступ в бухгалтерскую базу;
• можно ли, при необходимости, самостоятельно сформировать нужные документы, например, счет или товарную накладную;
• соблюдает ли бухгалтер политику лицензирования правообладателей, в том числе, при предоставлении клиентам самостоятельного доступа к софту.

Поговорим о том, как эта работа организована у партнеров «1С:БухОбслуживание».

Мы стараемся предоставлять всем клиентам полноценное и комфортное удаленное бухгалтерское обслуживание. Сюда входит онлайн-доступ к учетной базе на серверах 1С, возможность бесконтактной передачи первичных документов, а также мобильное приложение «Личный кабинет клиента «1С:БО».

Не имеет значения, каким образом клиент обращается к своему бухгалтеру, будь то почта, телефон или мессенджеры. Все сообщения, запросы, поручения для бухгалтера будут собираться в единую ленту сообщений и не будут потеряны. Бухгалтер всегда будет понимать хронологию поступающих к нему запросов и сможет ответить оперативно, независимо от того, по какому каналу обратился клиент.

Теперь о том, в чем плюсы учетной базы 1С-онлайн:

• все данные хранятся в защищенном облаке, фирма «1С» регулярно обновляет эти программы и проводит резервное копирование баз;
• клиент может работать в программе через интернет из любого удобного для него места;
• в каждый тариф обслуживания входит доступ к облачной 1С: Бухгалтерии 8;
• бесплатный перенос базы клиента в облако «1С»;
• бесплатное предоставление архив учетной базы «1С» при расторжении договора.

Один из самых непростых вопросов при организации удаленного бухгалтерского обслуживания — это передача первичных документов. У партнеров «1С:БухОбслуживание» эта задача решена самым удобным для клиента способом. Можно использовать любой удобный канал связи и пересылать первичку в виде сканов либо фото. Они загружаются в облако «1С», автоматически распознаются, и бухгалтер проконтролирует их получение в своей учетной базе. Это существенно сокращает как время на передачу документов, так и ошибки при ручном вводе данных.

Конечно, любого руководителя бизнеса волнует, как постоянно быть на связи с удаленным бухгалтером? С нашей точки зрения самый удобный канал взаимодействия — это «Личный кабинет клиента «1С:БО».

Через него можно не только быстро получить основные данные учета или выслать фотографии и сканы документов, но также задать вопрос и выдать поручения бухгалтеру. Здесь же можно ознакомиться с журналом учета оказанных услуг, заказать дополнительные услуги, узнать контрольные сроки сдачи отчетности и уплаты налогов, получить данные по движению денежных средств своей компании и др.

Таким образом, клиент всегда знает, что происходит в его бухгалтерии в любой момент времени, и нет никакой необходимости, чтобы бухгалтер сидел рядом в соседнем кабинете. Весь учет, как на ладони.

Софт для ведения учета

Для клиента аутсорсинговой компании важно знать, в каком программном продукте будет вестись его учет, и насколько эти программы актуальны и безопасны.

Обязательно задайте следующие вопросы:

• как называется ПО, кто его разработчик, почему аутсорсер выбрал именно этот софт;
• сколько стоит покупка или аренда этого ПО для клиента;
• кто основной правообладатель, сколько доступов предоставляется и соответствует ли это политике лицензирования;
• есть ли дополнительные расходы, с какой частотой происходит обновление, доступна ли оперативная техподдержка;
• кто имеет доступ к учетной базе, отражается ли в ней информация о тех, кто внес или исправил данные;
• насколько сложно будет поменять аутсорсера, сохранить и передать данные другому исполнителю.

Для клиентов «1С:БухОбслуживание», как имеющихся, так и потенциальных, могу сказать, что все партнеры сети пользуются лицензионными программными продуктами «1С».

Поскольку фирма «1С» сама является разработчиком ПО для ведения бухучета, то она предоставляет широкую линейку продуктов, начиная от «1С:Предприниматель» для небольших компаний и заканчивая «1С: Бухгалтерия КОРП» для крупных предприятий.

В случае работы с партнерами «1С:БухОбслуживание» клиент получает авторизованный доступ к серверам «1С» с круглосуточной техподдержкой. Все изменения, которые производятся в учетной базе, будут иметь авторство, а при расторжении договора клиент получает свою базу «1С:Бухгалтерия ПРОФ».

Что касается конкретных программ, к которым клиент получает доступ в рамках тарифа при заключении договора, то их можно увидеть на этом слайде. К ним также подключаются полезные сервисы портала 1С:ИТС, которые существенно помогают бизнесу в его оперативной деятельности.

При необходимости, за небольшую плату, можно приобрести дополнительную лицензию, а также сервис для организации юридически значимого электронного документооборота и продвинутый сервис проверки контрагентов.

Квалификация и компетенции персонала атусорсинговой компании.

Однако сами по себе программы и сервисы, даже самые лучшие, работать не будут, поэтому клиенту надо понимать, кто именно ведет учет и какова гарантия компетенций бухгалтера.

Вот о чем надо спросить при выборе аутсорсера:

• кому поручен учет клиента — команде или выделенному сотруднику;
• какой опыт имеют исполнители, работали они в одной или нескольких сферах;
• как организовано обучение и подтверждение профессиональных знаний;
• кто консультирует исполнителей при возникновении сложных вопросов;
• кто проверяет качество работы и наличие ошибок.

Бухгалтер — это очень динамичная профессия. Работая в одной компании, бухгалтер может изучить все тонкости конкретной области или системы налогообложения, но плохо ориентироваться в других сферах. Аутсорсинг бухгалтерского учета позволяет использовать опыт и знания не одного, а нескольких сотрудников, которые работают командой. Это гарантия бесперебойной работы, поэтому клиент не окажется в ситуации, что бухгалтер ушел в отпуск или заболел во время отчетности.

Расскажу, как организовано обучение, сертификация и контроль качества учета в сети «1С:БухОбслуживание».

Наши партнеры работают по стандартам, разработанным фирмой «1С». Это регламент подбора бухгалтеров, должностные обязанности, чек-листы для выбора сотрудника. Соискатель на должность главного бухгалтера обязательно проходит удаленную сертификацию, как правило, еще в период адаптационного срока. Далее он ежегодно проходит ресертификацию, которая подтверждает профессиональные знания.

Чтобы работники компаний-партнеров были в курсе всех нововведений, мы проводим регулярные профессиональные вебинары, предоставляем доступ к нашей базе знаний и онлайн-курсам с последующим тестированием. Причем обучение проходит без отрыва от основной работы, поэтому клиенты не испытывают от этого никаких неудобств.

В рамках системы 1С:ИТС бухгалтеры имеют доступ к бесплатному сервису «Отвечает аудитор». Это как раз те самые консультации более квалифицированных специалистов, которые занимаются самыми сложными вопросами учета. Для оперативных консультаций бухгалтеров введена услуга «Отвечает методист».

Но что делать, если бухгалтер при работе с клиентом все-таки допускает ошибки? Для этого в сети «1С:БухОбслуживание» организован Централизованный аудит качества учета. Каждая бухгалтерская компания может запустить эту процедуру самостоятельно в удобное для себя время, а централизованно аудит проводится два раза в год.

В ходе аудита сотрудники фирмы «1С» оценивают качество учета баз клиентов, дают рекомендации по исправлению ошибок, что помогает избежать проверок со стороны контролирующих органов и штрафов.

Кроме того, в нашей сети реализована автоматизация функций массового выполнения задач по клиентам. Это не только экономит время бухгалтера, но и существенно снижает вероятность ошибки из-за человеческой усталости.

Сочетание автоматизации бухгалтерских процессов и квалификации сотрудников позволяет компаниям-партнерам сети «1С:Бухобслуживание» предлагать высокое качество при разумной цене.

Что входит в состав и стоимость бухгалтерских услуг

Следующий вопрос, который часто задают предприниматели, выбирая аутсорсера, это выбор между фиксированной и гибкой ценой на бухгалтерские услуги.

Конечно, фиксированная цена позволяет спланировать ежемесячные расходы и сразу выбрать поставщика, который устраивает клиента по данному критерию. Но если бизнес сезонный или только запущен, то выгоднее регулировать цену, в зависимости от потребностей. Ведь чем меньше объем заказываемых бухгалтерских услуг, тем ниже будет их цена, что имеет особенное значение на старте либо во время сезонной приостановки предпринимательской деятельности.

Напомню, что стоимость аутсорсинговых услуг складывается из зарплаты бухгалтеров, арендных платежей, расходов на программное обеспечение и технику. Некоторые бухгалтерские компании используют политику демпинга. При заключении договора они предлагают цены на уровне себестоимости, но затем ставят клиента перед необходимостью платить существенно больше, объясняя это разными причинами.

Выбирая аутсорсера, обязательно выясняйте, что входит в стоимость услуг, тогда будет проще понять, насколько эта цена справедлива и понятна для вас. Спросите также, какие дополнительные платежи могут быть, кроме оплаты основного тарифа либо фиксированной цены. Как правило, аутсорсер сразу сможет представить перечень дополнительных услуг, о которых изначально вы не договаривались, но которые могут вам понадобиться.

И еще один важный пункт при обсуждении цены — на какое обслуживание клиент может рассчитывать, если часть функций по учету он возьмет на себя. То есть речь идет о возможности снижения цены за счет уменьшения объема услуг.

Давайте посмотрим, какие тарифы предлагают своим клиентам партнеры «1С:БухОбслуживание». Как видно, есть пять основных тарифов, ключевыми из них являются «Комплексный сервис» и «Отчетность».

• «Комплексный сервис» включает в себя полный услуг от сбора первички до сдачи отчетности, сюда же включен расчет зарплаты и кадровый учет. Выбирая такой тариф, клиент полностью передает ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании.
• Тариф «Отчетность» подразумевает, что учет клиент ведет самостоятельно, а бухгалтер проверяет данные базы, считает налоги и сдает отчетность.
• Тариф «Программа и консультация» может быть удобен для вашей компании, если вы планируете самостоятельно вести учет и сдавать отчетность. Тогда бухгалтер будет только помогать — консультировать и контролировать данные вашей базы.
• Тариф «Расчет заработной платы» предполагает, что бухгалтер «1С:БО» рассчитает зарплату и налоги, сдаст отчетность по работникам, а также, при необходимости, проконсультирует сотрудников.
• Тариф «Расчет заработной платы и кадровый учет» включает в себя, помимо вышеперечисленного, еще и кадровый учет.

Еще одна особенность для клиентов сети «1С:БухОбслуживание» — это совместная работа в базе с бухгалтером. Выполняя часть задач самостоятельно, например, вводя первичку, можно существенно сэкономить потому, что такие задачи не тарифицируются, и клиент за них не платит.

Кроме того, партнеры сети проявляют индивидуальный подход, потому что перед заключением договора проводятся переговоры с клиентом, где обсуждаются все особенности его бизнеса. Окончательная стоимость обслуживания определяется с учетом количества документов, которые необходимо отрабатывать, и хозяйственных операций, которые учитывает бухгалтер.

Какие условия прописаны в договоре на удаленное бухгалтерское обслуживание

Договор — это документ, который в первую очередь фиксирует соглашение контрагентов об объеме и перечне услуг. Все что не зафиксировано в договоре, к сожалению, в дальнейшем не работает.

Если в договоре указан только доступ клиента к программным продуктам либо консультации бухгалтера, то это не договор на ведение бухгалтерского учета. Ответственность бухгалтерской компании в таком случае будет значительно уже. Если нет обязательств по сохранности базы и передачи вам базы с указанием формата передаваемых файлов, это тоже дополнительные риски уже при расторжении договора.

Мы понимаем, что поменять поставщика бухгалтерских услуг после того, как вы уже работали с аутсорсинговой компанией, это достаточно трудный и сложный процесс. Поэтому, прежде чем подписывать договор, необходимо с ним обязательно ознакомиться.

Обратите внимание на следующие пункты:

• стороны, форма, предмет договора;
• конфиденциальность;
• период действия и дата начала обязательств;
• перечень услуг и обязательства по договору;
• финансовые гарантии исполнителя по качеству ведения учета;
• порядок расторжения договора.

Договор на оказание бухгалтерских услуг не может быть коротким, поскольку должен отражать все нюансы вашего взаимодействия с бухгалтерской компанией.

Давайте разберем модель обслуживания на примере клиента «1С:БухОбслуживание». Договор описывает полный порядок выполнения работ, который является частью стандарта, разработанного фирмой «1С».

• Люди — это уполномоченные представители клиента, которые указываются в приложении к договору. Они имеют право давать поручения, вводить данные в базу, согласовывать журнал оказанных услуг, осуществлять оплату услуг и так далее.
• Уровень сервиса — это обязательства перед клиентом до и после заключения договора: что делает аутсорсер и что делает клиент. Здесь фиксируется состав регулярных и дополнительных услуг, сроки выполнения работ, ответственность аутсорсера и клиента, регламент их взаимодействия.
• Обслуживание — выполнение регулярных задач по обслуживанию клиентов в соответствии с тарифом и регламентом взаимодействия. Здесь также отражается порядок самостоятельной работы клиента в базе, коммуникации с клиентом, поручения клиента и др.
• Отчетность клиента и получение оплаты — этот пункт включает в себя величину тарифа, автоматическое формирование отчета оказанных услуг, согласование журнала с клиентом, выставление счета акта оказанных услуг, получения оплаты от клиента. При несвоевременной оплате услуг: возможность погашения стоимости обслуживания за счет гарантийного взноса, приостановка обслуживания и продолжение работ.

Все перечисленные пункты гарантируют безопасность партнера и клиента, а также фиксируют финансовую ответственность сторон.

Какие дополнительные возможности и услуги предлагаются клиенту

Мы понимаем, что каждый предприниматель знает, что для него важнее сейчас в бухгалтерском обслуживании. Соответственно, его могут интересовать дополнительные бонусы и сервисы в привязке к специфике своего бизнеса.

На что еще можно обратить внимание при формировании чек-листа при выборе аутсорсера?

• Совместимость технологий с уже имеющимися программами для ведения вашего учета и вашими бизнес-процессами.
• Акции и бонусы — возможность сэкономить на обслуживании в начале сотрудничества либо в дальнейшем.
• Состав дополнительных сервисов и их стоимость.
• Технологии удаленного взаимодействия с аутсорсером. Бесконтактные технологии из вынужденной модели взаимодействия в период пандемии перешли в обычную бизнес-практику. Многие предприниматели предпочитают работать именно с удаленным бухгалтером, потому что это удобно, выгодно и быстро.

В качестве примера приведу описание бонусов, которые «1С:БухОбслуживание» предлагает своим клиентам.

• Экспресс-аудит качества учета. Все наши партнеры проводят экспресс-аудит в течение 3-4 часов через удаленный доступ к базе клиента. Перед аудитом подписывается соглашение о конфиденциальности, а по его окончании партнер выдает полный отчет с рекомендациями.
• Месяц обслуживания на тарифе «Комплексный сервис» бесплатно при заключении договора.
• Консультация по выбору системы налогообложения. Она предоставляется уже работающим компаниям, которые хотят запустить новый вид деятельности, а также предпринимателям, которые только планируют зарегистрировать бизнес.
• Сервисы, которые включены в тариф бухобслуживания, то есть отдельно оплачивать их не надо. Это «1С:ДиректБанк», ЭДО без электронной подписи, передача первички для автоматического распознавания.

Как сравнить предложения разных аутсорсинговых компаний

После того, как вы собрали предложения нескольких аутсорсинговых компаний, которые вам предлагают услуги по ведению бухгалтерского учета, надо их сравнить. Что делать с этими данными? Еще раз напомню критерии и описания характеристик бухгалтерского обслуживания.

Переносим все эти данные в матрицу балльно-весового метода. В первом столбце идет описание каждого критерия. В следующем — вес критерия по пятибалльной шкале от 1 (это неважно) до 5 (это очень важно). Также добавляем столбцы с предложениями хотя бы трёх бухгалтерских компаний.

Матрица работает и на 5-7, и на 2 компании. По каждому варианту мы ставим оценку того или иного показателя по пятибалльной шкале, а в столбец «Оценка с учетом веса» вы подставляете значение умножения первого столбца «Вес критерия» и оценки вариантов. Соответственно, по каждому из ваших бухгалтерских аутсорсеров у вас будет итоговая оценка с учетом веса.

Приведу пример заполнения матрицы. Предположим, у нас есть три аутсорсинговые компании: «Ромашка», «Василек» и «Облако».

Критерий «Надежность поставщика» мы для себя оценили в 4 балла. При этом «Ромашка» заслуживает наибольшего доверия, поэтому мы поставили здесь 5 баллов, наименьшее доверие вызывает «Василек», а «Облако» получило у нас средний показатель. Аналогично заполняем следующие критерии.

Дальше мы складываем все значения в столбце «Оценка с учетом веса» и у нас получается интегральная итоговая оценка. Для «Ромашка» это 95 баллов, то есть максимум, для «Василек» это 91 балл, а для «Облака» всего 59 баллов.

Это стандартная матрица балльно-весового метода, которую мы применили для выбора поставщика бухгалтерских услуг. Считается очень быстро и просто.

Обезопасьте совой выбор бухгалтерской компании, чтобы сотрудничество было выгодным и комфортным.