Почему бухгалтерские ошибки всплывают через 2–3 года и чем это опасно для бизнеса

Для многих руководителей контроль за бухгалтерией ограничивается проверкой сроков сдачи отчетности и уплаты налогов. Если сроки соблюдены и сальдо ЕНС положительное, возникает иллюзия, что в учете полный порядок. Это не всегда так, потому что время от времени всплывают ошибки прошлых лет, которые могут привести к серьезным проблемам бизнеса.

Что считается ошибкой в учете

Ошибка в учете – это неправильное отражение фактов хозяйственной деятельности. Такое понятие приводится в ПБУ 22/2010, здесь же перечисляются примеры ошибок:

• неверное применение законодательства РФ в сфере учета или учетной политики налогоплательщика;
• неточности в вычислениях;
• неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной жизни;
• некорректное использование информации, имеющейся на дату подписания отчетности;
• недобросовестные действия должностных лиц.

При этом не считаются ошибками неточности или пропуски отражения какого-либо факта хозяйственной жизни из-за отсутствия информации. Например, если контрагент сначала представил неверные или неполные данные, а корректные сведения поступили позже.

Почему возникают ошибки в учете? Причин здесь несколько:

• отсутствие внутреннего контроля;
• человеческий фактор;
• расхождения между первичкой и учетом;
• несовершенные учетные программы или их отсутствие;
• сложное и постоянно меняющееся законодательство.

Большое значение имеет уровень существенности ошибки в бухгалтерском учете, потому что это прямо влияет на решения пользователей отчетности. Так, небольшое отклонение в расчете прибыли может приостановить выплату дивидендов собственникам компании.

Какая ошибка считается существенной в бухучете? Ответ на этот вопрос остается в компетенции самого бизнеса. Например, порог существенности можно выразить долей от показателей отчетности (выручки, прибыли, активов) либо конкретной суммой.

Принятые критерии надо закрепить в учетной политике организации. От вида ошибки (существенная или несущественная), а также момента обнаружения, зависит способ ее исправления.

Почему ошибки выявляются не сразу

Если смотреть на учет глазами собственника, возникает вопрос: почему ошибки в учете могут существовать годами, и их никто не замечает?

• Во-первых, учет всегда зависит от первичной информации. Бухгалтер отражает факты хозяйственной жизни на основании документов, а в них изначально могут быть заложены неточные или неполные сведения. И хотя учет формально правильный, но он уже может быть недостоверным.
• Во-вторых, ошибка может быть не арифметической, связанной с цифрами, а логической. Например, какой-то расход ошибочно отражается не на том счете, некорректно определяется момент признания дохода или расхода, неправильно применяются нормы законодательства. Такие ошибки часто бывают системными, то есть повторяющимися.
• В-третьих, не каждый бизнес выстраивает полноценную систему внутреннего контроля бухгалтерии, потому что это требует дополнительных ресурсов.

Когда могут проявиться ошибки прошлых лет в бухучете? Чаще всего для этого требуется какой-то внешний триггер:

• смена бухгалтера;
• аудит учета;
• проведение инвентаризации;
• сверка с контрагентом, которая выявляет расхождение данных;
• подготовка отчетности к сделке или получению кредита.

Отдельно стоит сказать про ошибки, выявленные налоговой инспекцией. Поскольку все декларации проходят камеральный контроль, то ФНС автоматически проверяет показатели, ищет расхождения, сопоставляет данные с отчетами контрагентов.

Если фиксируются какие-либо отклонения, то инспекция требует дать пояснения. При наличии большого количества нестыковок, расхождений, системных ошибок может быть назначена выездная проверка, в ходе которой проводится сплошной контроль глубиной до трех лет.

Чем опасны старые бухгалтерские ошибки

Главная проблема ошибок в учете заключается в том, что они запускают цепочку последствий, которые затрагивают финансы бизнеса.

Первое – доначисления. Если ошибка привела к уменьшению суммы налога, то возникает недоимка, иногда в достаточно крупном размере. Погасить ее надо в краткие сроки.

Второе – пени и штрафы за прошлые периоды. Пени начисляются за каждый день, и при длительном периоде эта сумма может быть сопоставима с самим налогом.

Третье – операционные риски. Из-за недостоверной отчетности или недоимки налоговая может заблокировать расчетный счет, приостановив текущие операции бизнеса.

Наконец, есть и стратегические последствия. Ошибки в учете могут сказаться на управленческих решениях, которые принимались на основе искаженных данных.

Как исправляют ошибки в учете

Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности – это не их переписывание, а отдельная операция со своей логикой, датой и обоснованием. Законодательство не допускает редактирования уже зафиксированных периодов, поэтому нельзя просто удалить ошибку, как будто ее и не было. Правильнее говорить, что ошибка фиксируется, а затем корректируется через дополнительные записи.

Способ исправления зависит от того, когда обнаружена ошибка. Для начала надо выяснить дату возникновения ошибочной операции или период ее отражения в учете. Далее выбирается вид корректировочной записи с учетом следующих факторов:

• уровень существенности ошибки;
• завершен или нет отчетный период;
• подписана ли отчетность по завершении отчетного периода;
• утверждена ли отчетность собственниками после ее сдачи.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете сопровождается пояснительной запиской, в которой отражают, какие показатели искажены, и по какой причине.

В налоговом учете есть своя логика, здесь имеет значение, занижена ли сумма налога к уплате. Если да, то необходимо уплатить недоимку и подать уточненную декларацию. При выявлении ошибок налоговой инспекцией компания может согласиться с решением по проверке либо оспорить его в суде.

Штрафы и ответственность

Что грозит бизнесу за ошибки в учете? Ответственность за организацию бухгалтерии несет лично руководитель или индивидуальный предприниматель, а наказывают за нарушения еще и налогоплательщика, то есть компанию или ИП.

Одновременно могут применяться разные виды ответственности – налоговая, административная и даже уголовная.

По статье 120 НК РФ бизнес накажут:

• на 10000 рублей за однократное нарушение;
• на 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
• на сумму в 20% от суммы неуплаченного налога (взносов), но не менее 40000 рублей, если ошибки привели к занижению налоговой базы.

Штраф за ошибки в бухучете налагается также на должностных лиц по статье 15.11 КоАП РФ:

• от 5 000 до 10 000 рублей за однократное нарушение;
• от 10 000 до 20 000 рублей (или дисквалификация на срок от года до двух) за повторное нарушение.

В случае, если ошибки привели к уклонению от уплаты налогов в крупном и особо крупном размере, для должностных лиц может наступить уголовная ответственность по статье 199 УК РФ. Эта норма предполагает не только штрафы, но и лишение свободы до 5 лет.

Как снизить риски бизнеса из-за ошибок в учете

Если учет несколько лет ведется без системной проверки, то масштаб проблемы неясен. Однако бизнес в такой ситуации действует «вслепую»: отчетность есть, но степень ее достоверности не оценена.

Прежде всего, надо провести анализ отчетности, проверить логику формирования показателей и сопоставление данных между собой. Следующий шаг – выявление зон риска, потому что ошибки редко распределяются равномерно. Чаще всего они концентрируются в типовых участках: НДС, расчеты с контрагентами, учет расходов, заработная плата.

Затем надо выбрать формат проверки. В одних случаях достаточно внутреннего анализа, в других целесообразно привлекать внешних специалистов. Полноценный аудит бухгалтерского учета позволяет не только выявить ошибки, но и оценить их последствия – финансовые и налоговые.

Любые выявленные проблемы должны быть зафиксированы: что обнаружено, за какой период, какие действия планируются. Только после этого имеет смысл переходить к исправлению ошибок, иначе бизнес будет «латать дыры», не понимая общей картины.

Скачать образец заполнения платёжки на пополнение ЕНС в формате PDF

Регулярная проверка бухгалтерии должна стать не разовой мерой, а элементом постоянного контроля. Вряд ли возможно однажды исправить ошибки и больше никогда их не допускать. Однако выстроенная система позволит выявлять проблемы на раннем этапе, пока они не привели к серьезным негативным последствиям.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Верный
шаг к успеху!