Как собственнику компании перестать работать главным бухгалтером

Начиная бизнес по бухгалтерскому обслуживанию, нужно понимать, какую роль вы планируете выполнять в своей компании. На первом этапе вы и собственник, и руководитель, и главный бухгалтер, и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентом, и сисадмин.

Но такая многозадачность еще не означает высокой эффективности компании. Стоит ли быть «белкой в колесе», или есть другие подходы к организации бухгалтерского бизнеса? Как собственнику компании перестать работать главным бухгалтером? И возможно ли это?

На эти вопросы ответила собственник компании «1С:БухОбслуживание.ФинБизнес» Виктория Яковлева.

Опыт Виктории особенно интересен, потому что она успешно совмещает бухгалтерский бизнес с другими направлениями.

Одно из них — отдых в самоходных отелях на воде (в Хаусботах).

В чем проблема совмещения ролей

«Наша компания работает с 2012 года, сейчас у нас 7 сотрудников, обслуживаем 98 клиентов. Я — серийный предприниматель, но все-таки бухгалтерские услуги для меня основной бизнес и самый любимый. У нас индивидуальный подход к клиентам, нет конвейера, каких-то типовых операций. Мы стараемся отработать все запросы клиентов, даже если это непросто.

Когда я открывала компанию, то совмещала в одном лице все роли: и продажника, и директора, и бухгалтера, и менеджера по работе с клиентами. И хочу сказать, что получается это очень плохо.

Ты нигде не специалист, всего по чуть-чуть. Те люди, которые занимаются 8 часов одним и тем же делом, например, менеджер по продажам, намного успешнее, чем вы, когда занимаетесь всем подряд по остаточному принципу. Мне самой, как бывшему главбуху, очень нравится работать в 1С. Но это не моя функция, мне там вообще нельзя быть.

Что должен делать руководитель компании

Считаю, что очень важно понимать, чем должен заниматься руководитель, и отделять его функционал от обязанностей главного бухгалтера. Руководитель выполняет разные функции. Базовые — это планирование; мотивация; организация и контроль. Дополнительно можно заниматься также поиском идей или текучкой.

Руководителям нужны три группы навыков: технические, концептуальные и межличностные. Имея долгий опыт работы главным бухгалтером, важно участвовать только в качестве эксперта для разбора кейсов клиентов, не втягиваясь в работу главбуха рабочей группы.

Опыт руководителя не означает, что вы должны быть экспертом в любом деле, которым занимается ваша команда. Быть опытным управленцем — уметь разбираться в работе настолько хорошо, чтобы принимать уверенные решения и смело задавать вопросы, если вы что-то не понимаете.

Ответственность роли руководителя:

• Выполнение условий договора коммерческой концессии (лицензионного соглашения).
• Выполнение плана продаж, бюджета доходов и расходов, нормативов рентабельности.
• Достижение целевых значений показателей, утвержденных собственником и 1С.
• Соблюдение стандартов работы, определенных технологией 1С:БО.
• Соблюдение регламентов работы всеми работниками своего подразделения.

Функции руководителя:

1. Планирование и анализ деятельности.
2. Управление продажами.
3. Контроль оперативной деятельности.
4. Оперативное управление обслуживанием клиента.
5. Организация работы офиса.
6. Управление персоналом.
7. Отчетность перед собственниками и 1С.

Что должен делать главный бухгалтер рабочей группы

Функционал главного бухгалтера РГ — это планирование, сотрудники, организация рабочего процесса. И руководителю надо не выходить в ту зону, где ему комфортно, а заниматься своим делом.

Работу главного бухгалтера отдайте, пожалуйста, специалисту. На рынке очень много специалистов. Поверьте, вы не самые крутые, и надо доверять людям и отдавать то, что они умеют, порой лучше, чем вы.

Функционал главного бухгалтера тоже похож на руководящую должность. Вот что входит в ответственность этой роли:

1. Полнота и равномерность загрузки рабочей группы. Соблюдение показателей по выработке на сотрудника и маржинальности РГ. Не забирайте эти функции на себя, это задачи главбуха.
2. Своевременное и качественное выполнение задач по клиенту в соответствии с Регламентом обслуживания. Отсутствие претензий клиента к обслуживанию. Я подключаюсь к коммуникациям с клиентами только в конфликтных ситуациях. Все остальные работы закрывает ГБ.
3. Своевременность и корректность формирования налоговой базы, расчета суммы налогов. Отсутствие штрафных санкций со стороны фискальных органов. Моя задача помочь сотрудникам вовремя сдать отчеты, и я подключаюсь, когда нужно поторопить клиента с документами. Например, при сдаче НДС.
4. Своевременность и полнота регистрации потребностей клиента в дополнительных услугах. Выполнение плана продаж клиенту по тарифным планам и по допуслугам «до отмены». Мы не работаем бесплатно. Это очень важно!
5. Соблюдение регламентов работы направления, требований Стандарта «1С:БухОбслуживание».

Если вы не умеете руководить своей компанией, то ваш главный бухгалтер тоже не будет распределять обязанности между своими сотрудниками. Он должен четко понимать, кому и какую работу отдать.

Как не допускать смешения разных ролей и полномочий

Так как же все-таки не работать главным бухгалтером своей рабочей группы?

1. Планируя свой рабочий день, чаще спрашивайте себя: «Это мой вопрос? Может ли его сделать кто-то другой?» Если это задача главного бухгалтера, то поручите решение ему. Даже если вы классный в прошлом главбух, ни в коем случае не ведите учет своей компании в УФА сами. Это не ваш функционал.
2. Дайте главному бухгалтеру самому исправить ошибку. Я иногда стою в копии писем, где мои сотрудники ведут переписку с кем-то. Иногда я вижу, что предлагается неверное решение. В этом случае я не лезу в общую переписку, показывая, какая я умная, ценой выставления моего сотрудника не в лучшем свете. Вместо этого я пишу или звоню сотруднице и говорю, что она ошиблась. Мы обсуждаем правильное решение, и она от своего имени предлагает его. Не нужно публично ставить людей в неудобное положение, дайте им возможность самим реабилитироваться.
3. С вами работают высокооплачиваемые специалисты, которых вы выбрали за их знания и умения, поэтому доверяйте им. Не нужно перепроверять за ними работу и разжевывать, что им делать. Не надо устраивать бестолковые совещания, на которых не решается ничего. Каждодневные статусные встречи по 1,5 часа — это от низкого уровня доверия.
4. Команда главных бухгалтеров должна уметь работать без руководителя. Не надо делать из себя человека, без которого работа встанет — это путь в никуда и ложное чувство нужности. Вы тогда не сможете отдыхать в отпуске или спокойно заняться здоровьем. Процессы должны быть построены так, чтобы команда могла работать самостоятельно. Идеальный вариант — это когда руководителя ни разу не побеспокоили за две недели отпуска. Это ни в коем случае не делает его бесполезным человеком. Ровно наоборот — это говорит о том, что собственник сумел выстроить процессы так, что в них нет точек отказа.

Когда ко мне приходит кто-то из моих главных бухгалтеров с вопросом чисто бухгалтерского характера, я всегда вспоминаю своего бывшего руководителя. Он вообще не разбирался в бухгалтерских вопросах. Ему это было не нужно, у него была я. Я обычно спрашиваю своего сотрудника: «А как ты думаешь? Как тут нужно поступить?»

Если бы я не доверяла своим сотрудникам, то не смогла бы уже 12 лет руководить своей компанией. Являясь резидентом бизнес-сообщества, я часто уезжаю на 2-3 дня, а то и на неделю, на какое-то мероприятие, и телефон у меня с собой с выключенным режимом. В конце дня я включаю телефон, и там 48 сообщений, часть из них удалены. Что это значит? Сотрудник мне какой-то вопрос задал, но понял, что я вне зоны доступа, и решил его сам.

Фильтруйте задачи, чаще всего, они не ваши. Идите в те задачи, которые должны решать вы. Это персонал, микроклимат компании, набор персонала, психологическая поддержка ваших сотрудников.

Хороший руководитель — это не столько статус и призвание, сколько регулярная работа над собой. Вы — лицо компании. Если вы не будете руководить своими людьми, ваши главные бухгалтеры не будут руководить своими подчиненными. Хотите получить призвание и построить успешный бизнес? Работайте над собой и никогда не прекращайте развитие профессионализма».

Верный
шаг к успеху!