Работа с некоммерческими организациями, как клиентами 1С:БО

В период нестабильности на рынке некоммерческие организации (НКО) хорошо поддержали наш бухгалтерский бизнес. Особенность нашей клиентской базы в том, что порядка 20% из 260 клиентов на бухгалтерском обслуживании – НКО.

Почему для НКО мы нужны и наш сервис актуален? Потому, что большинство НКО сталкиваются с проблемой учета, как только начинают вести деятельность, которую в ФНС надо защищать, как необлагаемую.

Бывает, что "приходящие" бухгалтеры отказываются от таких клиентов. Либо подают с данными только зарплатные отчеты, а бухгалтерскую отчетность и декларации сдают нулевыми. То есть бывают различные казусы из-за того, что приходят к некоммерческим организациям бухгалтеры-волонтеры, услуги которых оказываются дороже, чем нормальный аутсорсинг. НКО сейчас это понимают.

НКО по уровню деловой активности мы можем разделить на:

• «В простое». Это их нормальное состояние, когда НКО либо только открылись и им для получения гранта нужен возраст организации, либо находятся между грантами.
• С малой деловой активностью, когда в НКО поступают либо небольшие пожертвования, либо редкие субсидии. Такие организации мы обычно держим на тарифе "Отчетность" с небольшими доп. услугами. Регистрируем несколько движений денежных средств в квартал или месяц.
• С активной некоммерческой деятельностью – это постоянные субсидии и гранты. Таким НКО подходит тариф "Комплексный сервис". Бывает, что организация получает несколько субсидий и грантов, которые надо учитывать.
• С активной коммерческой деятельностью. Если у НКО это прописано в Уставе, она вправе заниматься коммерческой деятельностью, и многие НКО этим активно пользуются.
• Также есть некоммерческие организации с активной коммерческой деятельностью, которые ведут только коммерческую деятельность. Их мы обслуживаем по тарифу "Комплексный сервис".

Большинство НКО имеют своеобразную сезонность: активность в период грантов и субсидий, а потом затишье, когда они готовятся к очередному сезону.

Плюсы и минусы для нас, как для обслуживающей бухгалтерии, работы с НКО.

Минусы:

• Сложная оценка стоимости (много отчетов в Росстат). По гранту даже предварительная оценка бывает ошибочной. В начале работы мы допускали подобные ошибки, сейчас научились. По гранту надо фиксировать стоимость по договору. По президентским грантам это нормируется строго.
• Менее ответственные клиенты. В НКО зачастую работают творческие люди, их надо больше контролировать. Если процессы отлаженные, то проблем с некоммерческими организациями не будет: два раза в месяц уточнить по зарплате, один раз в месяц позвонить насчет "первички". Все это нормально работает.
• Много договорной работы с НКО. В период грантов – это доп. соглашения, смена тарифов в период изменения деловой активности.

Плюсы:

• Хорошее сарафанное радио. Руководители НКО – это активные агенты по привлечению новых клиентов. Они общительные, часто участвуют в мероприятиях и делают нам хороший "сарафан".
• В период грантов мы работаем строго по смете, это неоспоримый плюс для нас, как аутсорсеров. Мы знаем четкий план работы – бывает на три месяца, на полгода, а бывает, что даже и на год.
• По аналитике, мы реже закрываем договора с 1С:БО по причине финансовой несостоятельности клиента, если он НКО.
• Гарантированное отсутствие существенной дебиторской задолженности или предоплата по большей части обоснована субсидиями и грантами, в которые НКО закладывают и наши услуги. Бывает, что НКО активно работают с центром занятости – занимают общественно-полезной деятельностью граждан и молодежь.

Работа бухгалтерской компании с НКО имеет ряд особенностей.

• Необходимо изучение специфики учета НКО и дополнительное обучение сотрудников нашей организации. Мы с 2016 года начали работать с НКО, и за период этой работы узнали много нюансов. Надо к этому готовиться.
• НКО имеют обширный индивидуальный перечень отчетов в Росстат, так как не являются микропредприятиями из-за формы собственности, и ежегодно сдают отчет в Минюст. Мы отчетность в Минюст не готовим, но помогаем собрать финансовые показатели.
• Все документы у НКО точно есть потому, что они отчитываются по грантам и целевым субсидиям. Зачастую, некоммерческие организации даже имеют все сканы в электронном формате.
• В период гранта бухгалтерия должна быть подрядчиком с фиксированной суммой по смете. Это дает нам дополнительные гарантии.
• Именно поэтому необходимо согласовывать стоимость. В период формирования сметы закладывать все необходимые клиенту дополнительные услуги, которые обговариваются заранее индивидуально. Это могут быть справки, ответы на требования, путевые листы, подготовка документов – все, что у нас обычно проходит как дополнительные услуги.
• В период с низкой деловой активностью мы даем НКО скидки, а в период с высокой активностью работаем с более высокой маржой за счет простого и понятного плана работы.

Какие каналы продаж работают именно по привлечению НКО:

• Если вы рассматриваете работу с НКО, то мы рекомендуем взаимодействовать с общественными объединениями, которые есть в вашем городе. Активно участвовать в их мероприятиях как приглашенные спикеры-эксперты учета. Можно самостоятельно руководителю или направлять своих компетентных главных бухгалтеров.
• Мы заключаем агентские договоры с руководителями НКО. Это достаточно продуктивные агенты, готовые как физические лица заключать договоры гражданско-правового характера.
• "Сарафанное радио" эффективно работает среди руководителей.

Мы сделали следующие выводы по работе с НКО:

1. Работу с НКО делает привлекательной относительно невысокая стоимость привлечения НКО. Это значительно выгоднее, чем привлекать коммерческие организации.
2. Специфика учета НКО требует профессиональных знаний отрасли, но это достаточно освоить один раз.
3. Учет НКО, как правило, типовой и легко встраивается в наши бизнес-процессы 1С:БухОбслуживание.
4. Участок учета заработной платы для НКО в 90% случаев простой и понятный.
5. Мы делаем скидки в период простоя НКО, но компенсируем это повышенной маржой в период грантов или аналогичной деятельности не за счет клиента (оказываем наши услуги выше средней рыночной стоимости продаж), а за счет автоматизации и простого учета.