Организация гибридной команды: как соблюсти законодательные нормы и какие важные вопросы задать на собеседовании

15 апреля 2022 года ФНС выпустила письмо, в котором перечислены признаки подмены трудовых отношений договорами с самозанятыми. Как грамотно выстроить работу с удаленными сотрудниками, чтобы избежать рисков со стороны ФНС и не допустить конфликтов в гибридном коллективе – рассказала, эксперт UCMS Group (совместное предприятие фирмы «1С»), одного из лидеров рынка аутсорсинга учетных функций.

Признаки подмены трудового договора

Гибридные команды – это кадровая модель, в которой часть команды работает непосредственно в офисе, а часть удаленно. Среди таких удаленных сотрудников могут быть не только штатные работники, но и ИП, и самозанятые. Если раньше главными признаки отношений ГПХ ФНС считала нерегулярность выплат и наличие у самозанятого двух и более работодателей, то сегодня список таких критериев расширился. Чтобы избежать серьезных рисков, следует учитывать, на какие признаки подмены трудовых отношений ФНС обращает внимание в первую очередь.

1. Организационная зависимость сотрудника от заказчика

Регистрация в качестве самозанятого и ИП, в том числе для бывших штатных сотрудников компании
В договоре прописана конкретная трудовая функция, а не выполнение разового задания, а также указан определённый объём работ

Вознаграждение не за результат, а за процесс – то есть, за фактически отработанные дни Распределение по проектам и объектам, промежуточный контроль работы

Необходимость подчинения работника внутреннему трудовому распорядку: соблюдение времени труда и отдыха, следование корпоративным правилам

2. Инфраструктурная зависимость сотрудника от заказчика

Работа на территории работодателя и/или с использованием предоставленных им средств и инструментов – это могут быть не только ноутбуки и смартфоны заказчика, но и корпоративная почта, мессенджеры и программное обеспечение
Материальная ответственность исполнителя

3. Косвенные доказательства подмены договора

Оформленный постоянный пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода и ухода
Командировки и оплачиваемые отпуска для сотрудника
Кадровые документы – в том числе расчётные листы, ведомости выдачи заработной платы
Подписанные работником товарные накладные, счета-фактуры, документы по охране труда

Если ФНС выявит эти признаки, то компании грозят серьезные риски: переквалификация ГПХ-отношений в трудовые и доначисление НДФЛ и страховых взносов за все время действия договора; штраф на сумму до 100 тысяч рублей; приостановка деятельность на срок до 90 дней.

Правильная организация работы с самозанятыми

Чтобы избежать этих штрафов и проверок от ФНС, работодателю при формировании гибридной команды стоит учитывать несколько факторов:

Не стоит заключать договор с самозанятым, который раньше был штатным сотрудником – особенно если после увольнения не прошло двух лет
Договор с самозанятым следует подписывать только в том случае, если действительно планируется пользоваться его разовыми услугами, а не иметь постоянные трудовые отношения.
Важно убедиться, что в договоре нет признаков трудовых отношений – не установлен график работы, не обозначена необходимость соблюдать внутреннюю трудовую дисциплину, не указаны регулярность и сумма выплат
Самозанятый сотрудник должен получать оплату только за результат, а не за процесс или фактически отработанные дни
За каждую оплату самозанятый должен предоставить чек о самостоятельной уплате налогов

Собеседование на удаленную вакансию: 3 вопроса, которые стоит задать кандидату

Самозанятые сотрудники не подчиняются внутреннему трудовому регламенту – в отличие от штатных сотрудников. Поэтому при собеседовании кандидата на удаленную штатную вакансию или при переводе офисного сотрудника на дистанционный режим работы лучше заранее проговорить важные принципы взаимодействия.

Технические аспекты

Один самых главных вопросов кандидату на удаленную должность – как сотрудник планирует организовать рабочий процесс. Необходимо выяснить, есть ли у него все условия для эффективной работы: ноутбук, смартфон, канцтовары, стол, постоянное электричество (если планируется работать за городом), стабильное интернет-соединение, отдельное изолированное помещение, где сотрудник может проводить видеовстречи. Такие уточнения могут, на первый взгляд, показаться избыточными, однако на практике они побуждают соискателя задуматься – действительно ли у него есть все необходимое для удаленной работы, и, если нет, как работодатель может помочь в решении этой проблемы. Простые вопросы еще на этапе собеседования позволят избежать ситуаций, когда сотрудник опаздывает на важный видеозвонок или игнорирует клиента по бытовым причинам – например, из-за отсутствия в доме электричества.

Высокий уровень самоконтроля

Еще один важный вопрос кандидату на удаленную позицию или при переходе на дистанционный режим – как сотрудник планирует организовывать свой день. Удаленный формат требует более высокого уровня самодисциплины и психологической зрелости: важно уметь нести ответственность перед самим собой, когда нет очевидного контроля со стороны коллег и начальства. Стоит заранее проговорить, сможет ли сотрудник разделять личные и рабочие отношения и концентрироваться на выполнении задачи, когда близкие требуют его внимания. Грамотно выстроить график и отслеживать прогресс по задачам партнерам 1С:БухОбслуживание помогает фунционал учета рабочего времени в программе 1С:Управление фирмой аутсорсером – перед ее использованием нужно обязательно провести предварительное обучение сотрудника.

Координация работы

Даже сотрудники с чрезвычайно высоким уровнем самодисциплины не могут работать полностью в автономном режиме. На собеседовании стоит спросить у кандидата, готов ли он подчиняться правилам работы команды, устраивают ли его принятые в компании методы координации и контроля работы. Для этого следует четко сформулировать и обозначить следующие параметры:

Цели, роли, обязанности и задачи сотрудников
График работы, доступность в рабочие часы, периодичность встреч и их формат (офлайн или онлайн)
Отслеживание показателей эффективности работы, обозначение ключевых проектов и сроков их выполнения сроки
Регулярный контроль: следует заранее запланировать ежедневные планерки, еженедельные отчеты, совещания, планерки по статусам отдельных задач
Делегирование и понятная иерархия – необходимо назначить старшего группы, куратора задачи или наставника, а также предоставить каналы обратной связи: сотрудник должен понимать, к кому и с каким вопросом он может обратиться

Предварительное обсуждение не только ключевых, но и второстепенных, и даже бытовых аспектов будущего сотрудничества поможет работодателям выстраивать грамотное и эффективное взаимодействие с удаленными сотрудниками, а знание законодательных норм позволит избежать рисков со стороны ФНС.