Дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте

В отношении бизнес-партнеров необходимо проводить профилактические проверки - определять их благонадежность и платежеспособность

Дебиторской задолженностью называют финансовые обязательства других лиц перед компанией. Рассмотрим, откуда она берётся, причины её образования, как её учитывать и что с ней делать дальше.

Как образуется дебиторская задолженность

Типичная ситуация: компания отгрузила свою продукцию покупателю с последующей оплатой. Продавец стал кредитором, а покупатель — дебитором. Так вот, если говорить простыми словами, дебиторская задолженность (ДЗ) — это сумма, которую компания-продавец ждёт от покупателя.

С другим покупателем компания работает на условиях полной предоплаты, и тут роли меняются. Покупатель перечислил деньги и стал кредитором, а продавец — дебитором. Дебиторская задолженность в этом случае возникла у покупателя. А у компании-продавца на сумму стоимости продукции, подлежащей отгрузке, возникает иная задолженность — кредиторская.

Таким образом, причины образования задолженности заключаются в том, что момент возникновения обязательства по сделке и момент его исполнения не совпадают.

Дебиторская задолженность в учёте возникает, например, при продаже товаров, работ, услуг (ТРУ) на условиях последующей оплаты, с предоставлением рассрочки, в кредит. А также при перечислении предоплаты или аванса, при предоставлении займа, при излишней уплате налогов и в других ситуациях.

Виды дебиторской задолженности

Классифицировать ДЗ можно по разным признакам.

По дате погашения дебиторская задолженность может быть:

  • нормальная (обычная, стандартная) — это задолженность, по которой срок погашения ещё не наступил;
  • просроченная — в неё превращается нормальная, когда время на её погашение вышло.

По сроку погашения выделяют краткосрочную дебиторскую задолженность — не более 12 месяцев, и долгосрочную — это вся остальная. Срок считают от даты совершения операции.

По обеспечению ДЗ делят на обеспеченную и необеспеченную. Обеспеченной является задолженность, по которой внесён залог либо должник представил поручительство третьего лица или банковскую гарантию. Когда такого обеспечения нет, то ДЗ необеспеченная.

По степени риска непогашения выделяют сомнительную и безнадёжную дебиторскую задолженность. Причём в бухгалтерском учёте к каждой из этих категорий установлены одни критерии, а в налоговом — другие (Таблица 1).

Таблица 1. Сомнительная и безнадёжная ДЗ

Вид дебиторской задолженности Бухгалтерский учёт Налоговый учёт

Сомнительная

Любая ДЗ, которая не обеспечена гарантиями и не погашена либо скорее всего не будет своевременно погашена (п. 70 Положения по ведению бухучёта из Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н)

ДЗ в связи с реализацией ТРУ, не погашенная в прописанный в договоре срок и необеспеченная (п.1 ст. 266 НК РФ)

Безнадёжная

ДЗ, по которой срок исковой давности истёк (п. 77 Положения из приказа № 34н)

ДЗ, подходящая под описание безнадёжного долга из п.2 ст. 266 НК РФ (понятие гораздо шире, чем в бухгалтерском учёте)

Доверьте учет своего бизнеса профессиональным бухгалтерам 1С:БухОбслуживание

Управление дебиторской задолженностью

В том, что контрагенты компании — покупатели, поставщики, персонал, учредители и прочие — могут иметь перед ней задолженности, в общем случае нет ничего необычного или негативного. Главное — следить за объёмом и качеством этих долгов, то есть осуществлять постоянный контроль дебиторской задолженности.

В отношении бизнес-партнёров необходимо проводить профилактические проверки — определять их благонадёжность и платёжеспособность. Это позволит в будущем сократить риски возникновения сомнительной и безнадёжной задолженности.

Для контроля дебиторской задолженности в компании используют разные методы. Вот лишь базовые инструменты:

  • расчёт планового уровня ДЗ;
  • гибкие условия работы с партнёрами по бизнесу в части рассрочки в зависимости от их надёжности;
  • распределение ответственности по ДЗ между разными службами.

Источником информации о размере, составе, структуре дебиторской задолженности является бухгалтерия. Крайне важно корректно, полно и своевременно отражать ДЗ в учёте. Это обеспечит руководство актуальной информацией и даст возможность своевременно принимать решения.

Бухучет дебиторской задолженности

В бухгалтерском учёте ДЗ отражается на счетах, которые применяются для учёта расчётов с контрагентами. Типичные проводки при её образовании — в Таблице 2.

Таблица 2. Примеры проводок при формировании дебиторской задолженности

Операция

Дебет

Кредит

Перечислена предоплата поставщику за товары

60

51

Отражена будущая выручка за поставленный покупателю товар

62

90

Отражена выручка по деятельности, не относящейся к обычной. Например, от сдачи в аренду помещения

76

91

Подотчётному лицу выданы деньги из кассы

71

50

Перечислен заём работнику

73

51

Начислена дебиторская задолженность учредителя по вкладу в уставный капитал

75

80

Авансом пополнен ЕНС (до списания налога сумма на сальдо будет дебиторской задолженностью)

68.90

51

Если дебитор рассчитывается в срок, то делается проводка по кредиту соответствующего счёта из графы 2 Таблицы 2. По дебету будут счета учёта денежных средств — если обязательство погашено деньгами, или же счета учёта полученных ценностей.

Таблица 3. Примеры проводок при погашении дебиторской задолженности

Операция

Дебет

Кредит

Получены товары по предоплате

41

60

Поступила выручка на счёт за поставленный ранее товар

51

62

Подотчётник купил расходники для офиса и принёс подтверждающие документы

26

71

Работник погасил заём наличными

50

73

Учредитель внёс вклад в уставный капитал на расчётный счёт

51

75

Переплата налогов вернулась с сальдо ЕНС на расчётный счёт по заявлению компании

51

68.90

Если дебиторская задолженность перешла в разряд сомнительной, в бухучёте необходимо создать резерв по сомнительным долгам. Такой резерв позволяет дать более корректную оценку текущего состояния активов и обязательств компании.

Правила расчёта суммы резерва в законодательстве не определены. Их нужно закрепить в учётной политике. Можно либо разработать общий для всех задолженностей алгоритм, либо всякий раз оценивать задолженность отдельно.

При формировании резерва на его сумму делается проводка: Дебет 91.2 — Кредит 63. Если сомнительная ДЗ всё же будет погашена, делается обратная проводка: Дебет 63 — Кредит 91.1.

Когда истечёт срок исковой давности по сомнительной дебиторской задолженности, в бухгалтерском учёте её можно списать. Стандартный срок исковой давности составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ). Типичные проводки — в следующей таблице.

Таблица 4. Проводки при списании безнадежной задолженности

Операция

Дебет

Кредит

За счёт резерва по сомнительным долгам списана часть безнадёжной ДЗ — долга покупателя

63

62

Списана часть безнадёжной задолженности покупателя, не покрытая резервом по сомнительным долгам

91.2

62

Отражена сумма безнадёжной ДЗ на забалансовом счёте

007

-

Сумма задолженности числится на забалансовом счете 007 в течение 5 лет с момента списания. Это нужно на случай, если положение должника станет лучше, и он погасит свою задолженность.

Дебиторская задолженность в балансе

В балансе ДЗ входит в состав активов, поскольку относится к имуществу компании. Для её отражения предназначена строка 1230.

Однако в бухгалтерском учёте нужно отражать краткосрочные и долгосрочные активы и обязательства отдельно (п. 19 приказа Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н). Поэтому в баланс рекомендуется ввести дополнительные строки, например: 1231 — для отражения краткосрочной дебиторской задолженности, 1232 — для более длительной задолженности.

В пояснениях к балансу дебиторская задолженность фигурирует:

  • в таблице 5.1 отражается отдельно долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность;
  • в таблице 5.2 — просроченная ДЗ.

Дебиторская задолженность в налоговом учёте

Компания может принять в расходы списанную дебиторскую задолженность только в том случае, если применяет ОСНО и использует метод начисления. На УСН Доходы минус расходы учесть безнадежную ДЗ нельзя, так как она не поименована в перечне расходов (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичная ситуация и на ЕСХН (п. 2 ст. 346.5 НК РФ). Таким образом, всё, что написано ниже, относится к тем, кто применяет общий режим.

Безнадёжную дебиторскую задолженность можно списать либо напрямую, либо создав резерв по сомнительным долгам. В отличие от бухгалтерского учёта, в налоговые эти резервы формировать необязательно, хотя такое право у компании есть.

Если резерв не создаётся, после выявления безнадежной дебиторской задолженности её просто списывают на внереализационные расходы.

Резерв по сомнительным долгам создаётся по правилам, изложенным в п. 3 и 4 ст. 266 НК РФ. Сомнительной в целях налогового учёта признается непогашенная в срок и необеспеченная задолженность, связанная исключительно с реализацией товаров, работ или услуг.

Например, нельзя признать сомнительной дебиторскую задолженность в виде неуплаченных процентов, если организация — не банк, а также перечисленный поставщику аванс, если тот так и не отгрузил продукцию. Это значит, что резерв по таким задолженностям сформировать не получится.

Списать дебиторскую задолженность следует в том периоде, в котором она признана безнадёжной. Например, истёк срок исковой давности или должник перестал существовать.

Итак, с дебиторской задолженностью знакомы все компании. Она сопровождает любую сделку, в которой есть разрыв во времени между поставкой и оплатой. Чтобы ДЗ не стала причиной неприятностей, нужно вести её полный и корректный учёт, контролировать объём и структуру, а также работать с дебиторами.


Верный
шаг к успеху!

© ООО «Софтехно» Все права защищены.
Все торговые марки являются собственностью их правообладателей.
Политика конфиденциальности Пользовательское соглашение Карта сайта
Разработка сайта – студия «Липка и друзья», 2013-2024