Внутренние коммуникации в команде: зачем нужны и как выстроить

Внутренние коммуникации — это инструмент обеспечения взаимодействия между сотрудниками и организации рабочих процессов в компании. От них зависит скорость и точность распространения информации, уровень взаимопонимания в коллективе и успех всего бизнеса в целом.

Как выстроить качественные внутренние коммуникации, которые делают рабочую среду комфортной для всех сотрудников: офисных, удаленных и трудящихся в гибридном (смешанном) формате?

Руководитель и методист компании «1С:БухОбслуживание. Авлата» Лариса Невская рассказала об опыте взаимодействия работников и руководства в своей компании.

Зачем выстраивать внутренние коммуникации

Начну с мнения экспертов: лояльность работников и их удовлетворенность более чем на 90% связаны с качеством связей внутри компании. Для успешной работы команды каждый сотрудник должен точно знать, что ему делать, и кому передавать результаты. Это, в свою очередь, положительно скажется на уровне обслуживания клиентов и на развитии вашего бизнеса.

Главная задача руководства — подобрать наиболее эффективные форматы подачи информации, потому что люди не обязаны смотреть и читать всё, что мы им пришлем. Кроме того, необходимо соблюдать информационный баланс: сотрудника надо окружить коммуникациями, но так, чтобы они были достаточными, а не избыточными. Нельзя постоянно отвлекать человека от основной работы.

Когда нас было четверо, мы сидели в двух смежных кабинетах, коммуникация была очень простая, все друг друга слышали, все друг друга видели. Если исполнителей становится больше пяти, появляются сложности.

Сейчас мы занимаем второе место по Северо-Западному региону и СПб по выручке среди компаний «1С:БО». На обслуживании у нас 152 клиента, в штате 10 сотрудников плюс есть другие исполнители: 3 самозанятых и 3 индивидуальных предпринимателя.

Самозанятых мы привлекаем на расчет заработной платы. Это бухгалтеры, которые имеют основное место работы и трудятся полностью на удаленке. Три индивидуальных предпринимателя, с которыми мы сотрудничаем, имеют и других заказчиков, кроме нас. Основная часть команды работает на гибридном режиме: один день в офисе и четыре дня на удаленном режиме.

Мы используем разные каналы коммуникаций:

• офлайн и онлайн;
• формальные и неформальные;
• вертикальные и горизонтальные.

Наладить взаимодействие между всеми исполнителями было достаточно сложно, но я считаю, что у нас получилось.

Инструменты внутренних коммуникаций

Мы объединены в одном информационном поле — УФА. В нем мы ставим задачи, контролируем исполнение, изучаем базу знаний, там же все наши рабочие чаты. 

В УФА мы пользуемся планированием регулярных задач, поручениями клиентов, регистрацией данных от клиентов, внутренними задачами. Но основной инструмент во внутренних коммуникациях — это обсуждения в УФА, потому что есть возможность сделать ссылку на задачу, письмо, документ. Мы стараемся максимально использовать. весь функционал программы.

Другие наши информационные ресурсы:

• Чат в WhatsApp. Здесь мы поздравляем с праздниками, с днями рождения, пишем, когда нет возможности связаться в УФА;
• Виртуальная АТС, звонки между сотрудниками;
• Коммуникативные мероприятия и неформальные встречи (деловые игры, тренинги, корпоративы).

Виды обсуждений

Как видите, инструментов внутренних коммуникаций несколько, но надо еще их правильно использовать, то есть, доносить до сотрудников важную информацию. У нас, методом проб и ошибок, выстроилась целая система обсуждений, которая имеет свою классификацию.

1. Общие (у всех сотрудников)
   1. Начало и конец работы. Каждый сотрудник, заходя в программу УФА и начиная работать, ставит плюсик в этом обсуждении. Отвлекаясь на какие-то нужды, ставит минус, а когда сотрудник ставит два минуса, то мы понимаем, что он уже закончил свой рабочий день. Это помогает менеджерам по работе с клиентами, потому что они видят, кто сейчас на рабочем месте, с кем можно соединить клиента. Или главный бухгалтер всегда знает, например, когда можно задать вопрос исполнителю.
   2. Шаблон клиентов. Здесь мы информируем сотрудников по новым клиентам (назначаем исполнителей), расторжениям, приостановкам, переходам на другой тариф, другую СНО и т.п., выкладываем актуальный файл с перечислением клиентов.
   3. График работы, отсутствия. Пишем понедельно, кто работает в офисе, кто удаленно, отпуска, больничные, отсутствия больше часа, замещения. Здесь же сообщаем о мероприятиях.
      
      
2. По главным бухгалтерам

   Как таковых рабочих групп у меня нет. Есть просто главные бухгалтеры, и условно это группы, хотя внутри в этой группе больше никого нет. По главным бухгалтерам у нас следующие виды обсуждений.

   1. Отчетность по главным бухгалтерам. Сюда входят главные бухгалтеры и бухгалтеры, которые обслуживают клиентов, относящихся к этой группе. То есть, там могут быть два расчетчика, два первичника и так далее. Здесь бухгалтеры пишут, какие отчеты готовы к отправке. У нас есть отдельно выделенный бухгалтер по отчетности, который как раз отправляет все отчеты. Он включен в этот вид обсуждений по всем группам, и отмечает, отправлен ли отчет. Если, например, отчет не принят, он сообщает, по каким причинам.
   2. Требования. Здесь мы регистрируем все требования, каждому присваивается свой номер, кратко описываем требование — это делает бухгалтер по отчетности. Далее главный бухгалтер делает анализ требования, либо передает информацию клиенту сам, либо поручает это бухгалтеру по ЗП. После подготовки ответа бухгалтер по отчетности отправляет его. Во всех сообщениях указываем внутренний номер требования.
   3. Зарплата — в этом обсуждении главные бухгалтеры обсуждают оперативные вопросы с бухгалтерами по ЗП и кадровиком.
      
      
3. Тематические обсуждения
   1. Клуб главных бухгалтеров. В клубе мы обсуждаем актуальные темы, делимся опытом и проводим какие-то важные консилиумы по сложным вопросам.
   2. Централизованный аудит плюс тестирование.
   3. Отчетная компания. Данные, кто проверяет, какие отчеты, какая ведется статистика по их сдаче.
   4. Статистика. Данные по отчетам в статистику.
   5. СОУТ.
   6. Инструкции.
   7. Взаимодействие по крупным клиентам.
      
      
4. Личные обсуждения между сотрудниками. В этих обсуждениях можно делать групповой или личный видеозвонок или показ экрана — это тоже очень удобно.

Узнайте условия сотрудничества с фирмой 1С.
Заполните форму, мы пришлем подборку материалов
и перезвоним!
Хочу франшизу

Резюме

• В современных реалиях сотрудники хотят быть осведомлены обо всем, что происходит в организации. Задачи, поставленные перед сотрудниками, должны быть им понятны, каждый сотрудник обязан знать, к кому с каким вопросом можно обратиться в компании, и где он получит оперативный ответ.
• Недостаточное внимание к внутренним коммуникациям может привести к крайне негативным последствиям: снижение производительности, рост уровня неудовлетворенности сотрудников и, как следствие, повышение текучести кадров.
• Если в компании не выстроены коммуникации, то мотивацию и инструкции можно менять и составлять сколько угодно, результата всё равно не будет. Поэтому это та сфера, над которой необходимо работать постоянно. Руководству стоит уделить должное внимание развитию внутренних коммуникаций, в том числе, с помощью инструментов УФА.

Верный
шаг к успеху!