Гибридные команды – это кадровая модель, в которой часть команды работает непосредственно в офисе, а часть удаленно. Среди таких удаленных сотрудников могут быть не только штатные работники, но и ИП, и самозанятые. Если раньше главными признаки отношений ГПХ ФНС считала нерегулярность выплат и наличие у самозанятого двух и более работодателей, то сегодня список таких критериев расширился. Чтобы избежать серьезных рисков, следует учитывать, на какие признаки подмены трудовых отношений ФНС обращает внимание в первую очередь.
Если ФНС выявит эти признаки, то компании грозят серьезные риски: переквалификация ГПХ-отношений в трудовые и доначисление НДФЛ и страховых взносов за все время действия договора; штраф на сумму до 100 тысяч рублей; приостановка деятельность на срок до 90 дней.
Чтобы избежать этих штрафов и проверок от ФНС, работодателю при формировании гибридной команды стоит учитывать несколько факторов:
Самозанятые сотрудники не подчиняются внутреннему трудовому регламенту – в отличие от штатных сотрудников. Поэтому при собеседовании кандидата на удаленную штатную вакансию или при переводе офисного сотрудника на дистанционный режим работы лучше заранее проговорить важные принципы взаимодействия.
Один самых главных вопросов кандидату на удаленную должность – как сотрудник планирует организовать рабочий процесс. Необходимо выяснить, есть ли у него все условия для эффективной работы: ноутбук, смартфон, канцтовары, стол, постоянное электричество (если планируется работать за городом), стабильное интернет-соединение, отдельное изолированное помещение, где сотрудник может проводить видеовстречи. Такие уточнения могут, на первый взгляд, показаться избыточными, однако на практике они побуждают соискателя задуматься – действительно ли у него есть все необходимое для удаленной работы, и, если нет, как работодатель может помочь в решении этой проблемы. Простые вопросы еще на этапе собеседования позволят избежать ситуаций, когда сотрудник опаздывает на важный видеозвонок или игнорирует клиента по бытовым причинам – например, из-за отсутствия в доме электричества.
Еще один важный вопрос кандидату на удаленную позицию или при переходе на дистанционный режим – как сотрудник планирует организовывать свой день. Удаленный формат требует более высокого уровня самодисциплины и психологической зрелости: важно уметь нести ответственность перед самим собой, когда нет очевидного контроля со стороны коллег и начальства. Стоит заранее проговорить, сможет ли сотрудник разделять личные и рабочие отношения и концентрироваться на выполнении задачи, когда близкие требуют его внимания. Грамотно выстроить график и отслеживать прогресс по задачам партнерам 1С:БухОбслуживание помогает фунционал учета рабочего времени в программе 1С:Управление фирмой аутсорсером – перед ее использованием нужно обязательно провести предварительное обучение сотрудника.
Даже сотрудники с чрезвычайно высоким уровнем самодисциплины не могут работать полностью в автономном режиме. На собеседовании стоит спросить у кандидата, готов ли он подчиняться правилам работы команды, устраивают ли его принятые в компании методы координации и контроля работы. Для этого следует четко сформулировать и обозначить следующие параметры:
Предварительное обсуждение не только ключевых, но и второстепенных, и даже бытовых аспектов будущего сотрудничества поможет работодателям выстраивать грамотное и эффективное взаимодействие с удаленными сотрудниками, а знание законодательных норм позволит избежать рисков со стороны ФНС.