Кто в организации несет ответственность за нарушение правил ведения бухгалтерского учета

Бухгалтер – это лицо, ответственное за ведение учета, и от качества его работы во многом зависит стабильность самого бизнеса. Недоимки, штрафы, блокировка расчетного счета, срывы поставок, задержки расчетов, споры с ФНС и контрагентами – это только часть негативных сценариев, которые могут реализоваться на практике, если бухгалтер не справляется со своими обязанностями.

Найти хорошего специалиста не так-то просто, но если это удалось, можно ли полностью исключить учет из сферы контроля руководителя бизнеса? Ведь в случае чего за ошибки будет отвечать бухгалтер? Однозначного ответа здесь нет, потому что закон возлагает ответственность за нарушение правил ведения бухгалтерского учета на разных лиц.

Кто отвечает за бухучет по закону

Основную ответственность за постановку и ведение учета несет руководитель хозяйствующего субъекта – индивидуальный предприниматель или директор ООО. Об этом говорится в статье 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В приказе Минфина от 29.07.1998 № 34н перечисляются такие варианты организации учета:

• создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
• прием бухгалтера в штат;
• передача учета на договорных началах специализированной организации или бухгалтеру-специалисту (аутсорсинг);
• личное ведение учета руководителем.

В большинстве случаев директор передает ведение учета специалистам, но это не снимает с него ответственности по закону.

Конечно, руководитель отвечает не за каждую проводку, а за организацию бухучета в целом, то есть за то, чтобы учет в принципе велся корректно, своевременно и в соответствии с требованиями закона. Зона его ответственности – это выбор бухгалтера, выстраивание процессов, контроль работы, проверка результатов, подписание отчетности (если это право не передано другому лицу).

Собственники бизнеса, то есть учредители/участники, не несут прямой ответственности за организацию учета и ошибки в бухгалтерии. Однако они могут быть привлечены к субсидиарной ответственности, если будет доказано, что они давали бухгалтеру указания, приведшие компанию к банкротству, или скрывали важные документы.

Что касается самого бухгалтера, то его ответственность перед налоговой, как самостоятельного субъекта, в большинстве случаев отсутствует. ФНС не выстраивает отношения с бухгалтером напрямую, ведь налогоплательщиком является организация или индивидуальный предприниматель. Именно поэтому любые доначисления, штрафы и требования адресуются бизнесу, а не специалисту, который ведет учет.

Несет ли бухгалтер ответственность за свои ошибки

Конечно, возникает логичный вопрос: если ФНС все претензии предъявляет компании/ИП, значит ли это, что бухгалтер вообще ни за что не отвечает?

На самом деле, отвечает, просто его ответственность за ведение бухучета лежит в другой плоскости. Речь идет об обязательствах перед работодателем или заказчиком, а они возможны, если с бухгалтером официально оформлены трудовые или гражданско-правовые отношения.

Если бухгалтер работает в штате, его ответственность регулируется трудовым законодательством. Работодатель вправе взыскать с наемного работника причиненный ущерб, размер которого, в общем случае, ограничивается среднемесячным заработком. Кроме того, специалисты в сфере учета входят в перечень работников, с которым можно заключить договор о полной материальной ответственности (постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002). Тогда бухгалтер обязан выплатить весь причиненный ущерб.

В качестве должностного лица бухгалтера привлекают к административной ответственности, например, по статье 15.11 КоАП РФ. По этой норме специалист может быть оштрафован на сумму до 20 тысяч рублей или даже дисквалифицирован на срок до двух лет.

Дополнительно на бухгалтера может быть наложена дисциплинарная ответственность за невыполнение должностных обязанностей или правил внутреннего порядка. Однако меры дисциплинарного воздействия (замечание, выговор или увольнение) не имеют материального выражения, поэтому не могут компенсировать прямой ущерб, нанесенный бизнесу.

Если с бухгалтером заключается гражданско-правовой договор, то конструкция меняется. Ответственность за бухгалтерский учет в этом случае основана на гражданском праве: компания выступает заказчиком услуг, а бухгалтер – исполнителем. Нормы ТК РФ здесь не применяются, поэтому ни к административной, ни к дисциплинарной ответственности аутсорсера привлечь нельзя. Зато по договору ГПХ стороны могут заранее определить объем обязательств, порядок компенсации убытков и пределы ответственности.

В любом случае, ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учета может быть возложена на бухгалтера, только если доказана причинно-следственная связь между его действиями и реальными убытками бизнеса.

Кто платит штраф, если бухгалтер ошибся

Из всего сказанного следует вывод – штрафы за ошибки в бухучете всегда оплачивает налогоплательщик. Именно компания или ИП признаются виновными в налоговом правонарушении, даже если реально в этом виноват наемный бухгалтер или аутсорсер. Поэтому сначала бизнес исполняет обязательства перед государством, а уже потом, при наличии оснований, может компенсировать свои убытки через договорные механизмы.

Но картина будет неполной, если не посмотреть на всё это с точки зрения самого бухгалтера, ведь ошибки, которые привели к штрафу, может допустить и работодатель/заказчик. Если учет строится на основании недостоверных или неполных данных, если руководитель дает указания, противоречащие законодательству, то кто виноват в данном случае?

В отношении специалистов по учету закон № 402-ФЗ (п. 8 статьи 7) установил специальную оговорку, которая снимает с бухгалтера ответственность за некорректные действия. При наличии разногласий работодатель или заказчик должен дать письменное распоряжение, которое исполняет бухгалтер. Эта норма прямо указывает на единоличную ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета в спорных операциях. В этом случае у налогоплательщика даже не возникает права компенсации ущерба с исполнителя.

В сфере учета клиенту и исполнителю важно разграничивать зоны ответственности, чтобы не отвечать за ошибки другой стороны. Поэтому в трудовом договоре должны быть четко прописаны функции и обязанности наемного бухгалтера. А если речь идет об аутсорсинге бухгалтерских услуг, то исполнитель должен самостоятельно позаботиться о своей правовой защите, чтобы не оказаться втянутым в уголовные дела клиента.

Хороший аутсорсер также обязательно внесет в договор ответственность заказчика за:

• предоставление неполных, недостоверных или поддельных данных;
• несвоевременное предоставление сведений и документов, необходимых для оказания услуг;
• искажения в учете и в отчетности за периоды до заключения договора.

Как бизнесу управлять рисками, а не искать виноватых

Стоит исходить из того, что бухгалтерия – это общая зона ответственности бизнеса и специалистов по учету. Основная нагрузка при этом ложится на руководителя, потому что именно он должен инициировать контроль за этим сектором.

Прежде всего, надо знать о способах проверки работы бухгалтерии.

• Независимая аудиторская проверка. Периодически необходимо заказывать проведение аудита – полного или экспресс.
• Самостоятельная проверка. В программе «1С:Бухгалтерия» есть функция экспресс-проверки, которую может запустить даже человек, не имеющий специальных знаний в учете.
• Контроль сальдо ЕНС. Директор или индивидуальный предприниматель имеет доступ к личному кабинету налогоплательщика на сайте ФНС, где отражается состояние расчетов с бюджетом. Если сальдо отрицательное, значит, у компании есть задолженность по налогам или взносам, что обязательно выльется в штрафы и блокировку расчетного счета. Там же, в личном кабинете, можно прочитать уведомления от налоговых органов.
• Проверка своевременной сдачи отчетности. Сейчас большинство отчетов сдается в электронном виде через ЭДО, поэтому всегда можно попросить бухгалтера показать квитанции налоговой инспекции об их получении. Сроки сдачи основных отчетов ООО есть в этой статье.
• Банковские выписки. Раз в неделю или месяц, в зависимости от активности операций, стоит запрашивать в банке выписки по расчетному счету, чтобы контролировать движение денег.

Но одним контролем дело не ограничивается. Чтобы бухгалтерия не создавала проблем, надо позаботиться о внедрении современных технологий, установке программ, которые автоматизируют рутину бухгалтерского труда, постоянном обучении и аттестации персонала. Впрочем, эти функции можно с себя снять, если передать бухгалтерию аутсорсеру, который специализируется на ведении учета.

При выборе внешнего исполнителя критически важно убедиться, что договор фиксирует не только перечень услуг, но и ответственность сторон. И тогда бухгалтерия из «терра инкогнита» превращается в понятную зону с установленными правилами.

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Хочу бесплатную консультацию

Верный
шаг к успеху!