Значение команды в условиях роста компании

Эффективная и слаженная работа команды — ключевой фактор успеха в любом бизнесе. В процессе развития компании могут существенно меняться ее структура и роли подразделений.

Компания «Содействие» из г. Ставрополь прошла путь трансформации достаточно быстро и получила прекрасные результаты.

О значении команды в условиях роста рассказали главные бухгалтеры компании Олеся Резвова и Виктория Ситникова.

Досье компании:
- 16 лет на рынке бухгалтерских услуг;
- в сети «1С:БО» с 2016 года;
- 5 рабочих групп и 4 сопровождающих отдела;
- штат сотрудников — 49 человек;
- на обслуживании 390+ клиентов.

Структура аутсорсинговой компании

В условиях активного роста нашей компании и увеличения числа клиентов мы столкнулись с необходимостью пересмотров подходов к управлению внутренними рабочими процессами.

Ранее в компании использовалась линейная система управления, и у нас было всего две рабочих группы. В подчинении у руководителей групп находились ведущие бухгалтеры, которые делали много смежной работы. Часть их обязанностей совпадала с компетенций главных бухгалтеров, но для перехода в статус ГБ им требовалась поддержка и дополнительное обучение.

Руководителями было принято решение разработать другую структуру, и вот как наши подразделения выглядят на сегодняшний день.

Раньше система организации была линейной, а теперь стала линейно-функциональной. В рамках новой системы управления появились специализированные группы, каждая из которых выполняет задачи разной сложности.

Модели рабочих групп

Клиенты у нас очень разные по объему бизнеса и сложности системы налогообложения. Чтобы не объединять в одной рабочей группе мелких и крупных клиентов, мы разработали три модели РГ.

• Типовые клиенты. Здесь мы обслуживаем предпринимателей на УСН 6%, патенте и совсем небольшие ООО на общем режиме. Учет ведется для большого количества клиентов с несложными задачами, поэтому применяется конвейерный метод работы. Это позволяет минимизировать ошибки и увеличить объем обрабатываемых операций за счет четкого разделения функционала между сотрудниками.
• Сети. Эта группа работает с сетями ресторанов, аптек и магазинов, каждый сотрудник имеет индивидуально прописанный функционал, что обеспечивает гибкость и персонализацию подхода к каждому клиенту. Сети и франшизы интересны тем, что не ограничиваются определенным количеством точек, поэтому всегда приводят новые стабильных клиентов.
• Крупные клиенты. Группа занимается крупными клиентами с задачами, не связанными с бухгалтерским обслуживанием, где сотрудники обладают расширенным функционалом и могут заменять друг друга, что обеспечивает непрерывность процессов даже в случае отсутствия одного из членов команды.

Клиенты распределяются по группам в зависимости от сложности ведения бухгалтерского учета. Это позволяет каждой группе специализироваться и оптимизировать свои процессы.

При этом у нас нет единого стандарта на организацию внутри рабочей группы, поэтому система и называется гибкой. Каждый главный бухгалтер вправе транслировать свои идеи, вправе предлагать какие-то улучшения.

В группе может быть классическая схема иерархии: главный бухгалтер, ведущие бухгалтера, операторы. Или может вообще не быть операторов либо ведущих бухгалтеров. Примеры моделей РГ есть выше на слайде.

Конечно, нельзя сказать, что наша структура идеальна, в ней есть свои преимущества и недостатки.

Но мы продолжаем работу в этом направлении, смотрим, где и что можем улучшить, много внимания уделяем адаптации сотрудников и улучшению обстановки в команде, о чем расскажем дальше.

Инструменты управления и контроля сотрудников

Мы работаем в управленческих базах клиента, в чат-ботах, то есть в автоматизированных телеграмм-каналах, созданных нашими клиентами, у которых есть свои разработчики. Мы во всё это внедряемся, пытаемся освоить. Конечно, это усложняет нашу работу, но и чек за обслуживание таких клиентов уже совершенно другой.

У многих наших клиентов есть Битрикс-24, у кого-то мы, как отдельный пользователь, с кем-то мы на сервис-площадках взаимодействуем. Не надо ограничиваться только телефонным общением с клиентами. Очень удобно написать сообщения в общей группе, где есть все сотрудники вашего клиента.

Когда мы стали значительно расти, нам понадобились дополнительные инструменты управления. Потому что большинство организаций невозможно контролировать в Excel, это должна быть система. И в этом нам помогли инструменты 1С:БО, без этого мы бы не справились. Что мы используем в первую очередь?

• Учет рабочего времени в УФА. Консоль помогает в управлении и распределении задач, планировании и учете рабочего времени сотрудников, мониторинге показателей бизнеса.
• Контроль сдачи отчетности. Сервис берет на себя функцию контроля за фактом сдачи отчетности сразу по всем клиентам. Он собирает в «облаке» 1С:БО информацию о статусе сдачи отчетности из встроенного в программы 1С сервиса 1С-Отчетность и загружает данные в УФА. Без него мы вообще, просто как без рук, то есть эта система безупречно работает.
• Системы управления проектами и задачами. Битрикс24 помогает управлять и отслеживать выполнение и сроки. Эти системы позволяют назначать задачи конкретным сотрудникам, устанавливать сроки и приоритеты.

Например, с помощью инструментов 1С:БО мы создали бизнес-процесс «Новый клиент». Что надо делать, когда к нам пришел на обслуживание новый клиент? У нас это все прописано в чек-листах: запросить первичную документацию за прошлые периоды и копию базы, выпустить ЭЦП и т.д.

Без всего этого мы, как без рук, то есть эта система безупречно работает.

Адаптация сотрудников

Организация — это как скоростной поезд, который движется со скоростью 200 км в час. Чтобы поезд поддерживал такую скорость длительное время, все его детали должны работать слаженно.

А в случае с компанией должны слаженно работать все работники, все внутренние процессы. Энергичная команда, которая быстро приближается к общим целям. Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно, не замедляя скорость, в середину состава вставить новый вагон или заменить уже выбывший.

Адаптации новых сотрудников мы уделяем особое внимание. В первый день работы обязательно находим время и встречаем человека лично. Контролируем, чтобы у него было всё необходимое.

Важно, чтобы новый сотрудник не почувствовал себя брошенным, беспомощным. И рядом с ним должен быть наставник, который имеет план задач и цели на испытательный срок. Сотрудник должен понимать, чего от него ждут, какие дополнительные знания, навыки должен он получить самостоятельно или с помощью ресурсов компании. У нас даже разработан специальный регламент «Новый сотрудник», где ставятся задачи по помощи адаптации новичка, в зависимости от должности.

Конечно же, в первый день работника нельзя нагружать. Надо дать ему раскрыться, а это не происходит сразу. Для системного, последовательного процесса адаптации у нас предусмотрены инструкции, видеоролики, описаны основные бизнес-процессы компании.

Всё это существенно экономит нам время, потому что сотрудник может самостоятельно пересмотреть какой-то видеоролик или инструкцию хоть 300 раз. И потом он скажет, что всё понял, знает, умеет, во всём разобрался. А мы, со своей стороны, говорим: «О, как здорово, молодец, пойдем дальше ролики смотреть, смотри, сколько у нас, мы тебя ждали».

Дальше идут тесты. Мы все учились и учимся, и знаем по себе, что тест — это страшно, сейчас нас «завалят». Поэтому надо сказать сотруднику: «Тест нужен, прежде всего, самому тебе, чтобы посмотреть, где тебе помочь, что рассказать, в чем поддержать». И тогда сотрудник расслабляется, успокаивается, начинает доверять.

Улучшение обстановки в команде

Конечно, мы не можем заниматься только новыми сотрудниками и забывать о тех, кто уже давно с нами. Надо стремиться к тому, чтобы каждый человек был доволен собой и своей работой.

Это важно, поэтому у нас налажено постоянное взаимодействие и обратная связь от сотрудников. Один раз в три месяца все работники компании заполняют опросные анкеты, в которых они самостоятельно могут оценить свои достижения по тем планам, которые мы вместе ставили.

Надо также развивать и поддерживать корпоративный дух, чтобы каждый работник знал ценности и убеждения, которые всех объединяют. Чтобы на корпоративных мероприятиях чувствовалась принадлежность команде, сплоченность, мотивация работать вместе для достижения общих целей. Вовлечение в команду играет большую положительную роль, совместная работа позволяет создать прочную основу для долгосрочного успеха компании.

Вот какие способы улучшения обстановки в коллективе мы разработали и применяем.

• Показывайте пример. Лидерство через личный пример всегда было мощным инструментом в управлении.
• Вводите правила. Четкие правила создают предсказуемую и справедливую рабочую среду.
• Узнавайте потребности. Понимание и удовлетворение потребностей сотрудников повышает их удовлетворенность и продуктивность.
• Улучшайте условия. Комфортное рабочее пространство способствует лучшей концентрации и эффективности работы.
• Обучение сотрудников. Применяйте инструкции, тестирование, видеоуроки, вебинары, круглые столы.
• Корпоративный отдых. Поездки в горы, походы в лес, игры, конкурсы, соревнования укрепляют корпоративный дух.

Выводы

Вот какие преимущества нашей системы мы считаем самыми главными.

• Гибкая система управления позволяет быстрее развиваться и масштабироваться.
• Профессиональное развитие каждого сотрудника создает благоприятную среду для роста и инноваций в рамках компании и способствует личностному развитию каждого члена команды.
• Стандартизация бухгалтерских операций и разработка подробных инструкций, упрощают повседневные операции и минимизируют риски ошибок, обеспечивая тем самым стабильность и надежность в нашей работе.

Наш подход позволяет эффективно масштабировать бухгалтерские операции, поскольку каждая группа может быть адаптирована под конкретные нужды клиентов и рынка без перестройки всей системы управления. Это делает нашу компанию гибкой в условиях роста и изменений на рынке. Есть возможность тиражирования уже имеющихся моделей групп и процессов по ситуации.

Узнайте условия сотрудничества с фирмой 1С.
Заполните форму, мы пришлем подборку материалов
и перезвоним!
Хочу франшизу

Верный
шаг к успеху!